Een ontwerp groeit van schetsontwerp naar voorontwerp, definitief ontwerp en een vergunningaanvraag bij de gemeente, en eindigt met bouwvergaderingen waarin de architect toezicht houdt op wat er daadwerkelijk wordt gebouwd. Bij elke fase hoort een eigen honorarium en een tekeningversie die naar een andere partij gaat: de klant, de gemeente of de aannemer. GrowMate houdt fase, honorarium en tekeningversie bij elkaar, in plaats van verspreid over losse mappen.
Een architectenbureau werkt in vaste ontwerpfasen, van schetsontwerp tot een technisch uitgewerkt bestek, en elke fase heeft een eigen honorarium dat pas verschuldigd is als de klant die fase heeft goedgekeurd. Tegelijk moet een tekening in verschillende vormen de deur uit: een presentatietekening voor de klant, een aanvraagtekening voor de gemeente en een uitvoeringstekening voor de aannemer, en die drie mogen nooit door elkaar lopen. Verandert de klant tussentijds het programma van eisen, dan moet dat in het honorarium en de planning terugkomen, niet alleen in de tekening zelf.
GrowMate is geen vast tekenpakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: projecten met een eigen honorarium per fase, tekeningversies die duidelijk maken welke versie naar de gemeente en welke naar de aannemer ging, en een vergunningtraject dat je laat zien waar het bij de gemeente blijft liggen. Onze consultants richten dat in op jouw manier van ontwerpen, van woninguitbreiding tot grootschalige nieuwbouw, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk architectenbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant stopt soms na het voorontwerp, of vraagt tussentijds om een extra variant, en zonder een honorarium dat per fase is vastgelegd, is onduidelijk wat er dan nog gefactureerd mag worden. Een fase pas laten afsluiten na goedkeuring, met het bijbehorende honorarium direct gekoppeld, voorkomt discussie achteraf over wat er wel en niet is geleverd.
Dezelfde plattegrond bestaat als representatieve tekening voor de klant, als aanvraagtekening voor de gemeente en later als uitvoeringstekening voor de aannemer, en die drie wijken bewust of onbewust van elkaar af. Zonder duidelijk label per doel loopt het risico dat een aannemer met de verkeerde versie aan de slag gaat.
Na indiening bij de gemeente kan een aanvraag weken of maanden onderweg zijn, soms met een verzoek om aanvullende stukken of een welstandsadvies dat een nieuwe tekeningronde vraagt. Zonder overzicht van waar een aanvraag in dat traject staat, ontdek je vertraging pas als de klant er zelf naar vraagt.
Bij bouwvergaderingen en opleveringen ontstaan afwijkingen ten opzichte van de uitvoeringstekening die ergens moeten worden vastgelegd, samen met wie welk opleverpunt oppakt. Blijft dat in losse verslagen hangen, dan is bij een geschil achteraf niet meer te herleiden wat er precies is afgesproken tijdens het toezicht.
Een klant wil na goedkeuring van het definitief ontwerp toch een extra verdieping of een andere indeling, en die wijziging raakt zowel de tekening als het honorarium. Zonder een aparte registratie van die wijziging verdwijnt het extra werk in dezelfde post als de oorspronkelijke opdracht.
Bij bouwwerken onder de kwaliteitsborging moet de onderbouwing van het ontwerp aansluiten op wat een onafhankelijke borger toetst, en dat vraagt om een dossier waarin tekeningversies en revisies helder zijn vastgelegd. Zonder dat overzicht kost afstemming met de borger onnodig veel uitzoekwerk.
Zo loopt een ontwerp door GrowMate, van schetsontwerp tot oplevering:
Per ontwerpfase, van schetsontwerp tot technisch ontwerp, staat het honorarium vast. Pas na goedkeuring van een fase door de klant wordt het bijbehorende bedrag gefactureerd.
Presentatietekening, aanvraagtekening en uitvoeringstekening worden als aparte, gelabelde versies bijgehouden, zodat nooit onduidelijk is welke versie naar wie is gegaan.
De aanvraag bij de gemeente wordt met datum en status bijgehouden, inclusief eventuele verzoeken om aanvullende stukken of een welstandsadvies.
Bouwvergaderingen en opleverpunten worden vastgelegd met verwijzing naar de uitvoeringstekening, zodat afwijkingen herleidbaar blijven tot de afspraak die erover is gemaakt.
Na oplevering wordt het dossier met alle fasen, tekeningversies en toezichtaantekeningen gearchiveerd, en het laatste honorarium gefactureerd.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Tekeningen uit programma's zoals Revit of AutoCAD worden gekoppeld aan het projectdossier, met het doel van de tekening als label: presentatie, aanvraag of uitvoering.
Status en documenten van de vergunningaanvraag blijven gekoppeld aan het projectdossier, zodat je niet apart hoeft bij te houden wat al is ingediend.
Honorarium per fase sluit aan op het boekhoudpakket van het bureau, zonder dubbele invoer van dezelfde factuurregel.
Klanten zien de laatste presentatietekening en de status van hun project, in plaats van steeds te moeten navragen hoe ver het ontwerp is.
De GrowMate-app, ingericht voor een architectenbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De DNR-voorwaarden regelen het honorarium per fase, de aansprakelijkheid en de eigendomsrechten op tekeningen bij ontwerpende bureaus. Een project waarin elke fase apart is goedgekeurd en gefactureerd, sluit direct aan op hoe die voorwaarden zijn opgebouwd.
Bij bouwwerken die onder de kwaliteitsborging vallen, toetst een onafhankelijke kwaliteitsborger of het ontwerp en de uitvoering aan de bouwtechnische voorschriften voldoen. Een dossier met heldere tekeningversies maakt die afstemming met de borger overzichtelijker.
Een omgevingsvergunning wordt digitaal aangevraagd en doorloopt een traject met een wettelijke beslistermijn, die kan worden verlengd bij een uitgebreide procedure. Overzicht van de status per aanvraag voorkomt dat een verlengingsbesluit je overvalt.
Een fout in een ontwerp of een gemiste vergunningsvoorwaarde kan grote gevolgen hebben, wat een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en aantoonbare vakbekwaamheid van het bureau vereist. Een archief per project met alle fasen en beslissingen onderbouwt bij een geschil wat er is afgesproken.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste architectenbureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk architectenbureau. Zonder een honorarium per fase en gelabelde tekeningversies is niet te zeggen wat naar de gemeente of de aannemer is gegaan.
Voor het bewaken van het vergunningtraject bij de gemeente en het vastleggen van wat er tijdens bouwtoezicht wordt afgesproken.
Zodat een gewijzigd programma van eisen leidt tot herzien honorarium in plaats van onbetaald extra werk.
Voor bureaus met meerdere architecten waar registratie en vakbekwaamheid net zo goed geregeld moeten zijn als het ontwerp zelf.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De eerste ontwerpfase waarin de hoofdlijnen van een gebouw of verbouwing op hoofdlijnen worden vastgelegd, vaak als basis voor het gesprek met de klant.
De vergunning die nodig is om te mogen bouwen of verbouwen, aangevraagd bij de gemeente en doorlopend via het Omgevingsloket.
De standaardvoorwaarden voor opdrachten aan ontwerpende bureaus, met afspraken over honorarium per fase, aansprakelijkheid en eigendom van tekeningen.
De partij die namens de opdrachtgever controleert of de uitvoering aansluit op de bouwtechnische eisen, met een eigen dossier naast dat van de architect.
De rol van de architect tijdens de bouw, waarbij wordt gecontroleerd of de uitvoering overeenkomt met de uitvoeringstekening.
Ja. Zodra een klant een fase zoals het voorontwerp goedkeurt, kan het bijbehorende honorarium worden gefactureerd. Stopt een klant na een fase, dan is precies duidelijk wat al is geleverd en gefactureerd.
Elke tekening krijgt een label voor het doel waarvoor hij bedoeld is: presentatie, vergunningaanvraag of uitvoering. Alleen de laatste, gelabelde uitvoeringstekening is zichtbaar als de geldende versie voor de aannemer.
Ja. Lopende ontwerpen met hun fasen, tekeningversies en de status van een eventuele vergunningaanvraag worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet opnieuw begint met een project dat al loopt.
De eenmalige inrichting wordt afgerekend tegen € 90 per uur, zonder abonnement per gebruiker. Een bureau met fasering, tekeningversies en honorariumfacturatie komt doorgaans uit rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, met support en hosting als losse keuze erbovenop.
Ja. Datum van indiening, gevraagde aanvullende stukken en de verwachte beslistermijn staan bij het projectdossier, zodat je vertraging bij de gemeente ziet voordat de klant er zelf naar vraagt.
Ja. Opleverpunten worden met een checklist per bouwvergadering afgevinkt en gekoppeld aan de uitvoeringstekening, zodat een afwijking herleidbaar blijft tot de afspraak die erover is gemaakt.
Ja. Tekeningen uit programma's zoals Revit of AutoCAD worden gekoppeld aan het projectdossier met een label voor hun doel, zonder dat je van tekenpakket hoeft te wisselen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een architectenbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.