Tweehonderd klanten, allemaal met een ander btw-tijdvak, een eigen aanlevergewoonte en een eigen abonnement: het werk van een administratiekantoor zit niet in één grote opdracht, maar in duizenden kleine, terugkerende taken die stuk voor stuk op tijd moeten. GrowMate verbindt klantdossiers, aanlevering, verwerking en abonnementsfacturatie in één systeem.
Een administratiekantoor verdient zijn geld niet aan een paar grote klanten, maar aan honderden kleine, terugkerende administraties die allemaal hun eigen ritme hebben: maandelijkse loonaangifte, een kwartaal-btw, een jaarrekening aan het einde. De grootste kostenpost is niet het boeken zelf, maar het wachten op en achteraan bellen van klanten die hun bonnetjes en bankafschriften te laat aanleveren. Zolang dat in losse mailboxen en Dropbox-mapjes per klant zit, verdwijnt de tijdswinst van een efficiënt kantoor in het najagen van aanlevering.
GrowMate is geen vast boekhoudpakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: een klantdossier per administratie, een aanleverportaal met overzicht van wat nog ontbreekt, verwerking gekoppeld aan het boekhoudpakket van de klant, en abonnementsfacturatie die niet meer per uur hoeft te worden nagerekend. Onze consultants richten dat in op jouw klantenportefeuille en jouw ritme, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk administratiekantoor terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De ene klant stuurt bonnetjes per e-mail, de andere brengt een tas met papier langs op de laatste dag van de maand. Zonder overzicht van wie wat nog moet aanleveren, ontdek je pas vlak voor de btw-deadline dat een derde van je klanten nog niet compleet is. Een aanleverportaal met per klant een actuele status laat je weken eerder zien waar je moet bellen.
Bij het einde van elk kwartaal moeten tientallen of honderden aangiftes tegelijk de deur uit, terwijl elke klant zijn eigen achterstand of bijzonderheid heeft. Zonder een gedeeld overzicht per tijdvak blijft dat afhankelijk van het geheugen van de behandelaar. Met de administraties gegroepeerd per deadline zie je in één oogopslag wat er nog moet gebeuren.
Je rekent een vast bedrag per maand, maar de klant is gegroeid, stuurt drie keer zoveel facturen aan en vraagt tussendoor om extra rapportages. Zonder zicht op de werkelijk bestede tijd per klant blijf je een abonnement voeren dat allang verlieslatend is. Uren registreren naast het abonnement laat zien welke klant aan herziening toe is.
Een klant stapt over van een andere administrateur en levert een half jaar aan losse bonnen en een export uit een ander pakket aan. Zonder gestructureerde intake ontbreken openingsbalans en historie, en ontdek je fouten pas bij de jaarafsluiting. Een vaste intakeflow met checklist voorkomt dat een overstap later problemen oplevert.
Klanten met personeel hebben een aparte, maandelijkse deadline voor de loonaangifte, los van het kwartaalritme van de btw. Die twee ritmes door elkaar bijhouden in één agenda leidt tot gemiste momenten bij drukte. Aparte deadlinebewaking per administratietype voorkomt dat de loonaangifte ondersneeuwt bij de btw-drukte.
De jaarcijfers van het kantoor zelf zien er goed uit, maar niemand weet welke abonnementen eigenlijk meer tijd kosten dan ze opleveren. Zonder werkelijke tijd tegen abonnementsprijs per klant blijft dat een gevoel in plaats van een cijfer waarop je je prijzen kunt herzien.
Zo loopt een maand door GrowMate bij een administratiekantoor met honderden klanten:
Per klant staat het abonnement, de btw-frequentie en de aanleverafspraak vast. Dat is meteen de basis voor het aanleverportaal, de planning en de facturatie.
Bonnetjes, bankafschriften en facturen komen binnen via het portaal of worden gescand, met een actueel overzicht van wat per klant nog ontbreekt.
De administratie wordt verwerkt in het boekhoudpakket van de klant of centraal, met controlepunten voor onduidelijke posten en openstaande vragen aan de klant.
Btw- of loonaangifte wordt voorbereid en ingediend binnen de termijn, met per tijdvak een overzicht van welke klanten nog niet zijn afgerond.
Het abonnement gaat automatisch de facturatie in, en je ziet per klant de werkelijk bestede tijd tegen de abonnementsprijs, zodat je weet welke prijsafspraak aan herziening toe is.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Mutaties uit Exact Online, e-Boekhouden of Twinfield van de klant worden ingelezen, zodat je niet handmatig hoeft over te typen.
Bankmutaties van klanten worden automatisch aangeleverd en gematcht met binnengekomen facturen en bonnen.
Bonnetjes en inkoopfacturen worden gefotografeerd of gescand en automatisch als factuurregel herkend, in plaats van met de hand overgetypt.
Mutaties voor klanten die ook loonadministratie afnemen, gaan als periodebestand door naar het loonpakket, zonder dubbele invoer.
De GrowMate-app, ingericht voor een administratiekantoor
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Veel opdrachtgevers en de Belastingdienst hechten waarde aan aansluiting bij een brancheorganisatie voor administratie- en belastingdeskundigen, met eisen aan vakbekwaamheid en dossiervoering. Een centraal klantdossier per administratie maakt het eenvoudiger om aan die eisen te blijven voldoen.
Administraties en onderliggende bonnen moeten wettelijk jarenlang bewaard en toegankelijk blijven, ook na het einde van de klantrelatie. Een archief met bewaartermijn per klantdossier voorkomt dat je bij een naderhandse vraag van de Belastingdienst met losse mappen moet zoeken.
Zodra je naast de administratie ook fiscaal advies geeft, geldt een meldplicht bij ongebruikelijke transacties en een verplicht cliëntenonderzoek. Vastlegging daarvan bij het klantdossier voorkomt dat je dit apart moet reconstrueren bij een controle.
Je verwerkt loon- en personeelsgegevens namens je klanten, wat een verwerkersovereenkomst en passende beveiliging vereist. Afgeschermde klantdossiers met toegang per medewerker maken dat aantoonbaar.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste administratiekantoren mee beginnen.
Dit is waar elk administratiekantoor mee begint. Zonder een klantdossier per administratie en een aanleverportaal blijft aanlevering afhankelijk van wie er toevallig belt.
Voor het bewaken van btw-tijdvakken en loonaangiftes over honderden klanten tegelijk.
Zodat een abonnementsprijs niet stilzwijgend verlieslatend wordt naarmate een klant groeit.
Voor kantoren waar meerdere medewerkers honderden klanten verdelen en cliëntenonderzoek geen bijzaak mag zijn.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een beveiligde omgeving waar klanten bonnen, facturen en bankafschriften indienen, met een overzicht van wat per periode nog ontbreekt.
De periode, meestal een kwartaal of maand, waarover een klant btw-aangifte moet doen.
Een vast periodiek bedrag per klant voor de administratie, in plaats van facturatie op basis van gewerkte uren.
De balans waarmee een nieuwe klant instapt bij een overstap van administrateur, vaak overgenomen uit het vorige boekhoudpakket.
Het onderzoek naar de identiteit en het risicoprofiel van een klant, verplicht zodra er ook fiscaal advies wordt gegeven.
Ja. Het aanleverportaal toont per klant en per tijdvak wat er al binnen is en wat nog ontbreekt. In plaats van pas rond de deadline te ontdekken wie achterloopt, zie je dat weken eerder en kun je gericht een herinnering sturen.
Ja. GrowMate koppelt met veelgebruikte boekhoudpakketten van je klanten, zodat je hun mutaties inleest in plaats van overtypt. Klanten die geen eigen pakket hebben, verwerk je centraal binnen GrowMate zelf.
Ja. Klantgegevens, lopende abonnementen en documenten uit je huidige systeem worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet voor elke klant opnieuw een dossier hoeft aan te maken.
Reken op een eenmalige inrichting tegen € 90 per uur, zonder licentiekosten per gebruiker. Met klantportaal, verwerking en abonnementsfacturatie zit een kantoor van die omvang doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, met support en hosting als losse toevoeging.
Ja. Elk klantdossier heeft zijn eigen abonnementsprijs, btw-frequentie en aanleverafspraak. Verandert een klant van maandelijkse naar kwartaalaangifte, dan pas je dat aan zonder de rest van het dossier opnieuw in te richten.
Door werkelijk bestede tijd naast de abonnementsprijs te zetten, zie je per klant of de verhouding nog klopt. Groeit een klant flink, dan signaleert dat overzicht wanneer een prijsgesprek nodig is.
Nieuwe klanten doorlopen een intakeflow met checklist voor openingsbalans, historie en aangeleverde stukken van de vorige administrateur, zodat niets tussen wal en schip valt bij de overname.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een administratiekantoor.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.