Zeshonderd medewerkers in dienst bij jouw payrollbedrijf, werkzaam bij tachtig opdrachtgevers, en elke periode moeten uren, correcties en nieuwe instroom op tijd binnen zijn voordat de loonrun sluit. GrowMate zet werkgeverschap, urenaanlevering, verloning en facturatie in één lijn, zodat een fout in de loonberekening wordt gezien vóórdat de medewerker zijn strook opent.
Een payrollbedrijf verkoopt geen uren, maar het overnemen van werkgeverschap: alle juridische verplichtingen rond loon, verzuim, pensioen en ontslag liggen bij jou, terwijl de opdrachtgever de dagelijkse leiding houdt. Dat verdeelde eigenaarschap wordt lastig zodra uren te laat worden aangeleverd, een opdrachtgever een andere arbeidsvoorwaarde toepast dan wettelijk vereist, of een fout in de loonberekening leidt tot een naheffing die niemand had zien aankomen. Bij honderden medewerkers over tientallen opdrachtgevers is er simpelweg geen ruimte om dat met de hand recht te breien.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw payrollbedrijf past: urenaanlevering per opdrachtgever met een vaste deadline, verloning per periode met de juiste arbeidsvoorwaarden en pensioenregeling, signalen voordat een contract of proeftijd afloopt, en facturatie die het deel voor de G-rekening automatisch afsplitst. Onze consultants richten dit in op jouw opdrachtgevers en jouw cao-toepassing, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk payrollbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een opdrachtgever stuurt de uren van zijn medewerkers een dag na de deadline, en dan moet de hele loonrun alsnog worden opengebroken of de medewerker krijgt een correctie in de volgende periode. Een vaste aanleverdeadline per opdrachtgever met automatische herinneringen voorkomt dat dat elke periode opnieuw improviseren wordt.
De opdrachtgever bepaalt het dagelijkse werk, maar het payrollbedrijf is juridisch werkgever bij verzuim, een geschil of ontslag, en zonder heldere afspraken ontstaat er onduidelijkheid over wie welke stap zet. Vastleggen wie welke verantwoordelijkheid draagt per opdrachtgever geeft houvast op het moment dat het er echt op aankomt.
Een verkeerd toegepaste toeslag of een gemiste cao-wijziging leidt tot een te lage of te hoge uitbetaling, en bij honderden medewerkers wordt zo'n fout pas laat opgemerkt terwijl de correctie en de reputatieschade dan al zijn gebeurd. Een verwerking die stap voor stap traceerbaar is tot op de brongegevens, maakt een fout sneller vindbaar en corrigeerbaar.
Payrollmedewerkers hebben recht op minstens dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als personeel van de opdrachtgever, plus een adequate pensioenregeling, en dat per opdrachtgever apart bijhouden is met de hand foutgevoelig. Vastleggen welke voorwaarden bij welke opdrachtgever horen, zorgt dat de juiste regels automatisch worden toegepast bij elke loonrun.
Bij honderden medewerkers verspreid over tientallen opdrachtgevers is het onmogelijk om elke contract- of proeftijdgrens uit het hoofd te volgen, en een gemiste overgang kan onbedoeld een ander soort dienstverband opleveren. Automatische signalen ruim vóór zo'n grens geven de tijd om het juiste vervolg te regelen.
Stopt de samenwerking met een opdrachtgever, dan moeten medewerkers netjes overgaan naar een nieuwe werkgever of payrollpartij, met een juiste eindafrekening en jaaropgave. Een dossier per medewerker dat compleet en overdraagbaar is, voorkomt dat die overgang uitloopt op een reeks losse vragen achteraf.
Zo loopt een periode door GrowMate bij een payrollbedrijf met meerdere opdrachtgevers:
Bij het aangaan van de samenwerking worden arbeidsvoorwaarden, pensioenregeling en de verdeling van verantwoordelijkheden vastgelegd, zodat elke medewerker die later instroomt onder dezelfde afspraken valt.
Het payrollbedrijf wordt juridisch werkgever van de medewerker, met een dossier waarin contract, proeftijd en de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden van de opdrachtgever staan.
De opdrachtgever levert per periode uren en eventuele wijzigingen aan volgens een vaste deadline, met een herinnering zodra die deadline dichterbij komt.
De loonrun verwerkt uren tot een correcte uitbetaling, draagt loonheffing af en reserveert het afgesproken deel voor de G-rekening bij de facturatie aan de opdrachtgever.
De opdrachtgever ontvangt een factuur op basis van de verloonde uren en de payrollfee, en aan het einde van het jaar volgen jaaropgaves en pensioenafrekeningen zonder dat daar een losse administratie voor nodig is.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verloonde uren en correcties gaan als periodeverwerking naar de loonaangifte, met de juiste arbeidsvoorwaarden per opdrachtgever al toegepast.
De factuur aan de opdrachtgever wordt gesplitst: het G-rekeningdeel gaat naar de blokkeringsrekening, de rest naar je eigen rekening, en beide regels landen in de boekhouding.
Pensioenpremies per medewerker en per opdrachtgever worden aangeleverd volgens het format van de betreffende pensioenuitvoerder, zonder handmatig overtypen.
Opdrachtgevers leveren uren en wijzigingen zelf aan en zien de status van hun loonrun, zonder daarvoor te bellen naar de verloningsafdeling.
De GrowMate-app, ingericht voor een payrollbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans hebben payrollmedewerkers recht op minstens dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als vergelijkbaar personeel van de opdrachtgever, aangevuld met een adequate pensioenregeling. Per opdrachtgever vastleggen welke voorwaarden gelden, voorkomt dat je bij tachtig opdrachtgevers tachtig regelsets uit het hoofd moet toepassen.
Opdrachtgevers storten een deel van de factuur op de geblokkeerde G-rekening van het payrollbedrijf om aansprakelijkheid voor niet-afgedragen loonheffing te beperken. Correct en automatisch berekenen van dat deel per factuur voorkomt geschillen over hoeveel er precies geblokkeerd moet worden.
Als juridisch werkgever is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor een correcte loonberekening, en een structurele fout kan leiden tot naheffingen, boetes of schadeclaims van medewerkers. Een verwerking die herleidbaar is tot de brongegevens per medewerker en per periode maakt een fout aantoonbaar en beperkt de gevolgen ervan.
Salarisgegevens, bankrekeningnummers en verzuimdossiers van honderden medewerkers bij tientallen opdrachtgevers vallen onder de AVG, met strengere eisen aan wie erbij mag en hoelang ze bewaard blijven. Rollen en rechten per gebruiker zorgen dat een opdrachtgever alleen zijn eigen medewerkers ziet, niet die van een andere opdrachtgever.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste payroll- en salarisadministratiebedrijven mee beginnen.
Dit is de kern van elk payrollbedrijf. Zonder een actueel medewerkersdossier en betrouwbare urenaanlevering blijft elke loonrun een gok.
Voor de verplichtingen die bij het werkgeverschap horen, ook als de opdrachtgever de dagelijkse leiding heeft.
Zodra de basis staat, moet de facturatie per opdrachtgever en per periode het tempo van de loonruns bijhouden.
Voor grip op tientallen opdrachtgevers tegelijk en het aantoonbaar op orde hebben van gevoelige loongegevens.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De juridische positie van het payrollbedrijf als formele werkgever, met de bijbehorende verplichtingen rond loon, verzuim en ontslag.
Het proces waarbij gewerkte uren en mutaties per periode worden omgezet in een correcte loonberekening en uitbetaling.
De bepaling uit de Wet arbeidsmarkt in balans die payrollmedewerkers recht geeft op dezelfde arbeidsvoorwaarden als personeel van de opdrachtgever, plus een adequate pensioenregeling.
Een geblokkeerde rekening waarop opdrachtgevers een deel van de factuur storten, bedoeld om loonheffing veilig te stellen bij eventuele wanbetaling.
Een pensioenvoorziening voor payrollmedewerkers die minstens gelijkwaardig is aan een redelijke marktstandaard, verplicht naast de gelijke arbeidsvoorwaarden.
Elke opdrachtgever krijgt een vaste aanleverdeadline met automatische herinneringen vooraf. Levert een opdrachtgever toch te laat aan, dan zie je dat ruim voor de sluiting van de loonrun in plaats van op de dag zelf.
Ja, per opdrachtgever leg je de van toepassing zijnde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en de pensioenregeling vast, en die worden automatisch toegepast op elke medewerker die daar via payroll werkt.
Voor een payrollbedrijf rekenen we de inrichting af op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Voor verloning per periode, contractsignalen, verzuim en facturatie met G-rekening zit een payrollbedrijf van deze omvang meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Medewerkersdossiers, opdrachtgevers en lopende arbeidsvoorwaarden uit je huidige systeem migreren we mee, zodat je niet met een lege administratie begint. De afspraken rond de blokkeringsrekening richten we daarna apart in bij de facturatie.
Elke stap van uren tot uitbetaling is herleidbaar tot de brongegevens per medewerker en per periode, zodat een fout snel te vinden en te corrigeren is. Dat verkleint niet de wettelijke aansprakelijkheid, maar wel de tijd tussen het ontstaan en het herstellen van een fout.
Ja, via het klantportaal levert een opdrachtgever uren en mutaties zelf aan en ziet hij de status van zijn loonrun, zonder daarvoor te bellen naar de verloningsafdeling.
Elk medewerkersdossier is compleet en overdraagbaar, zodat de overgang naar een nieuwe werkgever of payrollpartij met een juiste eindafrekening en jaaropgave verloopt, zonder dat er losse vragen achteraf blijven liggen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een payrollbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.