Een consult van twintig minuten, een cliënt die niet meer weet hoeveel van zijn drie vergoede uren nog over zijn, en een huisarts die volgende week vraagt hoe het ketenzorgtraject bij diabetes ervoor staat: in een diëtistenpraktijk beslist de klok over bijna elke administratieve stap. GrowMate zet agenda, voedingsdagboek, dossier en declaratie in één lijn, zodat een kort consult geen lang formulier oplevert.
Een diëtistenpraktijk verkoopt geen uur, maar een reeks korte, opeenvolgende consulten waarin elke minuut telt. De cliënt met diabetes heeft een ketenzorgtraject via de zorggroep, de cliënt na een maagoperatie valt onder de drie uur uit de basisverzekering, en de sportcoachingklant betaalt gewoon zelf. Zodra die drie geldstromen, het voedingsdagboek en de voortgang in losse Excel-tabbladen en schriftjes staan, verdwijnt de tijd die je aan cliënten wilt besteden in het bijhouden van wie waar recht op heeft.
GrowMate is geen kant-en-klaar dossierpakket waar je in past, maar 439 modules waaruit je zelf samenstelt wat een diëtistenpraktijk nodig heeft: een agenda die vervolgconsulten automatisch reeksgewijs inplant, een cliëntdossier met voedingsdagboek en meetwaarden, ketenzorgrapportage richting de zorggroep en declaratie via Vecozo. Onze consultants richten dat in op jouw polisafspraken en ketenzorgcontracten, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk diëtistenpraktijk terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een regulier consult duurt twintig tot dertig minuten, en elke minuut die naar het overtypen van een voedingsdagboek of het invullen van een los formulier gaat, is een minuut die niet naar de cliënt gaat. Als het voedingsdagboek digitaal binnenkomt en automatisch bij het dossier van die dag staat, begint het gesprek met de cijfers al open op het scherm in plaats van met zoeken.
De basisverzekering vergoedt doorgaans drie uur diëtetiek per kalenderjaar, en een cliënt die halverwege een traject ontdekt dat dat bijna op is, voelt zich overvallen en de praktijk krijgt de discussie. Doordat elk consult automatisch van het resterende urenbudget wordt afgeschreven, weet je zelf ruim van tevoren wanneer je dat gesprek moet voeren.
Cliënten houden hun voeding bij op papier, in een app van hun telefoon of helemaal niet gestructureerd, en bij het consult moet dat dan alsnog worden overgenomen in het dossier. Een digitaal voedingsdagboek dat de cliënt zelf invult en dat automatisch bij het cliëntdossier landt, scheelt dat overtypen en geeft meteen een vollediger beeld.
Voor diabetes- en COPD-trajecten binnen de ketenzorg vraagt de zorggroep periodiek een rapportage over voortgang en streefwaarden, los van het gewone consultverslag. Als de rapportage rechtstreeks uit de consultgegevens wordt samengesteld in plaats van er apart voor te worden opgesteld, kost dat geen tweede administratie naast de eerste.
Bij een consult van twintig minuten weegt een no-show relatief zwaarder dan bij een uur durende behandeling elders, en bij een volle agenda met korte blokken is er weinig ruimte om dat gat nog op te vullen. Automatische herinneringen vooraf houden die lege plekken beperkt, zonder dat de assistente ieder gesprek zelf moet nabellen.
Elke zorgverzekeraar hanteert net iets andere polisvoorwaarden voor het aantal vergoede uren en de eigen bijdrage, en een verkeerd ingevulde declaratie komt terug of wordt afgewezen. Declaraties die rechtstreeks uit het consultdossier en de resterende uren worden opgebouwd, verkleinen de kans dat een indiening bij de zorgverzekeraar vastloopt.
Zo loopt een cliënttraject door GrowMate van eerste aanmelding tot afsluitend consult:
Bij aanmelding wordt vastgelegd of het om een regulier consult, een ketenzorgtraject via de zorggroep of een niet-vergoed coachingtraject gaat, en of er een verwijzing van de huisarts bij hoort. Die keuze bepaalt welk urenbudget en welke declaratieroute er verderop bij het traject horen.
Lengte, gewicht, leefstijl en de reden van aanmelding komen in het cliëntdossier, samen met de streefwaarden die bij diabetes of COPD uit het ketenzorgprogramma volgen. Deze eerste meting is het ijkpunt waarmee elk volgend consult wordt vergeleken.
De cliënt vult tussen consulten door zelf het digitale voedingsdagboek in, en de reeks vervolgafspraken wordt automatisch ingepland volgens het behandelplan. Bij het volgende consult staat het dagboek al klaar naast de vorige meetwaarden.
Gewicht, streefwaarden en het voedingspatroon worden per consult naast elkaar gelegd, zodat je in één oogopslag ziet of het traject de goede kant op gaat. Bij een ketenzorgtraject wordt dezelfde voortgang meteen bruikbaar voor de rapportage aan de zorggroep.
Aan het eind van het traject of per consult wordt automatisch bijgehouden hoeveel van het vergoede urenbudget is gebruikt, en gaat de declaratie via Vecozo naar de zorgverzekeraar of komt de factuur bij de cliënt zelf terecht als het om een niet-vergoed traject gaat.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties voor vergoede consulten gaan via het beveiligde Vecozo-netwerk naar de zorgverzekeraar, met de status van elke declaratie zichtbaar in het cliëntdossier.
Voortgangsrapportages voor diabetes- en COPD-trajecten worden samengesteld uit de bestaande consultgegevens, zodat de aanlevering aan de zorggroep geen aparte administratie is.
Facturen voor niet-vergoede consulten en coachingtrajecten sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dat bedragen twee keer worden ingevoerd.
De praktijkagenda synchroniseert twee kanten op met Google- of Outlook-agenda's, zodat een privéafspraak nooit per ongeluk over een consult heen wordt gepland.
De GrowMate-app, ingericht voor een diëtistenpraktijk
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De WGBO verplicht een diëtistenpraktijk om een cliëntdossier bij te houden en dit doorgaans minimaal twintig jaar te bewaren, ook na afsluiting van een traject. Met vaste bewaartermijnen per dossiertype hoeft niemand handmatig bij te houden welk dossier nog binnen de wettelijke termijn valt en welk dossier eventueel opgeschoond mag worden.
Gewicht, medische diagnoses en voedingsgedrag zijn gezondheidsgegevens en vallen onder de bijzondere categorieën persoonsgegevens uit de AVG, met strengere eisen aan wie erbij mag en hoe lang ze bewaard blijven. Rollen en rechten per medewerker zorgen dat alleen de behandelend diëtist het volledige dossier van een cliënt ziet.
Voor herregistratie in het Kwaliteitsregister Paramedici moet een diëtist aantoonbaar voldoende behandeluren en nascholing hebben gedaan. Signalen vóór een registratie verloopt en een overzicht van gevolgde bij- en nascholing per medewerker maken die onderbouwing een kwestie van opzoeken in plaats van naspeuren.
Onder de Wkkgz moet een praktijk een laagdrempelige klachtenregeling hebben en klachten aantoonbaar serieus oppakken. Een vastgelegde klacht met datum, cliënt, aard van de klacht en afhandeling geeft houvast bij een geschil en bij een eventuele toetsing door de klachtenfunctionaris.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste diëtisten en voedingscoaches mee beginnen.
Dit is de kern voor elke diëtistenpraktijk. Zonder een agenda die reeksen consulten aankan en een dossier met voedingsdagboek blijft elk consult bij nul beginnen.
Voor het onderscheid tussen vergoede consulten, ketenzorgtrajecten en zelfbetalende cliënten, zodat elke euro bij de juiste geldstroom landt.
Zodra de basis staat, geeft een portaal cliënten meer eigen regie en geeft een dashboard de praktijkhouder zicht op bezetting en omzet per traject.
Bij meerdere diëtisten in de praktijk vragen registraties, nascholing en privacyverplichtingen om structurele bewaking in plaats van losse actie.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een samenhangend zorgprogramma voor een chronische aandoening zoals diabetes of COPD, georganiseerd door een zorggroep en gefinancierd via één bekostigingsstroom in plaats van losse consulten.
Een overzicht waarin een cliënt zelf bijhoudt wat en wanneer hij eet en drinkt, gebruikt als basis voor het gesprek en de bijstelling van het voedingsadvies.
Het beveiligde netwerk waarlangs zorgaanbieders declaraties en andere gegevens digitaal uitwisselen met zorgverzekeraars.
Het beroepsregister voor onder meer diëtisten, waarin herregistratie afhangt van voldoende werkervaring en gevolgde bij- en nascholing.
Gecombineerde Leefstijlinterventie: een meerjarig, vergoed traject rond voeding, beweging en gedrag, los van het reguliere urenbudget diëtetiek.
Ja. Elk consult wordt afgeschreven van het resterende urenbudget uit de basisverzekering, zodat je ruim voor het einde ziet wanneer een cliënt bijna door zijn vergoeding heen is. Dat voorkomt een onaangenaam gesprek achteraf over een factuur die de cliënt niet had zien aankomen.
Ja, via een digitaal formulier dat de cliënt tussen consulten door invult. De gegevens landen automatisch bij het cliëntdossier, zodat je bij het volgende consult meteen met de cijfers kunt werken in plaats van eerst een papieren schriftje te moeten doornemen.
De eenmalige implementatie wordt tegen € 90 per uur op maat berekend. Voor een praktijk met agenda, cliëntdossier, declaratie en ketenzorgrapportage zit je meestal in het pakket Kiem of de onderkant van Groei, afhankelijk van het aantal behandelaars. Support en hosting zijn optioneel.
Bestaande cliëntgegevens, dossiers en lopende trajecten worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege agenda begint. De overstap plan je op een rustig moment, bijvoorbeeld tussen twee ketenzorgrapportages door.
De rapportage wordt samengesteld uit de bestaande consultgegevens en streefwaarden, zodat je niet een tweede keer hetzelfde traject hoeft te beschrijven. De indeling sluit aan op wat de zorggroep bij de implementatie met je afspreekt.
Dat hangt af van het type consult; voor veel reguliere consulten is dat niet verplicht, terwijl ketenzorgtrajecten via de huisarts en de zorggroep lopen. Het systeem legt per traject vast of en welke verwijzing erbij hoort, zodat dat niet steeds opnieuw wordt nagevraagd.
Ja. Naast declaraties via Vecozo voor vergoede consulten kun je gewone facturen sturen aan cliënten die een niet-vergoed coachingtraject volgen, met dezelfde huisstijl en betaallink als bij een verkoopfactuur.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een diëtistenpraktijk.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.