Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om verloning, contractsignalen, verzuim, facturatie en dashboards in één keer aan te zetten. Bij een payrollbedrijf werkt dat averechts, omdat de kwaliteit van elke loonrun afhangt van hoe betrouwbaar de basisgegevens per medewerker en per opdrachtgever zijn. Worden die vanaf dag één met te veel losse onderdelen tegelijk ingericht, dan schuiven kleine fouten mee naar elke volgende periode.
Daarom richten we eerst medewerkersdossiers, urenaanlevering en verloning in, zodat de eerste loonruns meteen klopt. Zodra dat een paar periodes betrouwbaar draait, sluiten we contractsignalen, verzuim en facturatie per opdrachtgever aan, want die zijn pas nuttig als de basisgegevens eronder staan. Dashboards en het klantportaal komen als laatste stap.
De modulesets voor een payrollbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: werkgeverschap en verloning
Dit is de kern van elk payrollbedrijf. Zonder een actueel medewerkersdossier en betrouwbare urenaanlevering blijft elke loonrun een gok.
Verzuim en secundaire regelingen
Voor de verplichtingen die bij het werkgeverschap horen, ook als de opdrachtgever de dagelijkse leiding heeft.
Geld: facturatie per opdrachtgever
Zodra de basis staat, moet de facturatie per opdrachtgever en per periode het tempo van de loonruns bijhouden.
Opdrachtgevers en privacy
Voor grip op tientallen opdrachtgevers tegelijk en het aantoonbaar op orde hebben van gevoelige loongegevens.
Wat elke module doet voor payroll- en salarisadministratiebedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een payrollbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Salariskoppeling | HR & Personeel | Verwerkt uren en mutaties per periode tot een correcte loonrun, met de arbeidsvoorwaarden van de opdrachtgever al toegepast. |
| Urenregistratie | HR & Personeel | Vangt uren en wijzigingen op volgens de aanleverdeadline per opdrachtgever, met een herinnering voordat die deadline verstrijkt. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Contract, proeftijd en de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden staan per medewerker op één plek, direct raadpleegbaar bij een vraag van een opdrachtgever. |
| Contractsignalen | HR & Personeel | Waarschuwt ruim voordat een proeftijd of contract afloopt, zodat het juiste vervolg op tijd wordt geregeld in plaats van achteraf gecorrigeerd. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Legt per opdrachtgever de payrollovereenkomst, arbeidsvoorwaarden en verantwoordelijkheidsverdeling vast, zodat die afspraak niet in een los mailtje blijft hangen. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Legt ziekmeldingen en de wettelijke re-integratiestappen vast, ook als de opdrachtgever de dagelijkse begeleiding op zich neemt. |
| Declaraties | HR & Personeel | Onkosten van medewerkers worden ingediend, goedgekeurd en meegenomen in de loonrun, zonder los formulier naast de verloning. |
| WKR-administratie | HR & Personeel | Houdt de vrije ruimte van de werkkostenregeling bij over alle opdrachtgevers heen, zodat een overschrijding niet pas bij de jaarafsluiting opvalt. |
| Financiële audittrail | Financieel & Boekhouding | Maakt elke loonboeking herleidbaar tot gebruiker, tijdstip en brongegevens, essentieel om een fout in de verwerking snel te kunnen terugvinden. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Zet verloonde uren en de payrollfee per opdrachtgever automatisch om in een factuur, met het G-rekeningdeel al verwerkt. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | De vaste periodieke fee per opdrachtgever gaat automatisch de deur uit, los van de variabele loonkosten die per periode verschillen. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Elke opdrachtgever wordt een kostendrager, zodat loonkosten en fee tegen elkaar worden gezet en je per opdrachtgever ziet of de samenwerking nog rendeert. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande urenaanleveringen, aankomende contractgrenzen en verzuim per opdrachtgever, zonder dat iemand dat handmatig verzamelt. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Opdrachtgevers leveren uren en mutaties zelf aan en zien de status van hun loonrun, zonder telefonisch contact met de verloningsafdeling. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Handelt inzage- en verwijderverzoeken van medewerkers over hun loon- en verzuimgegevens gestructureerd af, met een logboek van wanneer dat is gebeurd. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Legt vast wie een loonrun, contract of arbeidsvoorwaarde heeft aangepast, relevant bij een controle of een vraag van een opdrachtgever daarover. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een payrollbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een payrollbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste payrollbedrijven starten met verloning, personeelsdossiers en contractbeheer. Verzuim, WKR-administratie en dashboards volgen doorgaans in een tweede fase.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting van onze payrollbedrijf om te gooien?
Ja, uitbreiden hoort bij het model: je begint klein en bouwt aan. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande opdrachtgevers en medewerkers, en je betaalt alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding.
Is er verschil in inrichting tussen opdrachtgevers met een eigen cao?
Ja, bij de implementatie leggen we per opdrachtgever de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden en pensioenregeling vast, zodat elke loonrun automatisch de juiste regels gebruikt.
Wat als een opdrachtgever een afwijkende aanleverwijze wil?
Dan richten onze consultants die afwijking specifiek voor die opdrachtgever in, bijvoorbeeld een eigen aanleverformat, zonder dat dit de rest van de verloning beïnvloedt.