Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om aanlevering, verwerking, facturatie, HR en rapportages in één keer aan te zetten. Bij een administratiekantoor werkt dat averechts, omdat je grootste tijdverlies zit in de aanlevering door klanten zelf, niet in je eigen interne proces. Zet je eerst alles behalve het aanleverportaal aan, dan blijf je precies dezelfde achterstand najagen als voorheen, alleen nu in een nieuw systeem.
Daarom beginnen we met het klantdossier en het aanleverportaal: daar zit het grootste deel van de vertraging die je nu ervaart. Draait dat een paar maanden stabiel voor je hele klantenportefeuille, dan sluiten we de deadlinebewaking per tijdvak en de abonnementsfacturatie aan, en pas daarna de margeanalyse die laat zien welke klant een ander abonnement nodig heeft.
De modulesets voor een administratiekantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: klantdossier en aanlevering
Dit is waar elk administratiekantoor mee begint. Zonder een klantdossier per administratie en een aanleverportaal blijft aanlevering afhankelijk van wie er toevallig belt.
Ritme: deadlines en aangiftes
Voor het bewaken van btw-tijdvakken en loonaangiftes over honderden klanten tegelijk.
Geld: abonnementen en marge
Zodat een abonnementsprijs niet stilzwijgend verlieslatend wordt naarmate een klant groeit.
Team en compliance
Voor kantoren waar meerdere medewerkers honderden klanten verdelen en cliëntenonderzoek geen bijzaak mag zijn.
Wat elke module doet voor administratiekantoren
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een administratiekantoor betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Elke klant heeft een eigen abonnement, btw-frequentie en aanleverafspraak. Die staan bij elkaar op de klantkaart, in plaats van verspreid over losse notities. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Klanten leveren bonnen en bankafschriften aan via een portaal met overzicht van wat nog ontbreekt, in plaats van los per e-mail of op papier. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Alle stukken van een klantadministratie staan op één plek, terug te vinden op klant, periode en documentsoort. |
| OCR-inlezen | Documenten & Workflow | Bonnetjes en facturen worden automatisch omgezet naar boekbare gegevens, zodat overtypen geen dagelijkse bezigheid meer is. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Administraties worden na afronding automatisch met de wettelijke bewaartermijn gearchiveerd, ook na het einde van een klantrelatie. |
| Taakbeheer | Projecten & Uren | Terugkerende taken per klant, zoals de kwartaal-btw of de maandelijkse loonaangifte, staan als vaste reeks klaar in plaats van dat iemand ze moet onthouden. |
| Btw-aangifte | Financieel & Boekhouding | De btw-aangifte wordt per klant voorbereid uit de verwerkte administratie, met een overzicht van welke klanten per tijdvak nog niet compleet zijn. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in btw-tarieven of aangiftetermijnen worden gesignaleerd, zodat je klantafspraken en checklists tijdig kunt bijstellen. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Het vaste maandbedrag per klant wordt automatisch gefactureerd, inclusief eventuele op- of afschaling van het pakket. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Klanten met een vast abonnement krijgen periodiek automatisch hun factuur, zonder dat iemand die maandelijks moet opstellen. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Afwijkende afspraken per klant, zoals een opslag voor extra rapportages, worden automatisch toegepast in plaats van handmatig bijgehouden. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Werkelijk bestede tijd wordt afgezet tegen de abonnementsprijs per klant, zodat je ziet welke administraties aan herziening toe zijn. |
| Urenregistratie | HR & Personeel | Medewerkers schrijven hun tijd op de klantadministratie waar ze aan werken, ook als er geen uurtarief aan de klant wordt doorbelast. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Bij meerdere medewerkers die honderden klanten verdelen, staat vast wie welke portefeuille beheert en welke bevoegdheden daarbij horen. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Persoonsgegevens die je namens klanten verwerkt, zoals loongegevens, worden afgeschermd en verzoeken tot inzage gestructureerd afgehandeld. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande aanleveringen, deadlines per tijdvak en marge per klant, zonder dat iemand dat handmatig hoeft te verzamelen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een administratiekantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een administratiekantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met het aanleverportaal of met de facturatie?
De meeste kantoren beginnen met het klantdossier en het aanleverportaal, omdat dat de dagelijkse achterstand direct zichtbaar maakt. Abonnementsfacturatie en margeanalyse volgen zodra de aanlevering stabiel loopt.
Kunnen we loonadministratie voor klanten met personeel er later bij zetten?
Ja. De koppeling met een loonpakket sluit aan op bestaande klantdossiers, zonder dat je klanten zonder personeel daar last van hebben.
Is er een aparte inrichting nodig voor klanten die ook fiscaal advies afnemen?
Voor die klanten voegen we cliëntenonderzoek en de bijbehorende meldplicht toe aan het dossier. Klanten die alleen een administratie afnemen, hebben dat niet nodig.
Wat als we later overstappen van abonnementen naar uurtarief voor specifieke klanten?
Dat kan naast elkaar bestaan. Je zet prijs- en margeafspraken per klant, zodat een deel van je klanten op abonnement blijft en een ander deel op uren wordt gefactureerd.