Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om agenda, dossier, ketenzorgrapportage, declaratie, cliëntportaal en dashboards in één keer aan te zetten. Bij een diëtistenpraktijk is dat onhandig, omdat de meeste tijd in korte consulten van twintig tot dertig minuten zit. Krijgt een assistente of diëtist op dag één vier nieuwe schermen tegelijk voorgeschoteld, dan gaat dat ten koste van precies de consulttijd die je wilde beschermen, en beland je terug bij het papieren voedingsdagboek.
Daarom richten we eerst de agenda met herinneringen en het cliëntdossier met voedingsdagboek in, zodat het dagelijkse consult meteen soepeler loopt. Zodra dat een paar weken staat, sluiten we declaratie en ketenzorgrapportage aan, want die zijn pas betrouwbaar als de consultgegevens eronder kloppen. Cliëntportaal en dashboards komen als laatste, wanneer de basis al draait.
De modulesets voor een diëtistenpraktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: agenda, dossier en voedingsdagboek
Dit is de kern voor elke diëtistenpraktijk. Zonder een agenda die reeksen consulten aankan en een dossier met voedingsdagboek blijft elk consult bij nul beginnen.
Declaratie en ketenzorg
Voor het onderscheid tussen vergoede consulten, ketenzorgtrajecten en zelfbetalende cliënten, zodat elke euro bij de juiste geldstroom landt.
Cliëntportaal en inzicht
Zodra de basis staat, geeft een portaal cliënten meer eigen regie en geeft een dashboard de praktijkhouder zicht op bezetting en omzet per traject.
Personeel en compliance
Bij meerdere diëtisten in de praktijk vragen registraties, nascholing en privacyverplichtingen om structurele bewaking in plaats van losse actie.
Wat elke module doet voor diëtisten en voedingscoaches
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een diëtistenpraktijk betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Het cliëntdossier bundelt meetwaarden, voedingsdagboek, verwijzing en het type traject op één kaart, zodat een consult van twintig minuten begint met de juiste voorgeschiedenis in beeld in plaats van met zoeken. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Cliënten boeken hun vervolgconsult zelf binnen de reeks die bij hun traject hoort, zonder dat de assistente elke afspraak los inplant tussen twee andere consulten door. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Bij consulten van twintig tot dertig minuten weegt een no-show relatief zwaar. Een automatische herinnering vooraf houdt de agenda voller zonder dat iemand handmatig moet nabellen. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Een ketenzorgtraject of coachingreeks krijgt een vaste reeks vervolgconsulten met het juiste interval, in plaats van dat elke volgende afspraak los wordt gepland. |
| Formulierenbouwer | Documenten & Workflow | Het digitale voedingsdagboek en de intakevragenlijst worden hiermee gebouwd en landen automatisch bij het cliëntdossier, zonder dat iemand een papieren schriftje moet overtypen. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Verwijsbrieven, ketenzorgrapportages en labuitslagen komen bij het cliëntdossier terecht, zodat een controle of een vraag van de zorggroep niet uitloopt op zoeken in mappen. |
| Declaratiebeheer | Financieel & Boekhouding | Vergoede consulten worden per cliënt van het resterende urenbudget afgeschreven en als declaratie voorbereid, zodat je ruim vóór het einde van het jaar ziet wie er bijna doorheen is. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Afspraken met zorggroepen over ketenzorgtrajecten bij diabetes en COPD staan hierin vast, inclusief looptijd en rapportage-eisen, zodat die niet in een los mailtje blijven hangen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Cliënten met een niet-vergoed coachingtraject krijgen een gewone factuur in de huisstijl van de praktijk, los van de declaratie richting de zorgverzekeraar. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Cliënten zien zelf hun voortgang, vullen het voedingsdagboek in en boeken een vervolgconsult, wat een deel van de telefoontjes naar de praktijk overbodig maakt. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting van de agenda, aantal lopende ketenzorgtrajecten en openstaande declaraties staan op één scherm, zodat een praktijkhouder dat niet aan het eind van de maand hoeft na te rekenen. |
| Klanttevredenheid (NPS) | CRM & Relatiebeheer | Een korte uitvraag na afronding van een traject laat zien of cliënten de begeleiding als behulpzaam ervaren, wat weer meetelt bij het gesprek met verwijzende huisartsen. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Diploma's, aantekeningen en de status van het Kwaliteitsregister Paramedici staan per diëtist op één plek, direct raadpleegbaar bij een vraag van een zorgverzekeraar. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Een signaal vóór de herregistratietermijn in het Kwaliteitsregister Paramedici verloopt, zodat nascholing op tijd wordt ingepland in plaats van in de laatste weken voor de deadline. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Inzage- en verwijderverzoeken van cliënten over hun gezondheidsgegevens worden gestructureerd afgehandeld, met een logboek dat aantoont wanneer en door wie een verzoek is opgepakt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een diëtistenpraktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een diëtistenpraktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen afnemen?
Nee. De meeste diëtistenpraktijken starten met agenda, cliëntdossier en voedingsdagboek. Declaratie, ketenzorgrapportage en het cliëntportaal volgen doorgaans zodra het dagelijkse consultproces soepel loopt.
Is er een aparte module voor ketenzorg bij diabetes en COPD?
Ketenzorg is geen losse module maar een manier van inrichten: contractbeheer legt de afspraken met de zorggroep vast, en de rapportage wordt uit de gewone consultgegevens opgebouwd. Zo blijft het één administratie in plaats van twee naast elkaar.
Kunnen we later een tweede vestiging of collega-diëtist toevoegen?
Ja. Een nieuwe behandelaar krijgt een eigen agenda binnen dezelfde inrichting, met eigen rechten op cliëntdossiers. Je betaalt alleen de inrichtingsuren voor wat er verandert, niet voor een nieuw systeem.
Wat als een module niet precies aansluit op onze werkwijze?
Velden, formulieren en rapportages worden bij de implementatie op jouw manier van werken afgestemd. Past een standaardmodule ergens niet, dan passen onze consultants hem aan of bouwen we een maatwerkoplossing voor dat ene onderdeel.