Eén raamcontract met een gemeente levert al gauw veertig bestellers op, elk met hun eigen kostenplaats en besteldrempel. Wie dat in losse spreadsheets naast de webshop bijhoudt, ontdekt de fout pas als de factuur wordt afgekeurd door de crediteurenadministratie van de klant. GrowMate koppelt bestelportaal, raamcontract, voorraad en facturatie aan elkaar.
Een kantoorartikelenhandel verkoopt zelden aan één contactpersoon. Een raamcontract met een zorginstelling of gemeente levert tientallen bestellers op, verspreid over afdelingen die elk hun eigen kostenplaats voeren. De ene besteller mag koffie en papier bestellen tot driehonderd euro per maand, de andere heeft budget voor het complete assortiment inclusief kantoormeubilair. Zonder een systeem dat per klant, per afdeling en per artikel de juiste prijsafspraak en kostenplaats onthoudt, verzand je in creditnota's en discussies over wie welke rekening moet betalen.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw assortiment en jouw klantenportefeuille past: een bestelportaal waar besteldrempels en kostenplaatscodes automatisch worden afgedwongen, prijsafspraken per raamcontract, voorraad over eigen magazijn en dropshipzendingen van leveranciers, en e-facturatie voor opdrachtgevers die dat verplicht stellen. Consultants richten dit in op jouw klantenportefeuille, binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk kantoorartikelenhandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een besteller van de klant mag tot een bepaald bedrag bestellen zonder akkoord van zijn leidinggevende. Staat die grens nergens vastgelegd in je eigen systeem, dan komt de overschrijding pas aan het licht als de factuur terugkomt van de crediteurenadministratie van de klant. Met besteldrempels per kostenplaats in het bestelportaal wordt een order boven de grens automatisch tegengehouden voordat hij de deur uitgaat.
Aan het eind van de maand gaat er één factuur naar de klant met honderd orderregels. Staat daar geen kostenplaats bij, dan moet de administratie van de klant zelf uitzoeken welke afdeling wat besteld heeft, en dat kost je de volgende herbestelling. Facturatie per kostenplaats splitst dezelfde factuur automatisch naar de juiste budgethouder.
De jaarlijkse indexering staat in het contract, maar wordt in de praktijk vaak vergeten door te voeren omdat niemand een signaal krijgt. Twee jaar op de oude prijs verkopen aan je grootste klant kost meer marge dan een verloren order. Contractbeheer signaleert het indexeringsmoment en past de prijslijst van die klant automatisch aan.
Eenzelfde besteller bestelt soms via de accountmanager, soms via het online portaal en soms telefonisch bij binnendienst. Zodra die kanalen los van elkaar draaien, krijgt de klant drie verschillende prijzen voor hetzelfde artikel en moet je credit geven om het recht te zetten. Eén prijsafspraak per klant die overal wordt toegepast voorkomt die discussie.
Grote kantoormeubelen of specialistische artikelen laat je vaak rechtstreeks door de fabrikant naar de klant sturen, terwijl jij factureert. Komt de zending eerder of later aan dan de factuur, dan belt de klant over een levering die je zelf nog niet hebt geregistreerd. Dropshipzendingen worden gekoppeld aan dezelfde order, zodat factuur en aflevering bij elkaar blijven.
Je brengt zelf verpakt papier, cartridges en kantoorbenodigdheden op de markt, en aan het eind van het jaar moet je kunnen aantonen hoeveel verpakkingsmateriaal dat samen was. Zonder registratie per artikel reconstrueer je die cijfers uit een jaar aan inkoopfacturen. Met verpakkingsgewicht vastgelegd per artikel staat de jaaropgave al klaar.
Zo loopt een bestelling van raamcontract tot factuur bij een facilitaire groothandel:
Looptijd, indexeringsmoment en de prijsafspraken per artikelgroep staan vast bij het contract van de klant. Dat is meteen de basis voor elke bestelling die daarna binnenkomt, ongeacht via welk kanaal.
Per afdeling van de klant staat vast wie mag bestellen, tot welk bedrag en op welke kostenplaats dat terechtkomt. Nieuwe bestellers krijgen alleen toegang tot het assortiment en de prijzen die voor hun afdeling gelden.
Ongeacht het kanaal komt de order met dezelfde prijsafspraak en kostenplaats binnen. Overschrijdt een besteller zijn drempel, dan gaat de order eerst langs een goedkeuring bij de klant.
Voorraad uit eigen magazijn wordt gepickt en verzonden naar het juiste bezorgadres binnen het pand; artikelen die rechtstreeks van de fabrikant komen, worden als dropshipzending aan dezelfde order gekoppeld.
De factuur wordt gesplitst per kostenplaats of, waar nodig, als e-factuur aangeleverd. Daarna zie je per klant en per artikelgroep of de afgesproken marge nog klopt met de werkelijke inkoopprijs.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Overheidsklanten en veel onderwijsinstellingen ontvangen facturen het liefst via het PEPPOL-netwerk. Facturen gaan automatisch in het juiste formaat de deur uit, zonder los portaal per opdrachtgever.
Verkoopfacturen, creditnota's en betalingen sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief de kostenplaatscodes van je klanten voor een sluitende administratie aan beide kanten.
Verzendlabels en track & trace voor pakketvervoerders die op kantoren en instellingen bezorgen, inclusief aflevering op de juiste verdieping of afdeling van het pand.
Grote opdrachtgevers bestellen soms rechtstreeks vanuit hun eigen inkoopsysteem via een gekoppelde catalogus. Bestellingen komen automatisch binnen, mét de kostenplaats van de besteller erbij.
De GrowMate-app, ingericht voor een kantoorartikelenhandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Contracten met gemeenten, scholen en zorginstellingen komen vaak tot stand via een aanbesteding onder de Aanbestedingswet, met een vaste looptijd, prijsindexering en een verplicht afroepproces per bestelling. Wie dat naast de reguliere verkoop in losse bestanden bijhoudt, mist het moment waarop een contract verlengd of heraanbesteed moet worden. Contractbeheer bewaakt looptijd en indexering per raamcontract, los van je overige klanten.
Gemeenten, onderwijsinstellingen en zorginstellingen die via een aanbesteding inkopen, eisen vaak een elektronische factuur die rechtstreeks in hun inkoopsysteem landt. Wie dat per klant los regelt, verliest tijd aan portalen en foutmeldingen. GrowMate genereert de e-factuur in het formaat dat de opdrachtgever eist, gekoppeld aan het juiste raamcontract en de kostenplaats van de besteller.
Als kantoorartikelenhandel breng je zelf verpakte producten en verpakkingsmateriaal op de markt, waarvoor een registratie- en rapportageplicht geldt over de hoeveelheden die je jaarlijks in omloop brengt. Zonder centrale registratie per artikel moet je die cijfers elk jaar handmatig reconstrueren uit inkoopfacturen van je leveranciers.
Eén raamcontract met een grote opdrachtgever levert al snel tientallen bestellersaccounts op, elk met naam, e-mailadres en een gekoppelde kostenplaats. Wisselt een medewerker van afdeling of vertrekt die, dan moet toegang direct worden aangepast. Rollenbeheer per klant en per kostenplaats voorkomt dat oude accounts nog kunnen bestellen op andermans budget.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste kantoorartikelen- en facilitaire handel mee beginnen.
Dit is het proces dat elke dag draait: bestellingen die binnenkomen, voorraad die klopt en de eerste factuur die de deur uitgaat.
Voor klanten met een raamcontract en meerdere afdelingen die elk hun eigen budget en kostenplaats bewaken.
Als opdrachtgevers e-facturatie eisen of je vaker met dropshipzendingen van leveranciers werkt.
Zodra het bestelproces stabiel draait, wil je per klant en artikelgroep zien of de afgesproken marge standhoudt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het maximale orderbedrag dat een besteller zonder aanvullende goedkeuring mag uitgeven, vaak per kostenplaats of afdeling verschillend ingesteld.
De interne code van de klant waarmee een afdeling of budgethouder herkenbaar is op de factuur, nodig om een verzamelfactuur intern door te belasten.
Een langlopend contract met vaste prijzen en voorwaarden, waarbinnen de klant losse bestellingen afroept zonder telkens opnieuw te onderhandelen.
Een koppeling waarmee een besteller vanuit het inkoopsysteem van zijn eigen organisatie direct in jouw assortiment en prijsafspraak terechtkomt.
Een bestelling die rechtstreeks vanaf de fabrikant of een andere groothandel naar de eindklant gaat, terwijl de factuur en administratie bij jou blijven.
Ja. Per kostenplaats stel je een besteldrempel en een assortiment in. Een besteller die zijn drempel overschrijdt, ziet dat direct in het portaal en de order gaat pas door na goedkeuring bij de klant zelf.
Ja. Beide kanalen gebruiken dezelfde prijsafspraak, voorraad en kostenplaatsindeling van de klant. Een order die de accountmanager invoert, telt mee in dezelfde voorraad en marge als een order via het portaal.
De order blijft bij jou geregistreerd voor facturatie en marge, terwijl de fabrikant rechtstreeks aan de klant levert. Aflevermelding van de fabrikant wordt aan dezelfde order gekoppeld, zodat je nooit een dropshipzending mist bij het factureren.
Ja. Facturen worden in het formaat aangeleverd dat de opdrachtgever vereist, gekoppeld aan het juiste raamcontract. Je hoeft niet per gemeente een los portaal bij te houden.
Ja. Bij elk raamcontract staat het indexeringsmoment vast. Ruim voor die datum krijg je een signaal, zodat de nieuwe prijslijst op tijd klaarstaat in plaats van dat je een jaar te laat corrigeert.
In de meeste gevallen zetten we het bestelportaal, de voorraad en de facturatie in GrowMate, met een koppeling naar je bestaande boekhoudpakket, zodat je financiële administratie blijft staan waar hij nu staat.
De eenmalige implementatie reken je af tegen € 90 per uur, afhankelijk van hoeveel raamcontracten en kostenplaatsen je meteen wilt inrichten. Met bestelportaal, kostenplaatsen, voorraad en facturatie zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een kantoorartikelenhandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.