Een jaarrekeningdossier bestaat uit honderden journaalposten, een werkprogramma en aantekeningen die drie jaar later nog moeten kloppen bij een kwaliteitstoetsing. GrowMate verbindt opdrachtplanning, werkprogramma, urenverantwoording en dossiervorming, zodat het seizoen rond jaarrekeningen en aangiftes beheersbaar blijft in plaats van een aaneenschakeling van avonden doorwerken.
In een accountantskantoor draait vrijwel alles rond dezelfde weken: iedereen moet voor 1 april de aangiftes af hebben en voor de zomer de jaarrekeningen, terwijl elk dossier zijn eigen werkprogramma, aantekeningen en openstaande vragen aan de klant heeft. Zodra dat in losse Word-dossiers, een gedeelde schijf en het geheugen van de meest ervaren medewerker zit, ontdek je in de kwaliteitstoetsing pas dat een controlestap is overgeslagen of dat niemand meer weet waarom een post zo geboekt is.
GrowMate is geen vast accountancypakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: dossiervorming per opdracht, werkprogramma's met vaste controlestappen, tijdschrijven per klant en behandelaar, cliëntenonderzoek en een archief dat een toetsing doorstaat. Onze consultants richten dat in op jouw opdrachttypen en je eigen rekeningschema, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk accountantskantoor terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De aangiftetermijn en de jaarrekeningdeadline gelden voor bijna al je klanten tegelijk, waardoor de laatste weken van het seizoen altijd de drukste zijn. Zonder overzicht van welke dossiers waar staan, ontdek je pas op de deadline zelf welke klant nog stukken moet aanleveren. Met een dossierplanning die per klant de status en de openstaande vraag toont, zie je knelpunten al weken van tevoren.
Bij een kwaliteitstoetsing wordt gecontroleerd of elke stap van het werkprogramma is doorlopen, wie de review deed en of de onderbouwing bij de post zit. Als dat in losse bestanden staat, kost reconstrueren achteraf dagen. Met een werkprogramma dat per stap vastlegt wie wat deed en wanneer, is het dossier op elk moment toetsingsklaar zonder dat je er apart tijd voor vrijmaakt.
Een dossier gaat van assistent naar senior naar de opdrachtpartner, en tussen die overdrachten raakt het spoor van wie waarmee bezig is soms kwijt. Een klant belt de partner, die het antwoord bij de assistent moet navragen. Met een dossierstatus die in één oogopslag laat zien wie de huidige behandelaar is, hoeft niemand meer rond te bellen voor een simpele update.
Werkprogramma's leven vaak als losse Excel-bestanden per opdrachttype, met eigen versies per senior die ze ooit heeft aangepast. Verandert er iets in de aanpak, dan loop je het risico dat de helft van het kantoor nog de oude versie gebruikt. Eén werkprogramma per opdrachttype, centraal beheerd, zorgt dat iedereen met dezelfde controlestappen werkt.
Bij vaste prijsafspraken verdwijnt het verband tussen bestede uren en gefactureerd bedrag makkelijk uit het zicht, en meerwerk buiten de opdrachtbevestiging wordt vaak niet apart gemeld. Zonder uren tegen opdrachtwaarde te zetten, ontdek je pas bij de jaarcijfers van het kantoor welke opdrachten verlieslatend waren.
Elke AA- of RA-accountant moet aantoonbaar aan de permanente educatie voldoen, en dat overzicht wordt vaak pas in december haastig bijgewerkt. Met een lopend overzicht per medewerker van gevolgde opleidingen en behaalde punten voorkom je een tekort dat je bij de volgende toetsing moet verantwoorden.
Zo loopt een opdracht door GrowMate, van opdrachtbevestiging tot archivering:
De opdrachtbevestiging, het opdrachttype en het bijbehorende werkprogramma met vaste controlestappen worden bij de klant vastgelegd. Dit werkprogramma is meteen de basis voor planning, tijdschrijven en de latere toetsing.
Voor nieuwe en bestaande klanten wordt het cliëntenonderzoek vastgelegd, inclusief UBO-gegevens en risicoclassificatie. Het dossier opent met de juiste stukken en aantekeningen al op de juiste plek.
Assistenten en senioren schrijven hun uren rechtstreeks op de opdracht en de werkprogrammastap waar ze mee bezig zijn. Openstaande vragen aan de klant staan zichtbaar bij het dossier, in plaats van in losse e-mails.
De opdrachtpartner doorloopt de reviewpunten van het werkprogramma en tekent per stap af. Bevindingen en aanpassingen voor de bespreking met de klant staan direct bij het dossier.
Na afronding wordt het dossier met bewaartermijn gearchiveerd en gaat de opdracht, inclusief meerwerk buiten de opdrachtbevestiging, de facturatie in. Je ziet direct of de bestede uren pasten bij de afgesproken prijs.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Cijfers uit Exact, AFAS of het pakket van je klant worden ingelezen in het dossier, zodat je niet handmatig grootboekgegevens overtypt.
Aangiftegegevens gaan door naar de aangiftesoftware die je kantoor al gebruikt, met het dossier als brondocument voor de onderbouwing.
Status van ingediende aangiftes en uitstelverzoeken blijft gekoppeld aan het klantdossier, zodat je niet apart hoeft bij te houden wat al binnen is.
Klanten leveren jaarstukken en bonnen aan via een beveiligd portaal in plaats van los per e-mail, met een overzicht van wat nog ontbreekt.
De GrowMate-app, ingericht voor een accountantskantoor
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Elk kantoor wordt periodiek getoetst op de kwaliteit van zijn dossiers, en vergunninghoudende kantoren komen daarnaast onder toezicht van de AFM. Doordat elk dossier hetzelfde werkprogramma met afgetekende stappen doorloopt, hoef je bij een toetsing niet achteraf te reconstrueren wat er is gebeurd.
Voor elke klant moet je een risicogebaseerd cliëntenonderzoek uitvoeren en de uitkomst kunnen tonen, inclusief UBO-gegevens waar van toepassing. Vastlegging van dat onderzoek bij het klantdossier voorkomt dat je bij een controle met losse notities moet aankomen.
Elke accountant houdt zelf een dossier bij van gevolgde opleidingen en behaalde PE-punten, naast de verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering van het kantoor. Een lopend overzicht per medewerker voorkomt dat een tekort pas aan het einde van de cyclus opvalt.
Fiscale en administratieve bewaarplicht verplicht je dossiers en onderliggende stukken jarenlang toegankelijk te houden, ook na het vertrek van de behandelend medewerker. Een centraal archief met bewaartermijn per dossiertype voorkomt dat kennis het kantoor verlaat samen met een medewerker.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste accountantskantoren mee beginnen.
Dit is de kern van elk accountantskantoor. Zonder een dossier per opdracht en betrouwbaar tijdschrijven is elke andere module gebouwd op los zand.
Voor de bewaking van het seizoen en de onderbouwing die een kwaliteitstoetsing moet doorstaan.
Zodat vaste prijsafspraken en meerwerk niet verdwijnen tussen de opdrachtbevestiging en de uiteindelijke factuur.
Voor kantoren waar bevoegdheden, opleidingsuren en cliëntenonderzoek net zo goed bijgehouden moeten worden als het dossier zelf.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De vastgelegde reeks controlestappen die bij een opdrachttype hoort, inclusief wie welke stap uitvoert en beoordeelt.
Het Wwft-onderzoek naar de identiteit en het risicoprofiel van een klant, inclusief UBO-gegevens waar van toepassing.
De periodieke beoordeling van de kwaliteit van dossiers en werkwijze van een kantoor door de beroepsorganisatie of, voor vergunninghoudende kantoren, de AFM.
Een opdracht waarbij de accountant een jaarrekening samenstelt op basis van gegevens van de klant, zonder daarbij een oordeel over de getrouwheid af te geven.
Punten die een accountant behaalt met permanente educatie, verplicht om de beroepsbevoegdheid te behouden.
GrowMate legt per werkprogrammastap vast wie de handeling verrichtte, wanneer en met welke onderbouwing. Bij een toetsing hoef je dat niet te reconstrueren uit losse bestanden, maar toon je het dossier zoals het is opgebouwd tijdens de opdracht zelf.
Ja. Per opdrachttype richt je een eigen werkprogramma met eigen controlestappen in. Een samenstelopdracht en een controleopdracht bij dezelfde klant lopen als twee aparte dossiers, met eigen bevoegdheden en reviewmomenten.
Doordat elk dossier een actuele status heeft, zie je weken van tevoren welke klanten nog stukken moeten aanleveren en welke dossiers achterlopen. Dat geeft je de kans om de planning bij te sturen voordat de deadline zelf de spanning veroorzaakt.
Ja. Bestaande werkprogramma's uit Word of Excel en Wwft-dossiers worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet voor elke lopende klant opnieuw begint met inrichten.
Je betaalt alleen voor de eenmalige inrichting, berekend tegen € 90 per uur. Een kantoor met dossierbeheer, werkprogramma's en tijdschrijven landt meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, met support en hosting als losse, optionele keuze.
Ja, daar verandert niets aan. GrowMate bouwt het dossier en de onderbouwing op waarmee een aangifte wordt ingediend, terwijl het indienen zelf via de aangiftesoftware van je kantoor blijft lopen zoals je gewend bent.
Per medewerker registreer je gevolgde opleidingen, behaalde punten en de resterende termijn tot de volgende cyclus. Een signaal vóór het einde van de periode voorkomt dat een tekort pas bij de toetsing aan het licht komt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een accountantskantoor.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.