Een garage belt om elf uur voor een remklauw die er om half een moet zijn, en de vraag is niet alleen of je hem op voorraad hebt, maar ook of het het originele OEM-nummer is of een aftermarket-equivalent dat past. In de autopartsgroothandel draait alles om snelheid en de juiste kruisverwijzing tussen onderdelennummers. GrowMate koppelt artikelbeheer, rondeplanning en retourverwerking aan elkaar, zodat de juiste bout op tijd bij de juiste bank ligt.
Een autopartsgroothandel werkt met tienduizenden artikelnummers, waarbij hetzelfde onderdeel onder een ander nummer bekend kan zijn bij verschillende fabrikanten en merken. Garages bestellen vaak pas als de auto al op de brug staat, en verwachten dat het onderdeel binnen een paar uur wordt bezorgd, soms twee of drie keer op één dag. Wie dat met een papieren ordermap en een chauffeur die zelf moet onthouden welke garage waar zit probeert bij te benen, verliest de race tegen de klok.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een onderdelenhandel past: artikelbeheer met OEM- en aftermarketkruisverwijzing, meerdere rondeplanningen per dag, retourenbeheer voor onderdelen die niet passen of verkeerd besteld zijn, en een bestelportaal waar garages zelf hun voorraad kunnen checken. Consultants richten dit in op jouw assortiment en jouw rayon, live binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk autopartsgroothandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De garage vraagt om een onderdeel met een OEM-nummer, terwijl het in jouw systeem onder een aftermarket-artikelnummer staat. Zonder kruisverwijzing tussen nummers kost het zoeken kostbare minuten terwijl de klant aan de lijn wacht. Artikelbeheer met kruisverwijzing vindt het juiste artikel op elk nummer dat de garage noemt.
Halverwege de ochtend komt er een spoedbestelling bij die niet in de geplande ronde past, maar wel binnen het uur ergens moet zijn. Zonder actuele routeplanning improviseert de chauffeur zelf, wat ten koste gaat van de rest van zijn ronde. Dynamische routeplanning past een tussentijdse bestelling in zonder de andere stops te vertragen.
Een garage bestelt het verkeerde onderdeel of ontdekt dat de auto toch een ander type blijkt te zijn, en het onderdeel komt retour. Als dat niet snel wordt verwerkt in voorraad en creditnota, sta je een deel van je voorraad kwijt te zijn zonder dat het klopt met de administratie.
Bij duizenden kleine artikelen met een hoge omloopsnelheid ontstaan er kleine verschillen tussen systeem en werkelijkheid die zich opstapelen. Cyclische telling zonder het magazijn stil te leggen houdt die verschillen klein in plaats van dat je één keer per jaar schrikt.
Een garage wil soms bewust het goedkopere aftermarket-alternatief, en soms juist het originele OEM-onderdeel voor een garantiekwestie. Als beide opties niet naast elkaar zichtbaar zijn bij het bestellen, verkoop je niet altijd wat het beste bij de vraag past.
Grotere garagebedrijven en ketens hebben vaak eigen staffelprijzen die per artikelgroep verschillen. Als die afspraken niet automatisch worden toegepast bij het bestellen, ontstaan er facturen die achteraf gecorrigeerd moeten worden.
Zo loopt een spoedbestelling door GrowMate bij een autopartsgroothandel:
De garage belt, mailt of bestelt via het portaal met een OEM- of aftermarketnummer. Het systeem herkent het artikel via kruisverwijzing en toont direct de actuele voorraad en de prijsafspraak van die garage.
De bestelling wordt automatisch ingepast in de eerstvolgende geplande ronde of, bij spoed, in een aparte rit, zonder dat de rest van de dagplanning handmatig hoeft te worden herzien.
Het onderdeel wordt gepickt met scanning op artikelnummer, zodat een onderdeel dat lijkt op een ander nummer niet per ongeluk wordt meegegeven.
De chauffeur levert af bij de werkplaats, met digitale aftekening en de mogelijkheid om direct een retour van een eerder geleverd onderdeel mee terug te nemen.
Geleverde onderdelen gaan tegen de afgesproken staffelprijs de factuur in, en meegenomen retouren worden verwerkt als creditnota zodra ze zijn gecontroleerd op staat en volledigheid.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Facturen en creditnota's van retouren worden automatisch doorgeboekt naar je boekhoudpakket, zonder handmatige nabewerking.
Garages zoeken zelf op OEM- of aftermarketnummer, zien actuele voorraad en plaatsen bestellingen tegen hun eigen staffelprijs.
Grotere garageketens en franchiseformules sturen bestellingen via EDI-berichten die automatisch als order binnenkomen.
Naast eigen bezorgrondes kunnen spoedzendingen buiten het rayon via een pakketdienst worden verstuurd, met track & trace voor de garage.
De GrowMate-app, ingericht voor een autopartsgroothandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij levering van onderdelen die onder garantie vallen, moet je kunnen aantonen welk onderdeel op welk moment aan welke garage is geleverd. Serienummer- en leveringsregistratie per order geeft die onderbouwing bij een garantiediscussie met de fabrikant.
Onderdelen met eigen typegoedkeuring of veiligheidsrelevante functie moeten voorzien zijn van correcte etikettering en typeaanduiding. Artikelregistratie met kruisverwijzing houdt bij welke typegoedkeuring bij welk artikelnummer hoort.
Retouren van onderdelen die niet passen of verkeerd besteld zijn, moeten volgens vaste voorwaarden worden beoordeeld voordat ze weer als verkoopbare voorraad gelden. Retourregistratie met controle vóór terugboeking voorkomt dat een beschadigd onderdeel opnieuw wordt verkocht.
Onderdelen die vloeistoffen bevatten, zoals accu's of bepaalde remvloeistofcomponenten, kunnen onder regels voor gevaarlijke stoffen vallen bij opslag en transport. Aparte registratie van deze artikelgroep helpt aantonen dat opslag en verzending volgens de juiste voorschriften verlopen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste autoparts-groothandel mee beginnen.
Zonder betrouwbare artikelnummers en actuele voorraad is elke belofte aan een garage over levertijd giswerk.
De garage werkt op de klok van de brug, niet op die van de groothandel; dit is waar dat tempo wordt waargemaakt.
Voor onderdelen die terugkomen of moeten worden aangevuld bij OEM- en aftermarketleveranciers.
Als voorraad en logistiek staan, volgt facturatie en een portaal waarmee garages zelf kunnen bestellen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een onderdeel geproduceerd door of namens de originele fabrikant van het voertuig, in tegenstelling tot een aftermarket-alternatief.
Onderdelen van derde partijen die functioneel gelijkwaardig zijn aan het originele onderdeel, vaak tegen een lagere prijs.
De koppeling tussen verschillende artikelnummers, merken en leveranciers die naar hetzelfde of een vergelijkbaar onderdeel verwijzen.
Return Merchandise Authorization: de geautoriseerde retourprocedure waarmee een teruggestuurd onderdeel wordt beoordeeld en verwerkt.
Het vaste bezorggebied van een chauffeur of rondeplanning, waarbinnen garages meerdere keren per dag beleverd kunnen worden.
Ja. Artikelbeheer met kruisverwijzing koppelt OEM-nummers, aftermarketnummers en eventuele merkspecifieke codes aan hetzelfde artikel, zodat een garage het onderdeel vindt ongeacht welk nummer hij noemt.
Routeplanning herrekent de volgorde zodra er een nieuwe bestelling bijkomt, en past die in bij de eerstvolgende geplande ronde of als aparte spoedrit, zonder dat de chauffeur zijn hele route handmatig moet omgooien.
De inrichting kost € 90 per uur, met een richtprijs die past bij de omvang van je artikelbestand. Voor artikelbeheer, voorraad, meerdere rondeplanningen en retourenbeheer zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Bestaand artikelbestand met OEM- en aftermarketnummers wordt bij de implementatie ingelezen. Veel autopartsgroothandels vervangen het oude voorraadpakket in één keer, terwijl het kassasysteem aan de balie soms nog even blijft draaien naast het nieuwe systeem.
Een retour wordt bij ontvangst gecontroleerd op staat en volledigheid en direct verwerkt in voorraad en creditnota, zodat je niet aan het einde van de maand ontdekt dat een deel van je voorraad eigenlijk al terug was.
Met een bestelportaal zoeken garages zelf op artikelnummer of omschrijving, zien de actuele voorraad en hun eigen staffelprijs, en plaatsen de bestelling zonder tussenkomst van de binnendienst.
Ja, voor garageketens en franchiseformules die met EDI werken, wordt een koppeling ingericht zodat bestellingen automatisch binnenkomen tegen de afgesproken contractprijs.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een autopartsgroothandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.