Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen kassa, webshop, retouradministratie, evenementen en nieuwsbrieven tegelijk aan te zetten. Bij een boekhandel is dat riskant omdat het assortiment zo groot en snel wisselend is dat een medewerker die tegelijk vijf nieuwe schermen moet leren, de ISBN-voorraad slordig gaat bijhouden. En zodra die voorraad niet meer klopt, weet niemand meer zeker of een titel echt op de plank ligt of allang is verkocht. Eerst de basis van kassa en voorraad solide krijgen, is bij dit enorme assortiment geen overbodige stap.
Daarom richten we eerst de kassa met vaste boekenprijs, de ISBN-voorraad en de klantbestellingen in. Zodra die een paar weken betrouwbaar draaien, sluiten we de retouradministratie richting de distributeur aan, en pas daarna de webshop, evenementen en nieuwsbrieven. Die volgorde volgt de winkelvloer: eerst weten wat er op de plank staat, dan pas de rest eromheen.
De modulesets voor een boekhandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: kassa, voorraad en bestellingen
De kern voor elke boekhandel: een kassa die de vaste boekenprijs kent, ISBN-voorraad die klopt, en klantbestellingen die niet zoekraken.
Inkoop en retouradministratie
Onverkochte titels moeten binnen de retourtermijn terug naar de uitgever, en dat vraagt om overzicht per titel en ontvangstdatum.
Webshop en klantbestellingen
Steeds meer klanten bestellen online, en dat moet uit dezelfde voorraad komen als de winkel om dubbele verkoop te voorkomen.
Evenementen en klantbehoud
Signeersessies, leesclubs en nieuwsbrieven over nieuwe titels zijn voor veel boekhandels een belangrijk deel van de binding met klanten.
Wat elke module doet voor boekhandels
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een boekhandel betekent |
|---|---|---|
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | De kassa kent de vaste boekenprijs per titel, herkent actietafels binnen de toegestane regels en sluit rechtstreeks aan op de actuele voorraad, zodat een medewerker nooit per ongeluk een verboden korting geeft. |
| Retail | Branchemodules | De branchemodule bundelt kassa, winkelvoorraad en klantenkaart in een basisinrichting die past bij een boekhandel met een groot, snel wisselend assortiment. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Per ISBN is duidelijk wat op voorraad is, wat leverbaar is bij de distributeur en wat niet meer wordt herdrukt, zodat een medewerker een klant nooit een titel belooft die er niet meer komt. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Klantbestellingen, favoriete genres en eerdere aankopen staan bij elkaar, zodat een medewerker een gerichte aanbeveling kan doen in plaats van het hele fonds door te moeten. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Een klantbestelling krijgt een eigen status van plaatsing tot aankomst, zodat elke collega kan zien of een titel al binnen is zonder de klant zelf te hoeven bellen. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen bij de distributeur en directe orders bij uitgevers worden bewaakt op levertijd, met de verwachte aankomst zichtbaar bij de klantbestelling. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Afspraken met distributeur en uitgevers, inclusief retourtermijnen per fonds, geven een realistisch beeld van wanneer een titel nog terug kan of definitief blijft staan. |
| Retourenbeheer (RMA) | Logistiek & Transport | Titels die de retourtermijn naderen zonder verkocht te zijn, worden verzameld voor een retourzending, zodat de plank actueel blijft in plaats van een archief van wat niet is gegaan. |
| Creditnota's | Facturatie & Betalingen | Retourzendingen naar de uitgever worden gekoppeld aan de bijbehorende creditnota, zodat de administratie klopt zonder dat iemand een teruggestuurde titel handmatig hoeft af te boeken. |
| Webshopkoppeling | E-commerce & Retail | Online bestellingen worden uit dezelfde voorraad gereserveerd als de fysieke winkel, zodat een titel niet twee keer tegelijk wordt verkocht. |
| Click & collect | E-commerce & Retail | Klanten bestellen online en halen af in de winkel, wat bij een boekhandel vaak sneller is dan wachten op bezorging voor een titel die al op de plank ligt of morgen binnenkomt. |
| Voorraadalerts voor klanten | E-commerce & Retail | Een klant die online een uitverkochte titel bekijkt, krijgt automatisch bericht zodra die weer beschikbaar is, zonder dat de winkel dat handmatig hoeft bij te houden. |
| Orderimport | E-commerce & Retail | Webshopbestellingen komen automatisch binnen in hetzelfde systeem als de winkelkassa, klaar om te worden ingepakt of klaargezet voor afhalen. |
| Eventregistratie | Marketing & Groei | Aanmeldingen voor een signeersessie of leesclub worden vastgelegd, inclusief het aantal gereserveerde exemplaren, zodat er op de avond zelf niet te weinig boeken klaarliggen. |
| Nieuwsbriefintegratie | CRM & Relatiebeheer | Klanten die interesse hebben getoond in een genre of auteur krijgen gerichte aankondigingen over nieuwe titels, in plaats van één brede nieuwsbrief aan iedereen. |
| Barcode & QR-scanning | Voorraad & Magazijn | ISBN-barcodes worden gescand bij ontvangst en verkoop, zodat voorraadmutaties automatisch gaan in plaats van handmatig te worden ingevoerd bij duizenden verschillende titels. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een boekhandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een boekhandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de webshop of met de kassa in de winkel?
De meeste boekhandels starten met kassa, ISBN-voorraad en klantbestellingen in de winkel zelf. De webshop en click & collect sluiten daar in een tweede fase op aan, zodra de basis in de winkel staat.
Kan de retouradministratie per uitgever verschillende termijnen aan?
Ja. Elke uitgever of distributeur kan een eigen retourtermijn hebben, en die wordt per titel of per fonds vastgelegd, zodat de retourlijst voor iedere leverancier apart klopt.
Werkt hetzelfde systeem ook voor een aparte kinderboekenafdeling?
Ja. Een aparte afdeling of assortimentsgroep gebruikt dezelfde voorraad- en kassastructuur, met eigen categorieën en eventueel een eigen actietafel binnen de vaste boekenprijs.
Kunnen we later een leesclub- of evenementenmodule toevoegen?
Ja. Eventregistratie sluit aan op dezelfde klantgegevens als de kassa en de webshop, zodat aanmeldingen voor een signeersessie niet in een apart systeem terechtkomen.