Een cliënt heeft een indicatie van vier uur zorg per week, krijgt die zorg verspreid over vijf korte bezoeken van wisselende medewerkers, en elke minuut aan de voordeur telt mee voor de indicatie én voor de declaratie. GrowMate zet routes, minutenregistratie, cliëntdossier en de juiste financieringsstroom bij elkaar, zodat een korte visite niet uitloopt op een lange administratie achteraf.
Een thuiszorgorganisatie levert geen vaste dienst op een vaste plek, maar tientallen korte bezoeken per dag, verspreid over een wijk of regio, elk bij een andere cliënt met een eigen indicatie in uren per week. Die indicatie kan uit de Wlz, de Zvw of de Wmo komen, en per financieringsstroom gelden andere regels voor wat er gedeclareerd mag worden. Zodra routes met de hand worden ingepland en gewerkte tijd achteraf wordt geschat in plaats van geregistreerd, sluit de indicatie nooit precies aan op wat er werkelijk aan zorg is geleverd.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een thuiszorgorganisatie past: routeplanning die reistijd tussen cliënten meeweegt, registratie op de minuut via de app bij de cliënt thuis, een cliëntdossier met de indicatie en het financieringstype, en declaratie die daarbij aansluit. Onze consultants richten dat in op jouw regio en contracten met zorgkantoor en gemeenten, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk thuiszorgorganisatie terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een planning die alleen naar de zorgvraag kijkt en niet naar de afstand tussen twee adressen, leidt tot medewerkers die van de ene naar de andere kant van de wijk rijden voor twee korte bezoeken. Een planning die reistijd en volgorde van adressen meeweegt, houdt meer daadwerkelijke zorgtijd over per dienst.
Cliënten en mantelzorgers klagen het meest over steeds een andere zorgverlener aan de deur, terwijl juist bij kwetsbare ouderen vertrouwdheid uitmaakt. Een planning die eerst kijkt welke vaste medewerkers al bij een cliënt komen, houdt wisseling van gezichten beperkt tot momenten dat het echt niet anders kan.
Zorg bij de cliënt thuis duurt geen ronde vijftien of dertig minuten, maar exact zoveel als nodig is, en dat verschil telt op bij honderd bezoeken per dag. Als de medewerker in- en uitklokt op het adres zelf, sluit de registratie aan bij de werkelijke tijd in plaats van bij een schatting achteraf.
Een indicatie van bijvoorbeeld vier uur per week wordt soms zonder dat iemand het doorheeft structureel overschreden, tot een herindicatie nodig blijkt en de zorg tijdelijk wordt teruggeschroefd. Een overzicht van geleverde uren tegen de indicatie per cliënt laat dat ruim van tevoren zien in plaats van bij de volgende evaluatie.
Dezelfde cliënt kan verpleging via de Zvw krijgen en begeleiding via de Wmo van de gemeente, en een verkeerd geboekte declaratie bij de verkeerde stroom komt terug of wordt afgewezen. Vastleggen welk deel van de zorg bij welke financiering hoort, voorkomt dat de administratie dat achteraf moet uitzoeken.
Valt een medewerker halverwege de dienst uit, dan moeten de resterende cliënten alsnog gezien worden door iemand die de zorgvraag en de sleutelprocedure van dat adres kent. Een actueel overzicht van wie waar beschikbaar is en welke cliënten kent, maakt herplannen een kwestie van minuten in plaats van rondbellen.
Zo loopt een dag door GrowMate bij een thuiszorgorganisatie met honderden cliënten:
Bij aanmelding staat vast hoeveel uur zorg per week is geïndiceerd en via welke financieringsstroom dat loopt: Wlz, Zvw of Wmo. Deze indicatie is het ijkpunt voor de planning en de latere declaratie.
De planning stelt routes samen op basis van adres, reistijd en welke medewerkers al bij een cliënt bekend zijn, zodat continuïteit van zorg niet toevallig ontstaat maar bewust wordt ingepland.
De medewerker klokt bij aankomst in en bij vertrek uit, waarna de exacte tijd bij het cliëntdossier en de indicatie komt te staan. Bijzonderheden tijdens het bezoek worden direct in de app vastgelegd.
Geleverde uren worden doorlopend tegen de indicatie afgezet, met een signaal ruim voordat een cliënt richting het einde van zijn geïndiceerde uren gaat, zodat een herindicatie op tijd wordt aangevraagd.
Aan het eind van de periode gaat de declaratie voor Zvw-zorg via Vecozo naar de zorgverzekeraar, terwijl Wmo-gefinancierde ondersteuning via de afgesproken aanlevering naar de gemeente gaat, elk met de juiste onderbouwing.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties voor Zvw-gefinancierde wijkverpleging gaan via Vecozo naar de zorgverzekeraar, met de geregistreerde minuten per bezoek als onderbouwing.
Aanlevering van gegevens over Wmo- en Wlz-gefinancierde zorg wordt voorbereid in het format dat de betreffende gemeente of het zorgkantoor vraagt.
Geklokte uren met toeslagen voor onregelmatige diensten gaan als periodeverwerking naar het salarispakket, zonder handmatig overtypen.
Facturen voor niet-gefinancierde diensten en eigen bijdrages sluiten aan op het boekhoudpakket, los van de reguliere zorgdeclaratie.
De GrowMate-app, ingericht voor een thuiszorgorganisatie
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Ook bij kortdurende, herhaalde bezoeken geldt de WGBO-verplichting om een cliëntdossier bij te houden, met een bewaartermijn die doorgaans fors langer is dan bij een gewone dienstverlener. Vaste bewaartermijnen per dossiertype voorkomen dat een dossier te vroeg wordt opgeschoond of onnodig lang blijft staan.
Zorgbehoefte, medicatie en de thuissituatie van een cliënt zijn gezondheidsgegevens en vallen onder de bijzondere categorieën uit de AVG. Rollen en rechten per medewerker zorgen dat een invalkracht alleen ziet wat nodig is voor die ene dienst, niet het volledige dossier van de cliënt.
Verpleegkundigen in de wijkverpleging zijn BIG-geregistreerd en moeten voor herregistratie voldoende werkervaring en bijscholing aantonen, terwijl verzorgenden vaak zonder BIG-registratie werken maar wel eigen diploma-eisen kennen. Onderscheid tussen beide in het personeelsdossier voorkomt dat je één registratie-eis op de hele ploeg toepast.
Voor het Wmo-gefinancierde deel van de ondersteuning verwachten gemeenten aanlevering volgens vaste berichtenstandaarden, met eigen productcodes per gemeente. Rapportages die uit de bestaande cliëntgegevens worden opgebouwd, schelen dat die aanlevering geen aparte administratie naast de gewone zorgregistratie wordt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste thuiszorgorganisaties mee beginnen.
De kern voor elke thuiszorgorganisatie: een planning die reistijd en continuïteit meeweegt, en registratie op de minuut bij de cliënt thuis.
Voor het bewaken van uren tegen de indicatie en het declareren bij de juiste financieringsstroom, of dat nu Wlz, Zvw of Wmo is.
Zodra de basis staat, geeft een portaal familie meer overzicht en houdt kwaliteitsregistratie klachten en incidenten bij.
Bij honderden medewerkers met wisselende diensten en verschillende registraties vragen personeelsdossiers en privacy om structurele bewaking.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het aantal uren of het type zorg dat een cliënt per week vergoed krijgt, vastgesteld door het CIZ, de wijkverpleegkundige of de gemeente, afhankelijk van de financieringsstroom.
De mate waarin een cliënt steeds door dezelfde vaste medewerkers wordt geholpen in plaats van door wisselende gezichten.
Verpleegkundige zorg thuis die via de Zorgverzekeringswet wordt gefinancierd en door de wijkverpleegkundige zelf wordt geïndiceerd.
Het beveiligde netwerk waarlangs thuiszorgorganisaties declaraties voor Zvw-gefinancierde zorg indienen bij zorgverzekeraars.
De herbeoordeling van de zorgbehoefte van een cliënt wanneer de eerder toegekende uren aflopen of niet meer aansluiten bij de situatie.
Ja. De app registreert offline en synchroniseert zodra er weer verbinding is, zodat een bezoek zonder netwerk bij de cliënt thuis niet verloren gaat. In- en uitkloktijden komen alsnog exact bij het juiste dossier terecht.
Ja. Geleverde uren worden doorlopend tegen de indicatie afgezet, met een signaal ruim voordat het aantal uren wordt bereikt. Zo kun je op tijd een herindicatie aanvragen in plaats van de zorg abrupt te moeten aanpassen.
GrowMate rekent geen licentiekosten per medewerker, alleen de implementatie tegen € 90 per uur. Voor routeplanning, minutenregistratie, cliëntdossiers en declaratie zit een organisatie van deze omvang doorgaans in het pakket Groei of Bloei, afhankelijk van het aantal cliënten en financieringsstromen.
Ja, cliëntdossiers, actuele indicaties en lopende routes worden bij de implementatie ingelezen. Zo start niemand met een lege planning en hoeft een indicatie niet opnieuw te worden ingevoerd.
Bij elke cliënt staat vast via welke financieringsstroom de zorg loopt, en die keuze bepaalt automatisch de declaratieroute: Vecozo richting de zorgverzekeraar, of aanlevering aan de gemeente voor Wmo-ondersteuning.
Ja. De planning geeft voorrang aan medewerkers die al bij een cliënt bekend zijn, en wijkt daar alleen van af als dat door uitval of drukte echt niet anders kan. Continuïteit wordt zo een uitgangspunt van de planning in plaats van toeval.
Ja. Een cliënt met een persoonsgebonden budget krijgt een eigen financieringslabel, waarbij de verantwoording aansluit op wat de cliënt of zijn budgetbeheerder nodig heeft, los van de reguliere zorgverzekeraardeclaratie.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een thuiszorgorganisatie.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.