Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om routeplanning, registratie, indicatiebewaking, declaratie, familieportaal en dashboards in één keer aan te zetten. Bij een thuiszorgorganisatie werkt dat averechts, omdat de grootste groep gebruikers onderweg is en maar kort bij elk scherm stilstaat. Moet een medewerker tussen twee cliënten door met vier nieuwe functies leren omgaan, dan wint de gewoonte van vroeger en klopt de minutenregistratie niet meer.
Daarom richten we eerst de route, de registratie op de minuut en het cliëntdossier in, zodat het dagelijkse werk onderweg meteen soepeler wordt. Zodra dat een aantal weken betrouwbaar draait, sluiten we indicatiebewaking en declaratie aan, want die zijn pas kloppend als de registratie eronder klopt. Familieportaal en dashboards komen als laatste stap.
De modulesets voor een thuiszorgorganisatie
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: route, registratie en dossier
De kern voor elke thuiszorgorganisatie: een planning die reistijd en continuïteit meeweegt, en registratie op de minuut bij de cliënt thuis.
Indicatie en declaratie
Voor het bewaken van uren tegen de indicatie en het declareren bij de juiste financieringsstroom, of dat nu Wlz, Zvw of Wmo is.
Familie en kwaliteit
Zodra de basis staat, geeft een portaal familie meer overzicht en houdt kwaliteitsregistratie klachten en incidenten bij.
Personeel en compliance
Bij honderden medewerkers met wisselende diensten en verschillende registraties vragen personeelsdossiers en privacy om structurele bewaking.
Wat elke module doet voor thuiszorgorganisaties
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een thuiszorgorganisatie betekent |
|---|---|---|
| Buitendienstplanning | Service & Buitendienst | Routes worden samengesteld op basis van adres, reistijd en welke medewerker een cliënt al kent, zodat een dienst niet begint met kriskras door de wijk rijden. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Diensten worden ingedeeld met oog voor contracturen en welke medewerkers vaste cliënten hebben, zodat continuïteit van zorg een uitgangspunt is in plaats van toeval. |
| Urenregistratie | HR & Personeel | In- en uitklokken bij de cliënt thuis legt de exacte tijd per bezoek vast, als basis voor zowel de loonverwerking als de declaratie. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Het cliëntdossier bundelt indicatie, financieringsstroom, zorgvraag en bijzonderheden zoals sleutelprocedures, zodat een invalkracht niet blind een woning binnenstapt. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | Vaste aandachtspunten per cliënt, zoals medicatie of mobiliteit, worden bij elk bezoek afgevinkt, zodat een wisselende zorgverlener niets over het hoofd ziet. |
| Declaratiebeheer | Financieel & Boekhouding | Geregistreerde minuten per bezoek vormen de basis van de declaratie, gesplitst naar de financieringsstroom die bij die cliënt hoort. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Afspraken met zorgkantoor en gemeenten over tarieven en volumes staan hierin vast, met een signaal voordat een afgesproken volume voor het jaar is bereikt. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting van de routes, resterende indicatie-uren per cliënt en openstaande declaraties staan op één scherm voor de planning. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Familie en mantelzorgers zien de geplande bezoeken en algemene voortgang, wat een deel van de telefonische navraag bij de planning wegneemt. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht over bijvoorbeeld een gemiste dienst of een wisselende zorgverlener wordt met datum en afhandeling vastgelegd, in lijn met de Wkkgz-klachtplicht. |
| Rittenregistratie | Wagenpark & Materieel | Kilometers tussen cliënten worden fiscaal sluitend vastgelegd per medewerker, nuttig bij een reiskostenvergoeding of een controle van de belastingdienst. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | BIG-registratie van verpleegkundigen en diploma's van verzorgenden staan gescheiden per medewerker geregistreerd, met verloopdatums direct in beeld. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Een ziekmelding komt binnen bij de planning én in het personeelsdossier, zodat vervanging op de route en verzuimbegeleiding niet twee losse acties zijn. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signalen vóór een BIG-registratie of een verplichte scholing verloopt, zodat nooit een medewerker zonder geldige bevoegdheid bij een cliënt wordt ingepland. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Verzoeken van cliënten of familie om inzage in het dossier worden gestructureerd afgehandeld, met een logboek van wanneer en door wie dat is opgepakt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een thuiszorgorganisatie, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een thuiszorgorganisatie, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk inrichten?
Nee. De meeste thuiszorgorganisaties beginnen met routeplanning, minutenregistratie en het cliëntdossier. Declaratie per financieringsstroom en het familieportaal volgen doorgaans in een tweede fase.
Is er een aparte module voor elke gemeente waarmee we werken?
Nee, dat loopt via dezelfde contractmodule met per gemeente eigen afspraken en aanleverformats. Zo hoef je niet voor elke gemeente een nieuw systeemonderdeel te leren.
Kunnen we later een nieuwe regio of vestiging toevoegen?
Ja. Een nieuwe regio krijgt een eigen planning en team binnen dezelfde inrichting, met dezelfde cliëntdossiers en declaratielogica, zonder dat de rest van de organisatie opnieuw wordt ingericht.
De werkwijze van onze thuiszorgorganisatie wijkt af van de standaard. Werkt dat dan?
Velden, checklists en rapportages worden bij de implementatie op jouw regio en cliëntengroep afgestemd. Past een module ergens niet, dan passen onze consultants hem aan of bouwen we een maatwerkonderdeel.