Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles in één keer aanzetten, van voorraad tot retouren tot een klantportaal, klinkt efficiënt maar werkt in de onderdelenhandel averechts omdat de druk op het proces al bij de basis ligt: tienduizenden artikelnummers die correct gekoppeld moeten zijn voordat een chauffeur er iets mee kan. Begin je met retourenbeheer voordat de artikelregistratie klopt, dan verwerk je retouren op basis van onbetrouwbare voorraadgegevens en los je niets op.
We richten daarom eerst artikelbeheer met kruisverwijzing en de actuele voorraad in, samen met de basis orderverwerking. Zodra dat staat, volgt de routeplanning voor meerdere rondes per dag, en pas daarna retourenbeheer en het bestelportaal voor garages, die pas nuttig zijn als de onderliggende artikeldata al klopt.
De modulesets voor een autopartsgroothandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: artikelen, voorraad en orders
Zonder betrouwbare artikelnummers en actuele voorraad is elke belofte aan een garage over levertijd giswerk.
Logistiek: meerdere rondes per dag
De garage werkt op de klok van de brug, niet op die van de groothandel; dit is waar dat tempo wordt waargemaakt.
Retouren en inkoop
Voor onderdelen die terugkomen of moeten worden aangevuld bij OEM- en aftermarketleveranciers.
Geld en klantenportaal
Als voorraad en logistiek staan, volgt facturatie en een portaal waarmee garages zelf kunnen bestellen.
Wat elke module doet voor autoparts-groothandel
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een autopartsgroothandel betekent |
|---|---|---|
| Groothandel | Branchemodules | De branchemodule als basis voor klantspecifiek assortiment en staffelprijzen, aangevuld met de artikelnummer- en rondesturing die de onderdelenhandel specifiek nodig heeft. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Actuele voorraad per artikelnummer, zodat een garage aan de telefoon meteen antwoord krijgt of een onderdeel wel of niet op voorraad is. |
| Barcode & QR-scanning | Voorraad & Magazijn | Scannen bij ontvangst en picken voorkomt verwisseling tussen onderdelen die qua vorm op elkaar lijken maar een ander artikelnummer hebben. |
| Cyclische voorraadtelling | Voorraad & Magazijn | Houdt bij een groot artikelbestand met hoge omloopsnelheid de kleine verschillen tussen systeem en werkelijkheid beheersbaar. |
| Locatiebeheer | Voorraad & Magazijn | Bin-locaties per artikel versnellen het picken in een magazijn met duizenden kleine onderdelen op vaste plekken. |
| Routeplanning | Logistiek & Transport | Herrekent de rondes van de dag zodra er een spoedbestelling bijkomt, zodat garages meerdere keren per dag beleverd kunnen worden zonder dat de planner alles handmatig omgooit. |
| Chauffeurs-app | Logistiek & Transport | De chauffeur ziet zijn actuele ronde, tekent leveringen digitaal af en neemt retouren direct mee terug naar het magazijn. |
| Retourenbeheer (RMA) | Logistiek & Transport | Onderdelen die niet passen of verkeerd besteld zijn, worden geregistreerd, beoordeeld en pas na controle weer als verkoopbare voorraad geboekt. |
| Pakbonnen & picklijsten | Logistiek & Transport | Picklijsten per ronde tonen het juiste artikelnummer inclusief kruisverwijzing, zodat een verkeerd onderdeel niet op de bus terechtkomt. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen bij OEM-leveranciers en aftermarketproducenten worden gevolgd tot levering, inclusief signalen bij afwijkende levertijden. |
| Alternatieve leveranciers | Inkoop & Leveranciers | Bij een artikel dat bij de vaste leverancier niet op voorraad is, toont het systeem direct welke andere bron hetzelfde of een gelijkwaardig onderdeel kan leveren. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Staffelprijzen per garage of garageketen worden automatisch toegepast, ook bij spoedbestellingen die snel worden afgehandeld. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Geleverde onderdelen gaan tegen de afgesproken prijs de factuur in, met automatische verwerking van eventuele retouren als creditnota. |
| Creditnota's | Facturatie & Betalingen | Retouren en verkeerd geleverde onderdelen worden na controle direct als creditnota verwerkt en gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. |
| B2B-bestelportaal | E-commerce & Retail | Garages zoeken zelf op artikelnummer, zien actuele voorraad en bestellen tegen hun eigen prijsafspraak, zonder de binnendienst te bellen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een autopartsgroothandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een autopartsgroothandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met voorraad of met retourenbeheer?
Bijna altijd met voorraad en artikelbeheer, want zonder kloppende artikelnummers en actuele voorraad heeft retourenbeheer niets om tegen af te zetten. Retourenbeheer volgt in de tweede fase.
Is een bestelportaal alleen zinvol voor grotere garageketens?
Ook een enkele garage heeft er baat bij om zelf te kunnen zoeken op onderdeelnummer zonder te bellen, maar de grootste tijdwinst zit inderdaad bij klanten die vaak en met spoed bestellen.
Kunnen we later een module voor kruisverwijzing tussen merken toevoegen?
Ja, kruisverwijzing bouwt voort op het bestaande artikelbestand en kan op elk moment worden uitgebreid met extra merken of leveranciers, zonder de bestaande artikelen opnieuw in te voeren.
Wat als onze rondeplanning per regio sterk verschilt?
Routeplanning wordt bij de implementatie ingericht per rayon, met eigen venstertijden en frequenties per regio, zodat een drukke stadsregio anders wordt gepland dan een landelijk gebied met minder stops.