Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bij een kantoorartikelenhandel is om meteen het volledige bestelportaal, alle kostenplaatsstructuren en automatische inkoopvoorstellen tegelijk aan te zetten. In de praktijk werkt dat averechts, omdat elke nieuwe klant zijn eigen kostenplaatsindeling en bestellersgroepen meebrengt. Zet je dat in één keer voor je hele klantenbestand klaar, dan loop je vast in uitzonderingen voordat er één bestelling is geplaatst. Beter is het om te starten met de klanten die al een raamcontract hebben, en de rest van je assortiment daaromheen op te bouwen.
Daarom richten we eerst het bestelportaal met kostenplaatscontrole in voor je grootste raamcontracten, samen met de reguliere voorraad en verkoopfacturatie. Dat is het proces dat elke dag draait en waar bestellers meteen mee te maken krijgen. E-facturatie richting overheid, dropshipzendingen en de uitgebreide margeanalyse per artikelgroep volgen zodra het bestelproces zelf stabiel loopt en de eerste facturen kloppend de deur uitgaan.
De modulesets voor een kantoorartikelenhandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: bestellen en voorraad
Dit is het proces dat elke dag draait: bestellingen die binnenkomen, voorraad die klopt en de eerste factuur die de deur uitgaat.
Klant, contract en kostenplaats
Voor klanten met een raamcontract en meerdere afdelingen die elk hun eigen budget en kostenplaats bewaken.
Facturatie op maat van de klant
Als opdrachtgevers e-facturatie eisen of je vaker met dropshipzendingen van leveranciers werkt.
Inzicht en marge
Zodra het bestelproces stabiel draait, wil je per klant en artikelgroep zien of de afgesproken marge standhoudt.
Wat elke module doet voor kantoorartikelen- en facilitaire handel
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een kantoorartikelenhandel betekent |
|---|---|---|
| Groothandel | Branchemodules | De branchemodule voor B2B-handel: staffelprijzen, backorders en klantspecifiek assortiment. Het fundament waar de kostenplaats- en raamcontractmodules op aansluiten. |
| B2B-bestelportaal | E-commerce & Retail | Bestellers van je klant bestellen tegen hun eigen prijsafspraak en kostenplaats, met de besteldrempel van hun afdeling automatisch bewaakt. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Elke orderregel krijgt de kostenplaats van de besteller mee, zodat een verzamelfactuur direct intern kan worden doorbelast bij de klant. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Staffelkortingen en de afgesproken prijs per raamcontract worden automatisch toegepast, ongeacht via welk kanaal de order binnenkomt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Looptijd en indexeringsmoment per raamcontract staan vast. Je krijgt tijdig een signaal in plaats van jarenlang op de oude prijs te blijven leveren. |
| Kredietbewaking | Financieel & Boekhouding | Orders boven het afgesproken kredietplafond van een klant of een kostenplaats worden automatisch tegengehouden voordat ze worden verzonden. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Alle bestellers, kostenplaatsen en contactpersonen van één klantorganisatie op één kaart, inclusief wie namens welke afdeling bestelt. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Facturen in je huisstijl, automatisch gesplitst per kostenplaats zodat de klant intern niet zelf hoeft uit te zoeken wie wat besteld heeft. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Gemeenten, scholen en zorginstellingen die via een aanbesteding inkopen, ontvangen de factuur in het formaat dat hun inkoopsysteem eist. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Vaste periodieke leveringen zoals koffie- en waterabonnementen gaan automatisch de deur uit, zonder dat de administratie ze los moet aanmaken. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Actuele voorraad per artikel en magazijn, zodat een besteller nooit iets bestelt wat je pas over twee weken weer op voorraad hebt. |
| Automatische inkoopvoorstellen | Voorraad & Magazijn | Bestellijsten op basis van verbruik per klantengroep, zodat je grootste raamcontracten nooit tegen een lege plank aanlopen. |
| Dropshipment | Voorraad & Magazijn | Zendingen die rechtstreeks van de fabrikant naar de klant gaan, blijven administratief gekoppeld aan jouw order en factuur. |
| Verzendlabels | Logistiek & Transport | Labels voor de vervoerder die op kantoren en instellingen bezorgt, met het juiste bezorgadres tot op de afdeling van de besteller. |
| Pakbonnen & picklijsten | Logistiek & Transport | Picklijsten per order of gebundeld per klant, zodat een grote raamcontractklant in één keer correct wordt beleverd. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Werkelijke marge per klant en artikelgroep, zodat je ziet welk raamcontract nog rendeert en welk contract toe is aan herziening. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande orders, geblokkeerde bestellingen op budget en de status van je raamcontracten, zonder los rapport op te vragen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een kantoorartikelenhandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een kantoorartikelenhandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met het bestelportaal of eerst de voorraad op orde?
Meestal starten we met de klanten die al een raamcontract hebben: bestelportaal, kostenplaats en voorraad voor die groep tegelijk. Klanten zonder raamcontract volgen daarna, zodra dat proces bewezen goed loopt.
Is er een aparte module voor besteldrempels per kostenplaats?
Besteldrempels worden ingericht binnen het B2B-bestelportaal, gekoppeld aan de kostenplaatsstructuur van de klant. Er is geen losse module nodig; het is onderdeel van de inrichting per klant.
Kunnen we e-facturatie later toevoegen als een klant dat pas over een jaar eist?
Ja. E-facturatie sluit aan op de bestaande facturatie en gebruikt dezelfde klant- en ordergegevens. Je richt hem in zodra de eerste klant erom vraagt, zonder de rest van het proces opnieuw op te zetten.
Werkt de branchemodule Groothandel ook voor onze eigen webshop aan particulieren?
Ja, maar dan vul je die aan met webshopkoppeling en online betalingen. De branchemodule regelt staffelprijzen en klantspecifiek assortiment; de webshopkant richten we los daarop in als je die twee stromen naast elkaar voert.