Een container met elektronica komt binnen, en voordat hij het terrein verlaat moet de tariefindeling kloppen, het oorsprongsbewijs aanwezig zijn en de aangifte zijn ingediend onder het juiste EORI-nummer. Een verkeerde GN-code betekent een naheffing die jij als vertegenwoordiger kunt dragen. GrowMate koppelt zending, aangifte en documentatie in één regel.
Een douane-expediteur verdient aan de zending die correct en snel door de douane komt, niet aan de zending die blijft hangen omdat de tariefindeling niet klopt of het oorsprongsbewijs ontbreekt. Elke aangifte moet het juiste EORI-nummer, de juiste GN-code en de juiste oorsprong bevatten, en als vertegenwoordiger sta je vaak zelf garant voor de invoerrechten die daaruit volgen. Wie dat in losse formulieren en e-mailwisselingen met de klant bijhoudt, ontdekt een fout pas als de douane een naheffing oplegt.
GrowMate simuleert geen aangiftesysteem, maar is de administratie eromheen. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw zendingen past: aangifteregistratie per zending, tariefindeling met onderbouwing, bewaking van vergunningen en AEO-status, en facturatie die invoerrechten en eigen kosten uit elkaar houdt. Onze consultants richten dat in op jouw klanten en jouw goederenstromen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk douane-expediteur terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een product kan onder meerdere GN-codes vallen, en de keuze bepaalt het tarief aan invoerrechten dat de klant betaalt. Zonder een vastgelegde onderbouwing per productgroep valt die keuze terug op het geheugen van de medewerker die de aangifte destijds deed. Vastlegging van tariefindeling met onderbouwing per product maakt de keuze reproduceerbaar en verdedigbaar bij een controle.
Een preferentieel tarief geldt alleen met een geldig oorsprongsbewijs, en als dat pas na het indienen van de aangifte binnenkomt, betaalt de klant tijdelijk te veel of loopt de aangifte vertraging op. Documenten die per zending gekoppeld zijn aan de aangifte, laten zien wat er nog ontbreekt voordat de deadline in zicht komt.
Een verlopen vergunning voor entrepot of douanevertegenwoordiging, of een AEO-status die niet meer klopt met de werkelijke situatie, ontdek je liever niet tijdens een controle door de douane. Bewaking van geldigheidsdata per vergunning voorkomt dat je aangiftes indient op basis van een status die niet meer geldig is.
Bij directe vertegenwoordiging blijft de klant zelf aansprakelijk voor de invoerrechten, bij indirecte vertegenwoordiging draag jij die aansprakelijkheid mee, en dat verschil moet per klant en per zending vastliggen. Zonder die vastlegging ontstaat discussie op het moment dat een naheffing binnenkomt, niet daarvoor.
Goederen in entrepot of onder douanevervoer zijn nog niet ingeklaard, en die status moet per zending kloppen tot het moment van vrijgave. Een zending die per ongeluk als vrijgegeven wordt behandeld terwijl de rechten nog niet zijn voldaan, is een fout die je liever voorkomt dan achteraf herstelt.
Een factuur naar de klant bevat vaak zowel doorbelaste invoerrechten als je eigen expeditiekosten, en als die twee niet gescheiden zijn, wordt de eigen marge onzichtbaar in het totaalbedrag. Facturatie die beide apart weergeeft, laat zien wat je zelf verdient los van wat je doorberekent aan de klant.
Zo loopt een zending door GrowMate van binnenkomst tot vrijgave:
Vrachtbrief, factuur en eventueel oorsprongsbewijs komen binnen bij de zending, met het EORI-nummer van de importeur en de gewenste douaneprocedure. Ontbrekende documenten zijn direct zichtbaar, voordat de aangifte wordt opgesteld.
De GN-code wordt bepaald met onderbouwing per productgroep, en de aangifte wordt opgesteld met de juiste procedure: vrije import, entrepot of douanevervoer. Twijfelgevallen worden gemarkeerd voor controle voordat de aangifte de deur uitgaat.
De aangifte wordt ingediend onder de geldende vergunningen en AEO-status van je bedrijf, met een controle dat die status op het moment van indienen nog actueel is. Een verlopen vergunning blokkeert het indienen in plaats van dat pas bij de douane te ontdekken.
De status van de zending, van entrepot of douanevervoer tot vrijgave, is zichtbaar voor zowel je eigen medewerkers als de klant. Een naheffing of controle door de douane wordt direct aan de juiste zending gekoppeld, niet aan een losse map.
De factuur aan de klant toont doorbelaste invoerrechten en je eigen expeditiekosten als aparte posten, zodat je marge zichtbaar blijft. Bij indirecte vertegenwoordiging staat vast wie voor welk deel aansprakelijk is en blijft.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Aangiftegegevens uit GrowMate sluiten aan op het systeem waarmee je aangiftes indient bij de douane, zonder dat gegevens dubbel worden ingevoerd.
Zendingen onder douanevervoer worden gevolgd via het systeem voor geautomatiseerd douanevervoer, gekoppeld aan de status van de zending in GrowMate.
Facturen met doorbelaste invoerrechten en eigen kosten als aparte posten sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dubbele invoer van bedragen.
Klanten volgen zelf de status van hun zending, van binnenkomst tot vrijgave, zonder daarvoor te hoeven bellen of mailen naar jouw team.
De GrowMate-app, ingericht voor een douane-expediteur
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor het indienen van aangiften en het optreden als vertegenwoordiger is een geldig EORI-nummer verplicht, aangevuld met specifieke vergunningen voor bijvoorbeeld een entrepot of vereenvoudigde aangifte. GrowMate bewaakt de geldigheid van elke vergunning per klant en per procedure, zodat je nooit een aangifte indient op basis van een vergunning die is verlopen.
Met een AEO-status krijg je versoepelingen in douaneprocedures, maar de status vraagt om aantoonbare interne controle en een actuele administratie. Certificaatbewaking met geldigheidsdata en onderliggende voorwaarden helpt aantonen dat je nog steeds aan de eisen voldoet, niet alleen op de dag van toekenning.
De GN-code van een product en het bewijs van preferentiële oorsprong bepalen samen het tarief aan invoerrechten, en een onjuiste indeling levert een naheffing op die achteraf lastig te verhalen is. Vastlegging van de onderbouwing per productgroep maakt elke indeling reproduceerbaar bij een controle.
Bij indirecte vertegenwoordiging ben je als douane-expediteur mede aansprakelijk voor de invoerrechten van de aangifte, bij directe vertegenwoordiging blijft die aansprakelijkheid bij de klant. Per klant vastleggen welke vorm van vertegenwoordiging geldt, voorkomt discussie op het moment dat een naheffing binnenkomt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste douane-expediteurs mee beginnen.
De kern voor elke douane-expediteur: zonder een sluitende koppeling tussen zending, documenten en aangifte is elke controle een reconstructie achteraf in plaats van een export.
EORI, AEO-status en specifieke vergunningen moeten continu aantoonbaar kloppen, niet alleen op het moment dat ze zijn afgegeven door de douane, maar elke dag dat je ze gebruikt.
Een verkeerde GN-code of een ontbrekend oorsprongsbewijs levert een naheffing op die je liever voorkomt dan later bij de klant probeert te verhalen na het indienen van de aangifte.
Doorbelaste invoerrechten en je eigen expeditiekosten moeten gescheiden blijven, en de vorm van vertegenwoordiging per klant moet vaststaan voordat een naheffing ter discussie komt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het registratienummer waarmee een bedrijf zich identificeert bij de douane in de hele Europese Unie, verplicht voor wie aangiftes indient of als vertegenwoordiger optreedt.
De status van Authorised Economic Operator, die versoepelingen in douaneprocedures oplevert voor bedrijven die aantoonbaar in controle zijn over hun processen.
Het bepalen van de juiste GN-code voor een product, die samen met de oorsprong het tarief aan invoerrechten vaststelt bij het indienen van de aangifte.
Een douane-erkende opslagplaats waar goederen liggen zonder dat invoerrechten al zijn betaald, tot het moment van daadwerkelijke inklaring.
De vorm van douanevertegenwoordiging waarbij de expediteur mede aansprakelijk is voor de invoerrechten van de aangifte, naast de importeur zelf.
Je legt de gekozen GN-code per productgroep vast met de onderbouwing erachter, zodat dezelfde keuze bij een volgende zending van hetzelfde product wordt herhaald in plaats van opnieuw te worden uitgezocht. Bij twijfel blijft de uiteindelijke beoordeling bij jouw vakkennis.
Het uurtarief is € 90 en je krijgt maandelijks gefactureerd wat er is besteed. Voor een douane-expediteur met documentbeheer, aangifteregistratie, vergunningsbewaking en facturatie per klant zit je doorgaans in pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting blijven optioneel.
Ja. Zendingsgeschiedenis, klantgegevens en lopende vergunningen uit je huidige systeem of Excel worden bij de implementatie ingelezen, zodat je dossiers niet opnieuw hoeven te worden opgebouwd bij livegang van het systeem.
Geldigheidsdata en onderliggende voorwaarden van je AEO-status en specifieke vergunningen worden per klant en procedure vastgelegd, met een signaal ruim voordat iets verloopt. De juridische verantwoordelijkheid blijft bij jouw bedrijf, wij maken de bewaking zichtbaar.
Ja, GrowMate is de administratie rond de zending, en de koppeling met het aangiftesysteem zelf richten we per systeem in. Werk je met meerdere systemen naast elkaar, dan blijft de zending in GrowMate het centrale overzicht voor iedereen.
Ja, per klant leg je vast onder welke vorm van vertegenwoordiging je optreedt, en daarmee wie welke aansprakelijkheid draagt voor de invoerrechten van een aangifte. Dat onderscheid staat vast voordat een naheffing ter discussie komt.
Ja, elke zending krijgt een status die aangeeft of hij in entrepot ligt, onder douanevervoer is of is vrijgegeven, zodat je nooit een zending als vrijgegeven behandelt terwijl de verschuldigde rechten daarop nog niet zijn voldaan.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een douane-expediteur.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.