Een jaargast met een vaste stacaravan betaalt en gebruikt de plaats totaal anders dan een passant die één nacht met de tent doorreist, en toch moeten beide door dezelfde slagboom en over dezelfde stroomkabel. GrowMate houdt seizoenplaatsen en passantenplaatsen uit elkaar, registreert het nutsverbruik per plaats en regelt de toegangspas zonder dat de receptie het handmatig moet bijhouden.
Een camping bestaat in de praktijk uit twee heel verschillende bedrijven op hetzelfde terrein: de vaste seizoenplaatsen met stacaravans van jaargasten die het hele seizoen blijven staan, en de passantenplaatsen waar toeristen voor een nacht of een week doorheen trekken. Beide groepen delen dezelfde slagboom, dezelfde sanitairgebouwen en dezelfde stroomkast, maar hebben totaal andere afspraken over prijs, verbruik en verblijfsduur. Wie dat in één simpele boekingslijst probeert bij te houden, verliest het overzicht op precies de momenten dat de camping vol zit.
GrowMate is geen enkelvoudig boekingssysteem, maar een geheel waarin seizoenplaatsen, passantenplaatsen, nutsvoorzieningen en toegangspassen samenkomen. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw terrein past: plaatsbeheer met een eigen tariefstructuur per plaatstype, meterstanden per kampeerplaats, slagboompassen die automatisch worden geactiveerd bij het inchecken, en facturatie inclusief toeristenbelasting. Onze consultants richten dit in op jouw terreinindeling, en dat staat er binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk camping terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een jaargast met een stacaravan staat het hele seizoen op dezelfde plaats, terwijl passanten diezelfde week meerdere keren wisselen op de plaatsen ernaast. In één ongesplitste boekingslijst is dat verschil in verblijfsduur en tarief lastig te bewaken, en wordt een seizoenplaats soms per ongeluk als vrij aangeboden aan een passant. Een aparte plaatsindeling per type voorkomt die verwarring.
Stroom, water en soms gas worden per kampeerplaats verbruikt, maar zonder meterstanden per plaats verdwijnt dat verbruik in de algemene kosten van de camping. Bij jaargasten met een stacaravan en airconditioning of een koelkast die het hele seizoen aanstaat, loopt dat verschil flink op. Meterstanden per plaats bijhouden en periodiek doorbelasten zorgt dat je niet structureel op het stroomverbruik van je gasten toelegt.
Toegangspassen voor de slagboom worden vaak apart uitgegeven en losgekoppeld van de boeking bijgehouden, waardoor een pas na vertrek soms actief blijft of een nieuwe gast tegen een dichte slagboom aanloopt. Een pas die automatisch wordt geactiveerd bij het inchecken en gedeactiveerd bij vertrek, voorkomt beide problemen zonder dat de receptie het handmatig hoeft te regelen.
Jaargasten hebben vaak afwijkende afspraken over de plaats van hun stacaravan, een eigen berging, aansluitingen en soms een winterstalling van bijgebouwen. Die afspraken op losse kaartjes of in het geheugen van de beheerder bewaren, levert discussie op zodra er personeelswisseling is. Vaste plaatsgegevens per jaargast met alle afspraken erbij, maakt dat overdraagbaar.
Bij een volle camping in het hoogseizoen moeten sanitairgebouwen vaker schoongemaakt worden dan in een rustige periode, maar zonder koppeling met de actuele bezetting blijft de schoonmaakfrequentie hetzelfde. Bezettingscijfers naast de schoonmaakplanning laten zien wanneer een extra ronde nodig is.
Gemeenten hanteren soms een ander tarief of een andere grondslag voor toeristenbelasting bij jaargasten dan bij passanten, en dat handmatig bijhouden over honderden plaatsen is foutgevoelig. Automatische berekening per plaatstype en verblijfsduur voorkomt dat je bij de gemeentelijke aangifte moet terugrekenen.
Zo loopt een dag door GrowMate op een camping met seizoen- en passantenplaatsen:
Een passant boekt online of belt, een jaargast staat al het hele seizoen op zijn vaste plaats. Beide typen worden met hun eigen tarief en verblijfsduur in dezelfde plaatskalender vastgelegd.
Bij aankomst wordt de gast geregistreerd en de slagboompas automatisch geactiveerd voor de duur van het verblijf, zodat de receptie niet apart hoeft te regelen wanneer een pas wel of niet moet werken.
Meterstanden voor stroom en water per plaats worden periodiek vastgelegd, handmatig of via een koppeling met slimme meters, en het verbruik komt automatisch terecht bij de juiste plaats en gast.
Wasserette-tegoeden, verhuur van fietsen of een extra auto op de plaats worden bijgeschreven op het gastprofiel, klaar voor de eindafrekening.
Bij vertrek wordt de pas automatisch gedeactiveerd en gaat de eindafrekening de deur uit, inclusief nutsverbruik, toeristenbelasting en eventuele extra's.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Beschikbaarheid van passantenplaatsen wordt gesynchroniseerd met kampeerplatforms, terwijl seizoenplaatsen buiten die kanalen blijven zodat ze niet per ongeluk worden aangeboden.
Toegangspassen voor de slagboom en sanitairgebouwen worden automatisch geactiveerd en gedeactiveerd op basis van de check-in en check-out van de gast.
Omzet per plaatstype, nutsverbruik en toeristenbelasting sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket en de gemeentelijke aangifte.
Meterstanden voor stroom en water worden waar mogelijk automatisch uitgelezen per plaats, zodat handmatig aflezen niet meer nodig is bij honderden plaatsen.
De GrowMate-app, ingericht voor een camping
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Gemeenten heffen toeristenbelasting per overnachting, en sommige gemeenten hanteren een afwijkend tarief of een jaarlijks vast bedrag voor seizoenplaatsen tegenover een tarief per nacht voor passanten. GrowMate berekent dit automatisch op basis van plaatstype en verblijfsduur, zodat de periodieke aangifte bij de gemeente klopt zonder handmatig natellen.
Een camping met honderden kampeerplaatsen en stacaravans moet beschikken over bereikbare vluchtwegen en een actueel calamiteitenplan, met name bij een dichte opstelling van stacaravans in het hoogseizoen. Inspectiedata en onderhoudsrondes per zone geven aantoonbaar overzicht bij een controle van de brandweer.
Het gebruik van het terrein als kampeerterrein valt onder een gemeentelijke vergunning met voorwaarden over maximaal aantal plaatsen, riolering en afvalwater. Een actueel overzicht van bezette en vrije plaatsen per type helpt aantonen dat de camping binnen de vergunde capaciteit blijft.
Receptie, sanitairbeheer en de kampwinkel draaien in het hoogseizoen op een aanzienlijk grotere bezetting dan in de winter, vaak met seizoenscontracten en oproepkrachten. De urenverwerking rekent de juiste toeslagen en minimale diensttijden mee volgens de afspraken die bij de implementatie zijn vastgelegd.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste campings mee beginnen.
Dit is de kern die elke camping nodig heeft. Zonder onderscheid tussen seizoenplaats en passant en zonder gekoppelde toegangspassen blijft de slagboom een bron van gedoe.
Voor het bijhouden van verbruik per plaats en het onderhoud van sanitair en terreinvoorzieningen.
Zodra de basis draait, geeft dit grip op wat elke plaats werkelijk kost en oplevert.
Een groter seizoensteam en een vergunningsplichtig terrein vragen een strakke administratie in het hoogseizoen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een kampeerplaats die voor een heel seizoen of jaar wordt verhuurd aan een vaste gast, doorgaans met een eigen stacaravan of chalet.
Een kampeerder die voor een korte periode, vaak één tot enkele nachten, op een camping verblijft zonder vaste plaats.
Een terugkerende gast met een seizoenplaats die jaar na jaar dezelfde plek op de camping huurt.
De geregistreerde stand van stroom- of watermeters per kampeerplaats, gebruikt om nutsverbruik correct door te belasten.
De toegangspas of code waarmee een gast het terrein via de slagboom in en uit kan, gekoppeld aan de duur van het verblijf.
Ja. Seizoenplaatsen krijgen een eigen tariefstructuur en verblijfsperiode los van de passantenplaatsen, zodat een jaargast met een stacaravan nooit als vrije plaats voor een passant wordt aangeboden. Beide typen zijn wel zichtbaar in dezelfde terreinkaart voor overzicht.
Meterstanden worden per plaats vastgelegd, handmatig ingevoerd of automatisch uitgelezen bij slimme meters, en periodiek doorbelast aan de gast op basis van het werkelijke verbruik. Voor jaargasten kan dat per seizoen worden afgerekend, voor passanten bij vertrek.
Die migreren we mee. Plaatsnummers, afspraken over stacaravans en bergingen en de bestaande tarieven worden bij de implementatie ingelezen, zodat jaargasten niets van de overstap merken.
Je betaalt € 90 per uur voor de eenmalige inrichting, met een omvang die meegroeit met het aantal plaatstypen op je terrein. Voor een camping met plaatsbeheer, nutsregistratie en toegangspassen zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Zodra een gast is ingecheckt, wordt de bijbehorende toegangspas geactiveerd voor de duur van het verblijf, en bij vertrek automatisch weer gedeactiveerd. Dat voorkomt dat oude passen blijven werken of nieuwe gasten voor een gesloten slagboom staan.
Ja. Je legt per plaatstype het geldende tarief en de grondslag van je gemeente vast, en het systeem berekent de belasting automatisch op basis van plaatstype en verblijfsduur.
Ja, de kassa van de kampwinkel draait in dezelfde omgeving als de plaatsboekingen, zodat een aankoop eenvoudig op de plaatsrekening van een gast kan worden bijgeschreven in plaats van los te worden afgerekend.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een camping.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.