Eén gezin, drie gemeenten in de regio waarvan er twee andere productcodes hanteren, een beschikking die over zes weken afloopt, en een veiligheidsplan dat bij een crisis direct paraat moet zijn: in de jeugdzorg is elke gemeente een andere opdrachtgever met eigen regels. GrowMate houdt beschikking, productcode, trajectplan en veiligheidsplan per jeugdige en per gemeente uit elkaar.
Een jeugdzorgorganisatie werkt niet voor één opdrachtgever, maar voor tientallen gemeenten tegelijk, elk met een eigen beschikking, eigen productcodes en eigen eisen aan verantwoording. Een traject voor een jeugdige loopt via een trajectplan met concrete doelen, en bij een onveilige gezinssituatie komt daar een veiligheidsplan bij dat op elk moment actueel en vindbaar moet zijn. Zonder een systeem dat per gemeente onderscheid maakt, wordt de administratie een uitzoekwerk van welke code, welk tarief en welk rapportageformat bij welke jeugdige hoort.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een jeugdzorgorganisatie past: een trajectdossier per jeugdige met beschikking en veiligheidsplan, contractbeheer dat per gemeente productcodes en tarieven vasthoudt, en rapportages die aansluiten op wat elke gemeente afzonderlijk vraagt. Onze consultants richten dat in op jouw regio en gemeenten, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk jeugdzorgorganisatie terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Dezelfde vorm van jeugdhulp heeft bij de ene gemeente een andere productcode en een ander tarief dan bij de buurgemeente, en een verwisseling leidt tot een afgekeurde factuur. Productcodes die per gemeente zijn vastgelegd bij het contract, voorkomen dat een medewerker dat bij elke declaratie opnieuw moet opzoeken.
Een beschikking dekt een vastgestelde periode, en loopt die af terwijl de hulp nog niet is afgerond, dan ontstaat een gat in de financiering. Een signaal ruim vóór het einde van een beschikking geeft tijd om op tijd een verlenging bij de gemeente aan te vragen.
Bij een onveilige gezinssituatie moet een veiligheidsplan met afspraken en contactpersonen direct beschikbaar zijn, ook voor een waarnemer die het gezin niet kent. Een veiligheidsplan dat prominent bij het dossier staat in plaats van ergens in een map, is bij een crisis meteen te vinden.
De ene gemeente wil een kwartaalrapportage, de andere een jaarverslag in een ander format, en dat kost dubbel werk als het per gemeente helemaal los wordt opgebouwd. Rapportages die uit dezelfde trajectgegevens worden samengesteld, schelen dat elke gemeente een eigen administratie naast de andere wordt.
Jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers moeten voor herregistratie in het Kwaliteitsregister Jeugd voldoende werkervaring en bijscholing aantonen, en dat raakt makkelijk uit beeld tussen de dagelijkse caseload door. Een signaal ruim vóór het verlopen van die registratie voorkomt dat iemand onbedoeld zonder geldige registratie cliënten blijft zien.
Een jeugdige of gezin dat net vertrouwen heeft opgebouwd met een hulpverlener, krijgt bij verzuim of verloop soms een compleet nieuw gezicht zonder overdracht van de opgebouwde context. Een overdracht die het trajectplan en het veiligheidsplan meegeeft aan de nieuwe hulpverlener, voorkomt dat een gezin opnieuw bij nul moet beginnen.
Zo loopt een traject door GrowMate van beschikking tot verantwoording aan de gemeente:
De beschikking van de gemeente, de bijbehorende productcode en de geldigheidsduur komen bij de jeugdige te staan. Dit bepaalt automatisch welk tarief en welke rapportage-eisen bij dit traject horen.
Doelen en de gekozen aanpak worden vastgelegd in het trajectplan, en bij een onveilige gezinssituatie komt daar een veiligheidsplan bij met afspraken en contactpersonen, prominent zichtbaar bij het dossier.
Contactmomenten, voortgang op doelen en eventuele signalen van onveiligheid worden bij elk contact vastgelegd, zodat een waarnemer of nieuwe hulpverlener niet blind hoeft te starten.
Ruim vóór het einde van de beschikking geeft het systeem een signaal, zodat op tijd een verlenging kan worden aangevraagd of het traject bewust wordt afgesloten.
Aan het eind van de periode gaat de declaratie met de juiste productcode naar de gemeente, en wordt de rapportage samengesteld in het format dat die specifieke gemeente vraagt.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties en rapportages worden voorbereid in het format en met de productcodes die elke gemeente afzonderlijk hanteert.
Overdracht met scholen, huisartsen en veiligheidspartners verloopt gestructureerd, binnen de grenzen van wat voor dat gezin is afgesproken over informatiedeling.
Declaraties per gemeente sluiten aan op het boekhoudpakket, met per gemeente een eigen overzicht van openstaande en betaalde bedragen.
Gewerkte uren van ambulante hulpverleners gaan als periodeverwerking naar het salarispakket, inclusief reistijd tussen gezinnen.
De GrowMate-app, ingericht voor een jeugdzorgorganisatie
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Sinds de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor de inkoop en financiering van jeugdhulp, met eigen beschikkingen, tarieven en productcodes per gemeente. Contractafspraken die per gemeente apart worden vastgelegd, voorkomen dat een declaratie bij de verkeerde opdrachtgever of tegen het verkeerde tarief wordt ingediend.
Voor de aanlevering van gegevens over jeugdhulp aan gemeenten gelden vaste berichtenstandaarden, met eigen eisen per gemeente aan wat en hoe wordt aangeleverd. Rapportages die uit de bestaande trajectgegevens worden opgebouwd, houden die aanlevering behapbaar naast de gewone caseload.
Jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers zijn geregistreerd in het Kwaliteitsregister Jeugd en moeten voor herregistratie voldoende werkervaring en bijscholing aantonen. Een signaal ruim voor het verlopen van die registratie voorkomt dat iemand onbedoeld zonder geldige registratie blijft werken.
Gegevens over een jeugdige en zijn gezin zijn gevoelige persoonsgegevens, vaak gedeeld met ketenpartners zoals school of huisarts, met strengere eisen uit de AVG aan wie mag meekijken. Rollen en rechten per medewerker en per ketenpartner houden dat beheersbaar, ook bij een gezin met meerdere betrokken instanties.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste jeugdzorgorganisaties mee beginnen.
De kern voor elke jeugdzorgorganisatie: een trajectdossier per jeugdige met beschikking, productcode en, waar nodig, een veiligheidsplan direct bij de hand.
Voor het declareren met de juiste productcode per gemeente en het opstellen van rapportages die per gemeente kunnen verschillen.
Zodra de basis staat, geeft een portaal gezinnen inzicht en houdt incident- en klachtregistratie de kwaliteit op orde.
Bij ambulante hulpverleners met eigen SKJ-registratie en caseload vragen bevoegdheden, verzuim en privacy om structurele bewaking.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het officiële besluit van een gemeente waarmee jeugdhulp voor een specifieke jeugdige wordt toegekend, inclusief periode en omvang.
De code waarmee een gemeente een specifieke vorm van jeugdhulp aanduidt voor declaratie, die per gemeente kan verschillen.
Een document met concrete afspraken en contactpersonen voor situaties waarin de veiligheid van een jeugdige of gezin in het geding is.
De berichtenstandaard waarmee jeugdzorgorganisaties gegevens over jeugdhulp digitaal uitwisselen met gemeenten.
Het beroepsregister voor jeugdzorgwerkers en gedragswetenschappers, waarin herregistratie afhangt van werkervaring en bijscholing.
Ja. Elke gemeente krijgt eigen productcodes, tarieven en rapportage-instellingen binnen dezelfde inrichting. Een medewerker hoeft dus niet zelf te onthouden welke code bij welke gemeente hoort.
Ja, per jeugdige staat de geldigheidsduur van de beschikking bij het dossier, met een signaal ruim voor de einddatum. Zo kun je op tijd een verlenging aanvragen bij de gemeente in plaats van tegen een gat in de financiering aan te lopen.
GrowMate rekent alleen de eenmalige implementatie tegen € 90 per uur, zonder licenties per medewerker. Voor meerdere gemeenten met eigen productcodes en verantwoording zit een organisatie van deze omvang doorgaans in het pakket Groei of Bloei.
Lopende trajecten, beschikkingen en veiligheidsplannen worden bij de implementatie ingelezen, per gemeente correct toegewezen. Kies bij voorkeur een overstapmoment buiten een grote verantwoordingsronde om.
Een veiligheidsplan staat prominent bij het dossier van de jeugdige, met contactpersonen en afspraken direct zichtbaar, ook voor een collega die het gezin niet kent. Zo hoeft niemand bij een crisis eerst te zoeken naar het juiste document.
Ja, rapportages worden opgebouwd uit dezelfde trajectgegevens maar in het format dat elke gemeente vraagt. Dat bespaart dat elk rapport handmatig opnieuw wordt samengesteld.
Per medewerker staat de registratiestatus en de bijbehorende vervaldatum vast, met een signaal ruim voordat herregistratie nodig is. Dat maakt bijscholing plannen in plaats van achteraf haasten.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een jeugdzorgorganisatie.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.