In de laatste tien weken van het jaar verkoopt een speelgoedwinkel vaak meer dan in de rest van het jaar samen, met Sinterklaas en kerst binnen dezelfde periode. GrowMate koppelt seizoensinkoop, piekbezetting van tijdelijk personeel en leeftijdscontrole aan de kassa aan elkaar, zodat de drukste weken van het jaar geen chaos worden maar een goed voorbereid seizoen.
Een speelgoedwinkel leeft van een paar weken per jaar: de periode rond Sinterklaas en kerst bepaalt voor een groot deel het jaarresultaat, en die piek moet lang van tevoren worden ingekocht, want in november is het te laat om nog bij te bestellen bij een fabrikant in Azië. Tegelijk moet elk artikel het juiste leeftijdslabel en de juiste veiligheidswaarschuwing dragen, en moet er in de drukste week van het jaar genoeg tijdelijk personeel op de vloer staan om niet alleen te verkopen maar ook goed te adviseren.
GrowMate zet seizoensinkoop, voorraad, personeelsplanning en kassa in één systeem: de inkoop voor het vierde kwartaal wordt gebaseerd op de verkoop van vorig jaar in plaats van op onderbuikgevoel, het rooster schaalt automatisch mee met de verwachte drukte, en de kassa toont het leeftijdsadvies bij elk artikel. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw winkel nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw seizoenspatroon, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk speelgoedwinkel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bestellingen voor het sinterklaasseizoen moeten al in de zomer de deur uit, terwijl niemand precies weet hoeveel er dit jaar echt van een bepaald artikel verkocht gaat worden. Voorspellende inkoopvoorstellen op basis van de verkoop van vorig jaar en actuele trends geven een onderbouwd startpunt in plaats van een slag in de lucht.
In de laatste weken voor Sinterklaas staat de winkel vol met klanten die advies willen over een cadeau, terwijl het rooster nog is ingericht op een rustige oktobermaand. Een planning die vroeg in het seizoen al rekening houdt met de verwachte drukte, voorkomt dat tijdelijke krachten pas in de laatste week worden ingepland.
Een cadeau voor een kleuter dat eigenlijk kleine onderdelen bevat en niet geschikt is onder de drie jaar, wordt soms toch als 'leuk cadeautje' verkocht zonder dat het leeftijdsadvies wordt genoemd. Een leeftijdslabel dat automatisch bij elk artikel in de kassa en op het schaplabel verschijnt, maakt dat advies een vast onderdeel van elk gesprek.
Als een speelgoedartikel wordt teruggeroepen wegens een veiligheidsrisico, moet een winkel snel kunnen zien hoeveel exemplaren zijn verkocht en aan wie, om klanten actief te kunnen waarschuwen. Zonder partijregistratie is dat een kwestie van kassabonnen doorzoeken in plaats van een paar klikken.
Begin januari komt een deel van de cadeaus terug, vaak zonder bon of met een kapotte verpakking, en dat vraagt om een duidelijk retourbeleid dat het hele team op dezelfde manier toepast. Een vast retourproces met kassahistorie per klant voorkomt discussie aan de balie over wat wel en niet mag.
In de drukste weken kost het inpakken van cadeaus en het verkopen van cadeaubonnen extra tijd aan de kassa, en zonder een aparte, snelle afhandeling daarvan lopen de rijen op. Cadeaubonnen die digitaal worden uitgegeven en ingewisseld, schelen tijd bij elke transactie.
Zo loopt een seizoen door GrowMate van zomerinkoop tot januari-evaluatie:
Op basis van de verkoop van vorig jaar en actuele trends wordt in de zomer al een inkoopvoorstel gedaan voor het sinterklaas- en kerstseizoen. Zo wordt de bestelling bij fabrikanten met lange levertijden op tijd geplaatst in plaats van pas als het al bijna te laat is.
Bij binnenkomst van de piekvoorraad wordt elk artikel gecontroleerd op CE-markering en leeftijdslabel voordat het de winkelvloer op gaat. Ontbrekende of onduidelijke labels worden gesignaleerd voordat een klant ernaar vraagt.
Het rooster wordt ruim voor de piek al ingericht op de verwachte bezoekersaantallen, met tijdelijke krachten die op tijd zijn ingewerkt in plaats van in de laatste drukke week zonder ervaring te beginnen.
Aan de kassa verschijnt het leeftijdsadvies bij elk artikel, en cadeauverpakking en cadeaubonnen worden snel afgehandeld zodat de rij niet vastloopt in de drukste dagen van het jaar.
Na de feestdagen worden retouren volgens een vast beleid afgehandeld, en de verkoopcijfers van het seizoen worden naast de inkoopvoorstellen van volgend jaar gelegd, zodat elk jaar een beter onderbouwde piek wordt dan het vorige.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Seizoensbestellingen en levertijden van fabrikanten, vaak met lange doorlooptijden vanuit het buitenland, komen automatisch binnen in de inkoopplanning.
Cadeaubonnen, cadeauverpakking en leeftijdsadvies worden snel afgehandeld aan de kassa, met een dagafsluiting die aansluit op de boekhouding.
Voorraad en orders van de webshop en marktplaatsen als bol.com worden gesynchroniseerd met de winkelvoorraad, zodat een artikel niet dubbel wordt verkocht in de drukste weken.
Dagomzet, cadeaubonsaldi en retourcreditnota's sluiten aan op je boekhoudpakket, ook in de piekperiode met een veelvoud van de normale omzet.
De GrowMate-app, ingericht voor een speelgoedwinkel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Speelgoed dat in Nederland wordt verkocht, moet voldoen aan de Europese veiligheidseisen en een CE-markering dragen die aantoont dat het product aan die eisen voldoet. Bij ontvangst van nieuwe artikelen controleren of de markering aanwezig en correct is, voorkomt dat een niet-conform product de winkelvloer bereikt.
Speelgoed met kleine onderdelen, scherpe randen of ander risico moet een duidelijke leeftijdsaanduiding en waarschuwing dragen, zoals niet geschikt onder de drie jaar. Dat advies moet ook bij het verkoopgesprek en op de kassabon terugkomen, niet alleen op de verpakking die de klant thuis pas goed leest.
Wordt een artikel door de fabrikant of de toezichthouder teruggeroepen, dan moet een winkel snel kunnen vaststellen welke partijen zijn ontvangen en welke klanten het artikel hebben gekocht om actief te kunnen waarschuwen. Partijregistratie per levering maakt dat een kwestie van filteren in plaats van weken zoeken.
Speelgoed dat kapot gaat binnen de verwachte levensduur valt onder de gewone regels voor conformiteit bij consumentenverkoop, en bij online aankopen geldt daarnaast het wettelijke herroepingsrecht van veertien dagen. Beide processen los van elkaar vastleggen voorkomt verwarring tussen een garantieclaim en een gewone retourzending.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste speelgoedwinkels mee beginnen.
De kern voor elke speelgoedwinkel: een kassa die leeftijdsadvies toont en een voorraad die klopt, ook als de omzet in tien weken verdrievoudigt.
De piek rond Sinterklaas en kerst moet maanden van tevoren worden voorbereid, in inkoop én in personeelsbezetting.
Speelgoed vraagt om aantoonbare CE-markering, correcte leeftijdslabels en een snelle reactie bij een terugroepactie.
Een groeiend deel van de verkoop loopt via webshop en marktplaatsen, vooral in de weken voor Sinterklaas en kerst.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De markering die aangeeft dat speelgoed voldoet aan de Europese veiligheidseisen, verplicht voordat een product in Nederland verkocht mag worden.
De verplichte vermelding van de minimale of maximale leeftijd waarvoor een speelgoedartikel geschikt en veilig is.
De periode van eind oktober tot begin december waarin veel speelgoedwinkels het grootste deel van hun jaaromzet realiseren.
Een terugroepactie van een speelgoedartikel wegens een geconstateerd veiligheidsrisico, waarbij verkochte exemplaren actief moeten worden opgespoord.
De extra personeelscapaciteit die wordt ingepland om de verwachte drukte rond Sinterklaas en kerst op te vangen.
Ja. Inkoopvoorstellen voor het vierde kwartaal worden gebaseerd op de verkoop van vorig jaar en actuele trends, zodat bestellingen met lange levertijden vanuit fabrikanten op tijd de deur uitgaan in plaats van pas in het najaar.
Ja. Elk artikel krijgt een leeftijdslabel dat automatisch verschijnt op het schap, in de webshop en aan de kassa, zodat een medewerker dat advies altijd kan meegeven zonder de verpakking erbij te hoeven pakken.
De implementatie kost € 90 per uur en is volledig op maat van jouw winkel. Voor een winkel met kassa, voorraad, seizoensinkoop en webshopkoppeling zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je alleen af als je daar zelf voor kiest.
Bestaande artikeldata, voorraad en verkoopcijfers van vorige seizoenen worden bij de implementatie ingelezen, zodat de inkoopvoorstellen voor komend seizoen meteen op historische cijfers kunnen bouwen in plaats van bij nul te beginnen.
Het rooster wordt ruim voor het seizoen al ingericht op de verwachte drukte, zodat tijdelijke krachten op tijd worden aangenomen en ingewerkt in plaats van pas in de laatste, drukste week te beginnen.
Omdat elke levering wordt geregistreerd per partij, zie je direct welke exemplaren zijn ontvangen en aan welke klanten ze zijn verkocht, zodat je actief kunt waarschuwen in plaats van te wachten tot iemand zelf contact opneemt.
Een vast retourbeleid met kassahistorie per klant zorgt dat het hele team retouren op dezelfde manier afhandelt, ook als de winkel in de eerste weken van januari drukker is dan normaal met terugbrengende klanten.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een speelgoedwinkel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.