Een container met vijfduizend stuks vertrekt in Shenzhen tegen een dollarprijs, en tegen de tijd dat hij in Rotterdam gelost is, hebben vracht, invoerrechten en een eigen douanewaarde de werkelijke kostprijs van elk artikel al veranderd. GrowMate rekent landed cost per artikel door en verbindt inkoop, douane, voorraad en dealernetwerk in één systeem.
Een importeur koopt niet per doos maar per container: vijfduizend stuks tegen een dollarprijs die pas weken later op de rekening staat, plus zeevracht, invoerrechten en een douanewaarde die niet gelijk is aan de factuurprijs. Reken je die kosten pas achteraf in een spreadsheet door, dan weet je bij het bestellen nog niet of het artikel wel winstgevend is tegen de dealerprijs die je er al voor hebt afgesproken. Daarbovenop bewaak je exclusieve merkrechten: alleen jouw dealernetwerk mag het merk in Nederland verkopen, en een dealer die daarbuiten treedt kost je het vertrouwen van de fabrikant.
GrowMate rekent landed cost per artikel door zodra de container onderweg is: inkoopprijs in vreemde valuta, vracht, invoerrechten en bijkomende kosten worden verdeeld over elk artikel in de zending. Dealers bestellen tegen hun eigen laag in het prijzenschema, terwijl jij per artikel en per dealer de marge blijft zien. Uit 439 modules stel je de set samen die bij jouw inkoopstromen en dealernetwerk past, ingericht binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk distributiebedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De inkoopprijs staat in de order, maar vracht, invoerrechten en overslagkosten komen er pas bij als de container is gelost. Tot die tijd weet niemand of een artikel tegen de afgesproken dealerprijs nog winstgevend is. Landed cost die al bij het plaatsen van de order wordt geschat en na aankomst wordt bijgesteld, voorkomt dat je achteraf pas ontdekt dat een lijn verlieslatend was.
Je bestelt in dollars, betaalt drie maanden later na aflevering, en de koers is inmiddels veranderd. Zonder vastlegging van de koers op besteldatum en op betaaldatum blijft onduidelijk hoeveel van je marge door valuta is opgegeten. Multi-valuta boekt beide momenten apart, zodat het koersverschil zichtbaar wordt in plaats van verstopt in de kostprijs.
Royalty's, verpakkingskosten en vervoer tot de grens moeten soms worden meegerekend in de douanewaarde, ook als ze niet apart op de leveranciersfactuur staan. Een verkeerde aangifte levert een naheffing op die je pas maanden later merkt. Douanewaarde die per zending wordt opgebouwd uit alle kostencomponenten voorkomt dat de aangifte structureel te laag uitvalt.
Je hebt met de fabrikant afgesproken dat elke dealer zijn eigen regio of segment krijgt, maar zonder duidelijke prijsniveaus per dealer merk je pas dat er grensoverschrijdend wordt verkocht als een andere dealer klaagt. Prijsniveaus en regio's die vastliggen per dealeraccount maken meteen zichtbaar wie tegen welke voorwaarden besteld heeft.
Een container loopt twee weken vertraging op, terwijl drie dealers al orders van hun eigen klanten hebben toegezegd op basis van de oorspronkelijke ETA. Zonder gedeeld zicht op de status van de zending hoor je dat pas als de dealer zelf belt. Een actuele ETA per zending, zichtbaar voor het hele dealernetwerk, voorkomt die verrassing.
Valt een fabriek in Azië tijdelijk uit of loopt de levertijd op, dan moet je snel weten welke andere leverancier hetzelfde artikel kan leveren en tegen welke voorwaarden. Zonder centraal overzicht van alternatieve bronnen per artikel zoek je dat op uit oude e-mails. Alternatieve leveranciers per artikel vastgelegd, met prijs en levertijd, versnelt dat zoekwerk aanzienlijk.
Zo loopt een zending van bestelling bij de fabriek tot factuur aan de dealer:
De order wordt geplaatst in de valuta van de leverancier, met aanbetaling en resterend saldo bij aflevering. De verwachte landed cost per artikel wordt al bij het plaatsen van de order geschat.
Vanaf vertrek uit de haven van herkomst tot lossing bij jouw magazijn is de actuele status van de zending zichtbaar, inclusief eventuele vertraging in de ETA.
Douanewaarde, invoerrechten en overige kosten worden vastgelegd per zending en verdeeld over de artikelen erin, zodat de werkelijke kostprijs per stuk bekend is zodra de container is gelost.
Binnenkomende voorraad wordt verdeeld naar het eigen magazijn en eventuele regionale voorraadpunten, met het prijsniveau van elke dealer al gekoppeld aan het artikel.
Een dealer bestelt tegen zijn eigen prijsniveau en regio-afspraak. De factuur en de marge per dealer worden automatisch afgezet tegen de werkelijke landed cost van die partij artikelen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Documenten voor de douaneaangifte gaan rechtstreeks naar je expediteur, inclusief HS-codes en douanewaarde per zending, zonder dat je gegevens dubbel moet aanleveren.
Inkoop in dollars of yuan en verkoop in euro's sluiten beide aan op je boekhoudpakket, met het koersverschil tussen bestel- en betaaldatum apart zichtbaar.
De actuele status en ETA van een zeecontainer worden opgehaald bij de rederij, zodat je dealernetwerk niet hoeft te bellen voor een update.
Voorraad en prijsniveaus zijn te koppelen aan de eigen webshop of het bestelsysteem van een dealer, zodat die zelf zijn actuele beschikbaarheid ziet.
De GrowMate-app, ingericht voor een distributiebedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij invoer van buiten de EU bepaalt het Douanewetboek van de Unie hoe de douanewaarde wordt vastgesteld, inclusief kosten die niet altijd op de factuur van de leverancier staan. Een onjuiste waardebepaling levert bij controle een naheffing en boeterente op. Douanewaarde die per zending is opgebouwd uit alle kostencomponenten staat direct klaar voor de aangifte.
Zonder fabrikant binnen de EU wordt de importeur het aanspreekpunt voor productveiligheid en CE-markering van het geïmporteerde artikel. Certificaten en conformiteitsverklaringen per artikel en per zending vastleggen voorkomt dat je bij een controle of terugroepactie met lege handen staat.
Een distributieovereenkomst met de fabrikant regelt vaak welk gebied en welke dealers exclusief mogen verkopen, en tegen welke minimumprijs. Zonder vastgelegde regio- en prijsafspraken per dealer is niet te bewijzen dat je die afspraak zelf naleeft als de fabrikant erom vraagt.
Een dealerportaal met contactgegevens, orders en prijsafspraken van tientallen dealers valt onder dezelfde AVG-verplichtingen als reguliere klantdata. Rollenbeheer per dealer voorkomt dat de ene dealer de prijsafspraken van een concurrerende dealer kan inzien.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste importeurs en distributeurs mee beginnen.
De kern voor elke importeur: weten wat je hebt besteld, waar het schip is en in welke valuta je betaalt.
Zodra de container in Europese wateren is, moet de werkelijke kostprijs per artikel kloppen voordat je verkoopt.
Voor distributeurs die via een netwerk van dealers verkopen tegen verschillende prijsniveaus en kredietafspraken.
Als het inkoop- en dealerproces staat, wil je per artikel, zending en dealer de werkelijke marge kunnen zien.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De werkelijke kostprijs van een artikel inclusief inkoopprijs, vracht, invoerrechten en overige kosten tot en met aankomst in je eigen magazijn.
De waarde waarover invoerrechten worden berekend, die niet altijd gelijk is aan de factuurprijs van de leverancier door bijkomende kostenposten.
De internationale goederencode die bepaalt onder welk tarief en welke regels een artikel bij invoer valt.
Het prijs- en kortingsniveau dat aan een specifieke dealer is toegekend, vaak gebaseerd op omzet, regio of exclusiviteit.
De internationale leveringsvoorwaarde die bepaalt vanaf welk punt in het traject risico en kosten van leverancier naar importeur overgaan.
Ja. Vracht, invoerrechten en bijkomende kosten worden per zending ingevoerd en volgens gewicht, waarde of aantal verdeeld over de artikelen erin. Zodra de container is gelost, staat de werkelijke kostprijs per artikel klaar voor de voorraadwaardering.
Ja. Elke dealer krijgt een eigen prijsniveau en regio-afspraak. Bestelt een dealer, dan gelden automatisch zijn eigen voorwaarden, zonder dat je per order handmatig een prijs hoeft te kiezen.
De actuele status en verwachte aankomstdatum van een zending zijn zichtbaar voor je eigen team en, als je dat wilt, voor de betrokken dealers. Verandert de ETA, dan zie je dat direct in plaats van via een telefoontje van de rederij.
GrowMate legt de regio- en prijsafspraak per dealer vast en maakt zichtbaar tegen welke voorwaarden een dealer heeft besteld. Of een dealer zich aan zijn afzetgebied houdt, is daarmee te controleren op basis van je eigen orderdata.
Ja. De koers op besteldatum en op betaaldatum worden apart geboekt, zodat het koersverschil zichtbaar is in je resultaat in plaats van onzichtbaar verwerkt in de kostprijs.
Nee. De meeste importeurs laten de boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor inkoop, containers, douane en het dealerportaal, met een koppeling naar het bestaande boekhoudpakket.
Wat de implementatie kost, hangt af van hoeveel inkoopstromen en dealerniveaus je wilt inrichten, tegen een uurtarief van € 90. Met containerbeheer, landed cost en een dealerportaal zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een distributiebedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.