Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om fasering, tekeningversies, vergunningtraject, toezicht en HR in één keer aan te zetten. Bij een architectenbureau werkt dat averechts, omdat het onderscheid tussen presentatie-, aanvraag- en uitvoeringstekening de basis is waarop honorarium, vergunning en toezicht allemaal steunen. Zet je alles tegelijk aan zonder dat onderscheid eerst scherp te hebben, dan blijft het risico dat een verkeerde tekeningversie bij de aannemer belandt net zo groot als voorheen.
Daarom richten we eerst de projectfasering met honorarium per fase en het gelabelde versiebeheer van tekeningen in, omdat dat de kern is van hoe een architectenbureau werkt. Loopt dat een aantal projecten stabiel, dan sluiten we het vergunningtraject en het toezicht tijdens de bouw aan, en pas daarna de bredere rapportages over winstgevendheid per fase.
De modulesets voor een architectenbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: fasen, honorarium en tekeningversies
Dit is de kern van elk architectenbureau. Zonder een honorarium per fase en gelabelde tekeningversies is niet te zeggen wat naar de gemeente of de aannemer is gegaan.
Vergunning en toezicht
Voor het bewaken van het vergunningtraject bij de gemeente en het vastleggen van wat er tijdens bouwtoezicht wordt afgesproken.
Geld: honorarium en meerwerk
Zodat een gewijzigd programma van eisen leidt tot herzien honorarium in plaats van onbetaald extra werk.
Team en compliance
Voor bureaus met meerdere architecten waar registratie en vakbekwaamheid net zo goed geregeld moeten zijn als het ontwerp zelf.
Wat elke module doet voor architectenbureaus
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een architectenbureau betekent |
|---|---|---|
| Projectplanning | Projecten & Uren | Een ontwerp wordt opgedeeld in vaste fasen, van schetsontwerp tot technisch ontwerp, elk met een eigen deadline richting de klant en de gemeente. |
| Mijlpaalfacturatie | Projecten & Uren | Het honorarium per fase wordt pas gefactureerd zodra de klant die fase heeft goedgekeurd, in plaats van te wachten op afronding van het hele ontwerp. |
| Versiebeheer | Documenten & Workflow | Presentatie-, aanvraag- en uitvoeringstekening worden als aparte, gelabelde versies bijgehouden, zodat nooit onduidelijk is welke versie naar de gemeente of de aannemer is gegaan. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Goedkeuring van een ontwerpfase door de klant wordt digitaal vastgelegd, zodat een discussie achteraf over wat er precies is geaccordeerd wordt voorkomen. |
| Taakbeheer | Projecten & Uren | Stappen in het vergunningtraject, zoals een reactie op de gemeente of een aangevraagd welstandsadvies, staan als losse taken met deadline. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | Tijdens toezicht op de bouw worden opleverpunten volgens een vaste checklist afgevinkt en gekoppeld aan de uitvoeringstekening waar ze bij horen. |
| Gecontroleerde documenten | Kwaliteit & Certificering | Alleen de laatste, goedgekeurde uitvoeringstekening is in omloop bij de aannemer, met een leesbevestiging bij elke nieuwe versie. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in het omgevingsrecht of de eisen van de kwaliteitsborging worden gesignaleerd, zodat een aanvraag niet op verouderde regels wordt gebaseerd. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | De opdrachtbevestiging met honorarium per fase en scope van het ontwerp staat centraal, zodat een uitbreiding van het programma van eisen zichtbaar buiten die scope valt. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Een extra verdieping of gewijzigde indeling na goedkeuring van een fase wordt apart vastgelegd en goedgekeurd voordat het ontwerp erop wordt aangepast. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per fase zie je werkelijke uren tegen het afgesproken honorarium, zodat je weet welke faseafspraken bij een volgend project herzien moeten worden. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Begroot versus werkelijk wordt per fase vergeleken, zodat je ziet of het schetsontwerp of juist de uitvoeringsfase structureel meer tijd kost dan begroot. |
| Klantportaal projecten | Projecten & Uren | Klanten volgen de voortgang van hun ontwerp en de status van de vergunningaanvraag, zonder daarvoor telkens te hoeven bellen. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Registratie en specialisatie van elke architect staan vast, zodat een project bij toezicht op de bouw naar wie daar de meeste ervaring mee heeft gaat. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Bijscholing over regelgeving en ontwerpmethodiek per architect wordt bijgehouden, zodat kennis over gewijzigde eisen aantoonbaar op peil blijft. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Beroepsregistraties worden bewaakt op geldigheid, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wie een ontwerp mag ondertekenen richting de gemeente. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een architectenbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een architectenbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de ontwerpfasen of met het vergunningtraject?
De meeste bureaus starten met projectfasering, honorarium en tekeningversies, omdat dat de dagelijkse basis van het ontwerpproces is. Het vergunningtraject en toezicht sluiten we in een volgende fase aan.
Is er een aparte inrichting nodig voor bouwtoezicht?
Toezicht bouwt voort op dezelfde projectstructuur, met checklists per opleverpunt en een koppeling naar de uitvoeringstekening. Je hoeft daarvoor geen los systeem naast het ontwerpproces te gebruiken.
Sluit dit aan op een traject met een kwaliteitsborger?
De module gecontroleerde documenten bouwt voort op de bestaande tekeningversies binnen een project, waardoor afstemming met een kwaliteitsborger geen aparte administratie ernaast vraagt.
Wat als we met meerdere architecten aan hetzelfde project werken?
Personeelsdossiers en projectplanning maken duidelijk wie welke fase of welk toezichtmoment onder zich heeft, zodat overdracht binnen hetzelfde project overzichtelijk blijft.