Een insulinepen die een nacht buiten de koelkast heeft gelegen, is geen begrotingskwestie maar een partij die je moet afschrijven. In een apotheek loopt de marge niet via de kassa maar via de koelketen, het preferentiebeleid en de vraag of elke verstrekking getoetst is voordat hij de balie over gaat. GrowMate volgt recept, voorraad en declaratie in samenhang.
Een recept is in de apotheek zelden een op zichzelf staande handeling. Dezelfde chronische patiënt komt maandelijks terug voor dezelfde bloeddrukverlager, terwijl een huisarts en een specialist allebei aan zijn dossier zitten en het preferentiebeleid van de verzekeraar bepaalt welk merk je eigenlijk mág meegeven. Ondertussen ligt er in de koelkast een partij insuline die om acht uur 's ochtends al een paar graden te warm kan zijn geweest zonder dat iemand het merkte. Al die lagen moeten in de minuten tussen binnenkomst en aflevering samenkomen.
GrowMate is geen vast apotheeksysteem waar je je manier van werken naar toe buigt. Je stelt uit 439 modules de combinatie samen die bij jouw apotheek past: partijregistratie met houdbaarheidsbewaking, een aparte koelketen voor insulines en vaccins, medicatiebewaking op basis van het volledige medicatieoverzicht, en declaratie die rechtstreeks bij de zorgverzekeraar terechtkomt. Onze consultants richten dat in op jouw assortiment en je eigen apothekers en assistenten, en binnen één tot drie weken staat het.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk apotheek terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een huisarts zet een patiënt op een bloeddrukverlager, een cardioloog voegt er drie maanden later iets bij zonder dat de huisarts dat ziet. Bij jou aan de balie komen beide recepten samen. Zonder een actueel medicatieoverzicht via het LSP en automatische interactiecontrole ontdek je de dubbeling pas als de patiënt al klaagt over bijwerkingen, en dan is het aan jou om uit te zoeken wie wat heeft voorgeschreven.
Welk merk van een generiek geneesmiddel je mág afleveren, hangt af van de verzekeraar van de patiënt, en dat wijzigt regelmatig. Lever je het verkeerde merk, dan is de kans groot dat de verzekeraar niet vergoedt en jij het verschil draagt. Als het preferente merk per verzekeraar direct zichtbaar is op het moment van afleveren, voorkom je die kostbare vergissing aan de balie.
Insulines en vaccins moeten continu tussen de 2 en 8 graden blijven, ook als er niemand in de zaak is. Een koelkast die in het weekend uitvalt, kost je in één klap een partij die je niet meer mag afleveren. Temperatuurbewaking met een alarmering zodra de grenswaarde wordt overschreden, geeft je de kans om in te grijpen voordat de partij verloren is.
Chronische patiënten komen elke maand voor dezelfde combinatie van middelen, vaak rond dezelfde datum. Staat de aflevering niet automatisch klaar, dan ontstaat er een piek aan de balie op de laatste vrijdag van de maand en mist een deel van de patiënten net hun medicatie. Automatisch vooraf klaarzetten van herhaalmedicatie, gekoppeld aan de voorraad, voorkomt dat balie en patiënt allebei achter de feiten aanlopen.
Elke verstrekking moet elektronisch gedeclareerd worden bij de zorgverzekeraar via Vecozo, met de juiste codering en het juiste preferente merk. Eén foute regel en de declaratie komt terug, vaak pas weken later. Als de declaratie automatisch wordt opgebouwd uit de werkelijke aflevering, inclusief het gehanteerde merk, is de kans op afwijzing een stuk kleiner.
Een apothekersassistent maakt de aflevering gereed, maar de apotheker blijft eindverantwoordelijk voor het ter hand stellen en de laatste toets. Bij een incident moet je kunnen aantonen wie welke stap deed en wanneer. Vastleggen wie een verstrekking heeft klaargemaakt en wie hem heeft getoetst en meegegeven, maakt die verantwoordelijkheid aantoonbaar in plaats van een kwestie van geheugen.
Zo loopt een recept door de apotheek van binnenkomst tot declaratie:
Het recept komt binnen via het LSP als elektronisch voorschrift, of wordt ingelezen vanaf papier. Patiëntgegevens, middel, dosering en voorschrijver staan meteen vast, zodat de rest van het proces niet met een handmatige overtypslag begint.
Het systeem controleert het nieuwe recept tegen het volledige medicatieoverzicht van de patiënt: interacties, contra-indicaties en dubbelmedicatie van andere voorschrijvers. Signalen die daaruit komen, moeten afgehandeld zijn voordat de aflevering verder gaat.
De apothekersassistent pakt het middel, koppelt het aan het partijnummer en de houdbaarheidsdatum uit de voorraad, en labelt de verpakking. Bij koelkastartikelen wordt de temperatuurhistorie van die partij meegenomen in de aflevering.
De apotheker toetst de aflevering, geeft de mondelinge toelichting die bij het middel hoort en stelt het geneesmiddel ter hand. Wie de aflevering gereedmaakte en wie toetste, staat vast in het dossier.
De verstrekking gaat als elektronisch bericht via Vecozo naar de zorgverzekeraar, met het afgeleverde merk en de eigen bijdrage van de patiënt. Een afwijzing kom je meteen tegen, in plaats van pas bij de volgende afletterronde.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verstrekkingen gaan als elektronisch bericht naar de zorgverzekeraar, inclusief het afgeleverde merk en de eigen bijdrage, zonder dat je dat handmatig in een portaal invoert.
Het actuele medicatieoverzicht van de patiënt, aangevuld door huisarts en specialist, is de basis voor de interactiecontrole bij elke nieuwe aflevering.
Eigen bijdrages, vrij verkoopbare artikelen en zakelijke verkoop aan instellingen sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dubbele invoer van dezelfde regel.
Bestellingen bij je vaste geneesmiddelendistributeur gaan automatisch uit zodra de voorraad onder de bestelgrens zakt, met partijgegevens die meteen bij binnenkomst kloppen.
De GrowMate-app, ingericht voor een apotheek
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De apotheker blijft degene die een geneesmiddel ter hand stelt en de laatste toets doet, ook als een assistent het grootste deel van het werk verzet. Vastleggen wie welke stap in de aflevering deed, en wanneer, maakt die verdeling van verantwoordelijkheid aantoonbaar in plaats van afhankelijk van wie zich iets herinnert.
De richtlijnen voor medicatiebewaking, ter hand stelling en de begeleiding van patiënten met nieuwe medicatie zijn functionele eisen aan je werkproces, geen keurslijf voor je software. GrowMate legt de stappen die deze richtlijnen vragen vast in het afleverproces, zodat je ze kunt aantonen zonder dat je administratie apart bijhoudt.
Om een actueel medicatieoverzicht te hebben, moet je apotheek medicatiegegevens kunnen uitwisselen met huisartsen en andere zorgverleners via het LSP. Zonder die uitwisseling controleer je alleen wat er in je eigen systeem staat, en mis je wat een andere voorschrijver heeft toegevoegd.
Verstrekkingen worden elektronisch gedeclareerd bij de zorgverzekeraar via Vecozo, met inachtneming van het preferentiebeleid: welk merk van een geneesmiddel voor die specifieke patiënt vergoed wordt. Een verkeerd merk of een onvolledige declaratie leidt tot afwijzing en herstelwerk achteraf.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste apotheken mee beginnen.
De kern die elke apotheek nodig heeft: partijregistratie met houdbaarheidsbewaking, actuele voorraadniveaus en de minimumvoorraadsignalen die voorkomen dat je misgrijpt bij het klaarmaken van een recept.
Voor het aantonen wie een aflevering klaarmaakte en wie hem ter hand stelde, met de documenten en bewaartermijnen die daarbij horen.
Alles wat is afgeleverd ook laten aansluiten op de declaratie bij de zorgverzekeraar en op je debiteurenbeheer, met inzicht in hoe de apotheek er financieel voor staat.
Voor chronische patiënten die maandelijks terugkomen: een klantprofiel dat medicatiehistorie vasthoudt, herhaalrecepten die vanzelf terugkomen en registratie van wie professioneel bevoegd is.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De laatste stap in de aflevering, waarbij de apotheker het geneesmiddel overhandigt en de bijbehorende toelichting en instructie aan de patiënt geeft.
Het beleid van een zorgverzekeraar waarin per werkzame stof is vastgelegd welk merk vergoed wordt. Een ander merk afleveren betekent meestal dat de patiënt het zelf moet betalen.
De controle op interacties, contra-indicaties en dubbelmedicatie bij elk nieuw recept, op basis van het volledige medicatieoverzicht van de patiënt.
Het Landelijk Schakelpunt, het systeem waarmee apothekers en andere zorgverleners medicatiegegevens van een patiënt met elkaar kunnen uitwisselen.
Een recept voor een chronische patiënt dat periodiek, meestal maandelijks, opnieuw wordt afgeleverd zonder dat er telkens een nieuw voorschrift nodig is.
Ja. De interactiecontrole en de check op dubbelmedicatie kijken naar het volledige medicatieoverzicht van de patiënt, dus ook naar wat een huisarts of specialist elders heeft voorgeschreven, zodra dat via het LSP beschikbaar is. Zo zie je een dubbeling of interactie voordat je aflevert, niet pas als de patiënt al klaagt.
Per geneesmiddel en per verzekeraar leggen we vast welk merk preferent is, zodat dat direct zichtbaar is op het moment van afleveren. Verandert een verzekeraar het beleid, dan werk je die wijziging bij en past de aflevering zich daarop aan. Dat scheelt afgekeurde declaraties en discussie aan de balie.
Ja. Insulines, vaccins en andere koelkastartikelen lopen als aparte voorraadlaag met een eigen temperatuurbewaking en THT-bewaking. Overschrijdt de temperatuur de grenswaarde, dan krijg je een signaal, ook buiten openingstijden, zodat je kunt ingrijpen voordat een partij moet worden afgeschreven.
Nee. De meeste apotheken beginnen met receptverwerking, medicatiebewaking en voorraad, en houden bijvoorbeeld hun bestaande boekhouding aan met een koppeling. Bestaande patiëntdossiers en medicatiehistorie migreren we mee, zodat je niet met een lege kaartenbak begint.
De implementatie is maatwerk tegen € 90 per uur, afhankelijk van hoeveel modules je inricht en hoe je assortiment en processen in elkaar zitten. Voor een apotheek met receptverwerking, medicatiebewaking, koelketen en declaratie zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting laat je erbij zitten of niet, dat bepaal je zelf.
Ja. Bij elke verstrekking staat vast wie de aflevering heeft klaargemaakt en wie hem ter hand heeft gesteld, met tijdstip. Bij een incident of een vraag van de inspectie hoef je niet te reconstrueren wie wat deed, dat staat al vast.
De herhaalronde blijft draaien op basis van het laatst bekende recept en de afgesproken frequentie. Komt er een nieuw recept van een andere voorschrijver binnen, dan vervangt dat de oude herhaalregel, zodat je nooit twee actieve herhaalrecepten naast elkaar aflevert.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een apotheek.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.