Een klant vraagt om een titel die niet op de plank ligt, en de belofte is dat hij morgen binnen is. Ondertussen moet de kassa de vaste boekenprijs correct toepassen en moeten onverkochte titels op tijd terug naar de uitgever. GrowMate koppelt kassa, ISBN-voorraad, klantbestellingen en retouradministratie aan elkaar, zodat die belofte klopt en de kast niet volloopt met wat niet verkoopt.
Een boekhandel voert een assortiment dat in potentie honderdduizenden titels omvat, terwijl er van de meeste maar één of twee exemplaren op voorraad liggen. De vaste boekenprijs bepaalt wat een titel mag kosten, een klantbestelling moet morgen binnen zijn omdat dat de norm in de branche is, en onverkochte titels moeten op tijd terug naar de uitgever willen ze niet als verlies op de plank blijven staan. Dat is een heel ander ritme dan een winkel die honderd artikelen op grote voorraad houdt.
GrowMate zet ISBN-voorraad, kassa, klantbestellingen en retouradministratie in één systeem: een titel die niet op voorraad is wordt in één stap een bestelling, de vaste boekenprijs wordt automatisch toegepast tenzij een actieperiode geldt, en onverkochte titels krijgen een duidelijke retourstatus richting de uitgever. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw winkel nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw distributeur en assortiment, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk boekhandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant vraagt naar een titel die niet op de plank ligt, er wordt een bestelling geplaatst, en dan verdwijnt die belofte in het geheugen van de medewerker die de klant hielp. Met een bestelling die een eigen status krijgt van plaatsing tot aankomst, weet elke collega de volgende dag of het boek er al is, ook als de klant zelf al is vergeten dat hij het bestelde.
Een kassamedewerker geeft handmatig personeelskorting of rondt een bedrag af, en zonder dat te willen wordt de wettelijk vaste prijs van een boek overtreden. Een kassa die de vaste boekenprijs per titel bewaakt en alleen binnen toegestane acties afwijkt, voorkomt dat zoiets ongemerkt gebeurt.
Titels die na maanden nog niet zijn verkocht, mogen vaak retour naar de uitgever, maar zonder overzicht van wat wanneer binnenkwam en wat de retourtermijn is, blijven ze gewoon staan tot de plank vol zit. Een retourstatus per titel, gekoppeld aan de ontvangstdatum, maakt duidelijk wat nog kan worden teruggestuurd voordat het te laat is.
Met tienduizenden titels in de kast en nog veel meer in het leverbare fonds is een fysieke telling ondoenlijk, en toch moet de kassa weten of een titel op voorraad is voordat hij aan een klant wordt beloofd. ISBN-scanning bij ontvangst en verkoop houdt die voorraad actueel zonder dat iemand handmatig hoeft bij te tellen.
Een auteursbezoek of signeersessie trekt bezoekers, maar de aanmeldingen, de gereserveerde exemplaren en de extra inkoop daarvoor worden vaak apart in een schriftje bijgehouden. Een evenement dat gekoppeld is aan reserveringen en een aparte inkooplijst voorkomt dat er te weinig exemplaren klaarliggen op de avond zelf.
Een actie op een selectie titels moet binnen de regels van de vaste boekenprijs blijven, en handmatig bijhouden welke titels wel en niet in de actie zitten leidt tot fouten aan de kassa. Een actietafel die per titel expliciet is aan- of uitgevinkt, voorkomt dat een klant onterecht korting krijgt of misloopt.
Zo loopt een klantbestelling door GrowMate van vraag tot afhalen:
De medewerker zoekt de titel op ISBN of trefwoord en ziet meteen of hij op voorraad is, leverbaar is bij de distributeur of niet meer wordt herdrukt. Die informatie bepaalt of het een verkoop uit voorraad of een klantbestelling wordt.
Is de titel niet op voorraad, dan wordt de bestelling in één stap doorgezet naar de boekdistributeur, met de klantgegevens eraan gekoppeld. De verwachte levertijd van doorgaans één werkdag komt automatisch terug in het klantoverzicht.
Bij binnenkomst van de levering wordt de klantbestelling automatisch gematcht en gaat er een bericht naar de klant dat het boek klaarligt. Niemand hoeft meer te onthouden wie waarop wacht.
De klant haalt het boek op of laat het thuisbezorgen, en de kassa of webshop verwerkt de betaling met de vaste boekenprijs of geldende actie automatisch toegepast.
Titels die de retourtermijn naderen zonder verkocht te zijn, worden verzameld voor de retourzending naar de uitgever, en de bijbehorende creditnota wordt verwerkt zodra de retour is verwerkt. De plank blijft daarmee actueel in plaats van een archief van wat niet verkocht.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Bestellingen, voorraadinformatie en retourzendingen lopen via de centrale distributeur van de boekenbranche, met levertijden van doorgaans één werkdag zichtbaar in het systeem.
De kassa herkent de vaste boekenprijs per titel en actietafels, en sluit direct aan op de dagafsluiting en de boekhouding.
Verkopen, retourcreditnota's en de vaste boekenprijs per btw-tarief sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dubbel invoeren.
Online bestellingen worden uit dezelfde voorraad gereserveerd als de winkel, met de optie om af te halen of te laten bezorgen.
De GrowMate-app, ingericht voor een boekhandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Nederlandse boeken en een deel van het buitenlandse fonds mogen niet onder de door de uitgever vastgestelde prijs worden verkocht, met uitzondering van tijdelijke acties binnen de daarvoor geldende regels. Een kassa die per titel de vaste prijs kent en alleen binnen een ingestelde actie afwijkt, voorkomt dat een korting per ongeluk de wet overtreedt.
Boekhandels nemen titels doorgaans in consignatie af: onverkochte exemplaren mogen binnen een afgesproken termijn retour naar de uitgever of distributeur. Zonder een retourstatus per titel en per ontvangstdatum wordt die termijn gemist en blijft voorraad onnodig op de plank staan die eigenlijk gecrediteerd had kunnen worden.
Bij verkoop via de webshop heeft een klant het wettelijke recht om een bestelling binnen veertien dagen zonder opgaaf van reden te retourneren. Voor de boekhandel betekent dat een retourproces dat los staat van de gewone retour naar de uitgever, met een eigen administratie van wat terugkomt van de klant.
Namen, telefoonnummers en bestelhistorie van klanten die een titel laten bestellen, zijn persoonsgegevens die zorgvuldig bewaard moeten worden, met een duidelijke basis voor het versturen van aankondigingen over nieuwe titels of evenementen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste boekhandels mee beginnen.
De kern voor elke boekhandel: een kassa die de vaste boekenprijs kent, ISBN-voorraad die klopt, en klantbestellingen die niet zoekraken.
Onverkochte titels moeten binnen de retourtermijn terug naar de uitgever, en dat vraagt om overzicht per titel en ontvangstdatum.
Steeds meer klanten bestellen online, en dat moet uit dezelfde voorraad komen als de winkel om dubbele verkoop te voorkomen.
Signeersessies, leesclubs en nieuwsbrieven over nieuwe titels zijn voor veel boekhandels een belangrijk deel van de binding met klanten.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De door de uitgever vastgestelde prijs waaronder een boek niet mag worden verkocht, met uitzondering van toegestane actieperiodes.
Het recht van de boekhandel om onverkochte titels binnen een afgesproken termijn te retourneren aan de uitgever of distributeur, tegen creditering.
Het unieke nummer waarmee elke uitgave van een titel wordt geïdentificeerd, gebruikt voor voorraad, bestellingen en verkoop.
De centrale partij die boeken van uitgevers verzamelt en dagelijks aan boekhandels levert, meestal met een levertijd van één werkdag.
Titels die al langer geleden zijn uitgegeven maar nog leverbaar zijn, in tegenstelling tot de actuele nieuwe uitgaven.
Ja. Elke titel wordt gekoppeld aan de door de uitgever vastgestelde prijs, en de kassa wijkt daar alleen van af binnen een vooraf ingestelde actie. Zo geeft een medewerker nooit per ongeluk een korting die niet is toegestaan.
Elke bestelling krijgt een eigen status van plaatsing bij de distributeur tot aankomst in de winkel, zichtbaar voor het hele team. Zodra een titel binnenkomt, gaat er automatisch bericht naar de klant dat hij kan worden opgehaald.
Je betaalt € 90 per uur voor de implementatie, als maatwerk afgestemd op jouw winkel. Voor een winkel met kassa, ISBN-voorraad, klantbestellingen en retouradministratie zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting blijven optioneel, je kunt ze ook achterwege laten.
Bestaande artikeldata, voorraad en klantgegevens worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege plank in het systeem begint. De koppeling met de distributeur wordt tijdens de implementatie ingericht op jouw bestaande account.
Elke titel krijgt bij ontvangst een retourstatus op basis van de afgesproken termijn met de uitgever of distributeur. Ruim voordat die termijn verstrijkt, verschijnt de titel op de retourlijst, zodat je niet met onverkoopbare voorraad blijft zitten.
Ja. Voorraad wordt per ISBN bijgehouden, ook als dat één exemplaar is, en de koppeling met de distributeur laat zien of een uitverkochte titel snel is bij te bestellen of niet meer wordt herdrukt.
Ja, en die staat los van de retour naar de uitgever. Een klant die online een boek terugstuurt binnen de wettelijke termijn, doorloopt een eigen retourproces dat niet wordt verward met de retourzendingen richting de uitgever.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een boekhandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.