Een verkeerd rugnummer kun je niet terugdraaien: het shirt is al op naam geborduurd voor die speler. Sportwinkels combineren kassa-omzet met seizoenscollecties die binnen weken verouderen en verenigingen die in bulk bestellen op factuur. GrowMate brengt kassa, voorraad per maat en kleur, bedrukkingsorders en clubfacturatie samen in één systeem.
Een sportwinkel verkoopt zelden één simpel artikel. Een hardloopschoen komt in tien maten en drie breedtes, een broek in acht maten en twee kleuren, en het teamshirt van de plaatselijke voetbalclub bestaat pas echt als er een rugnummer en naam op geborduurd zijn. Dat laatste kun je niet terugnemen omdat het 'toch niet past' — een gepersonaliseerd shirt valt niet onder het gewone retourrecht. Ondertussen wisselt een groot deel van het assortiment na het seizoen, en moet de wintersportcollectie in januari alweer worden afgeprijsd voor het voorjaar begint.
GrowMate brengt de kassa, de voorraad per maat en kleur, de bedrukkingsorders voor teams en de facturatie aan verenigingen samen in één systeem. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw winkel past: van staffelkorting op een clubbestelling tot een signaal dat de wintersportcollectie afgeprijsd moet worden voordat het voorjaar begint. Onze consultants richten dat in op jouw assortiment, jouw leveranciers en je bedrukkingspartner, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk sportwinkel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De klant komt terug omdat het shirt van zijn zoon net iets te krap zit, maar een shirt met naam en rugnummer erop is voor die speler gemaakt en valt niet onder het herroepingsrecht. Zonder duidelijke afspraak vooraf sta je bij de balie met een boze ouder en geen poot om op te staan. Leg bij het bestellen vast dat personalisatie niet retour gaat, en de discussie is al bij de bestelbon beslecht.
De contactpersoon van de hockeyclub belt voor zestig shirts en twintig broeken, tegen een andere prijs dan in de winkel en op factuur aan de vereniging in plaats van contant aan de balie. Dat wordt vaak apart in een mailtje of schriftje bijgehouden, los van de rest van de administratie. Met een clubdeal die staffelprijs, aflevering en factuuradres in één order vastlegt, raakt die order niet meer zoek.
Eén hardloopschoen bestaat in tien maten, drie breedtes en vier kleuren, en dat maal honderden modellen in de winkel. Tel je de trainingskleding met kindermaten erbij op, dan loopt het aantal varianten al snel in de duizenden. Als je dat in een enkel Excelbestand probeert bij te houden, weet niemand meer zeker of maat 42 in blauw echt op voorraad ligt of alleen op papier bestaat.
Het voetbalseizoen begint eind augustus, de wintersportcollectie komt in het najaar en de hardloopcollectie piekt in het voorjaar. Zodra een seizoen voorbij is, moet die voorraad snel weg voordat hij het schap blokkeert voor de volgende collectie. Zonder een vast afprijsmoment per collectie blijven rekken vol staan met artikelen die alleen nog tegen verlies verkocht worden.
Een klant bestelt op donderdag een teamshirt en verwacht het zaterdag mee te nemen naar de wedstrijd, terwijl de borduurpartner drie werkdagen nodig heeft. Als die levertijd nergens automatisch wordt getoond, ontdek je het pas als de klant al voor de balie staat. Een order die de doorlooptijd van bedrukking meteen doorrekent, voorkomt die teleurstelling bij de afhaalbalie.
De kassa laat zien wat er die dag over de toonbank ging, maar niet welk merk of welke collectie werkelijk geld oplevert na de eerste afprijzing. Een collectie die snel in de uitverkoop moet, drukt de marge harder dan de omzetcijfers laten zien. Met werkelijke verkoopprijs tegen inkoopwaarde per collectie zie je precies welke inkoopkeuzes volgend seizoen anders moeten.
Zo loopt een teamorder door GrowMate, van vraag van de club tot factuur en shirt in de tas:
De contactpersoon van de club vraagt zestig shirts, twintig broeken en trainingsmateriaal op. De offerte rekent automatisch de staffelkorting door die bij die hoeveelheid hoort en toont in één oogopslag wat de vereniging betaalt ten opzichte van de winkelprijs.
Per shirt worden naam, rugnummer en maat ingevoerd, gekoppeld aan de speler die het bestelt. Deze regel is meteen zichtbaar als gepersonaliseerd artikel, zodat iedereen in de winkel weet dat dit stuk niet als standaardretour behandeld wordt.
De volledige bedrukkingsopdracht met namen, nummers en maten gaat als één bestand naar de borduur- of bedrukkingspartner, met de toegezegde levertijd erbij. Niemand hoeft de lijst met rugnummers nog handmatig over te typen in een ander bestand.
Zodra de bedrukte shirts binnenkomen, worden ze afgevinkt tegen de oorspronkelijke bestelling: juiste naam, juist nummer, juiste maat. Ontbreekt er een stuk, dan zie je dat direct in plaats van pas bij het uitdelen aan het team.
De vereniging krijgt één verzamelfactuur op het adres van de club in plaats van dat elk lid apart aan de kassa afrekent. Betaalt de club in termijnen, dan sluit de openstaande post daar automatisch op aan, en zie je meteen of de vorige teamorder al is voldaan voordat je de volgende bestelling accepteert.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Kassaomzet, verkoopfacturen aan verenigingen en creditnota's sluiten aan op je boekhoudpakket, zodat de administratie niet twee keer hetzelfde bedrag hoeft te verwerken.
Verkoop je ook online of via een marketplace, dan lopen voorraad per maat en kleur en orderstatus gelijk met de winkel, zodat een schoen niet in de winkel en online tegelijk als laatste maat verkocht wordt.
Pin- en mobiele betalingen aan de kassa worden automatisch aan de juiste order gekoppeld, inclusief de aanbetaling die bij een bedrukkingsorder vaak vooraf gevraagd wordt.
Namen, rugnummers en maten gaan als één bestand naar de externe bedrukkings- of borduurpartner, met de toegezegde levertijd terug in de order, zodat niemand een lijst met spelernamen dubbel hoeft over te typen.
De GrowMate-app, ingericht voor een sportwinkel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Fietshelmen, scheenbeschermers en ander beschermingsmateriaal vallen onder de Europese PBM-verordening en moeten een geldige CE-markering dragen. Verkoop je artikelen zonder die markering of met een verlopen conformiteitsverklaring, dan ben je daarop aanspreekbaar. Vastleggen welke leverancier per artikelgroep de conformiteit garandeert, scheelt uitzoekwerk bij elke nieuwe levering.
Sportkleding moet volgens de Europese textielverordening de vezelsamenstelling op het etiket vermelden, ook bij artikelen die je zelf laat bedrukken. Bedrukking of borduring verandert dat etiket niet, dus moet je vooraf weten welk basisartikel welke samenstelling heeft. Dat gegeven bij het artikel vastleggen voorkomt discussie achteraf over wat er precies verkocht is.
Standaard mag een klant kleding binnen veertien dagen retourneren, maar dat vervalt bij artikelen die speciaal voor die klant gemaakt zijn, zoals een shirt met naam en rugnummer. Verkoopt de winkel dat verschil niet duidelijk vooraf, dan ontstaat er bij elke retourvraag discussie aan de balie. Een order die bij het aanmaken als gepersonaliseerd staat, toont meteen welke regel geldt.
Op artikelen als schaatsen, fietshelmen en fitnessapparatuur gelden de gewone wettelijke conformiteitseisen: het product moet doen wat de klant redelijkerwijs mag verwachten. Bij een klacht moet je kunnen aantonen wanneer het artikel gekocht is en welke garantieafspraken de fabrikant geeft. Aankoopdatum en fabrieksgarantie samen vastleggen scheelt uitzoekwerk bij een kapotte binding.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste sportwinkels mee beginnen.
Dit is de kern die elke sportwinkel nodig heeft. Zonder actuele voorraad per maat en kleur en een kassa die daarop aansluit, blijft de rest van de inrichting gokwerk over wat er nog ligt.
Voor winkels die shirts, broeken en trainingspakken met naam en rugnummer laten bedrukken of borduren, met de levertijd van de bedrukkingspartner als vast onderdeel van de order.
Voor de verkoop aan sportverenigingen: staffelprijzen, een vast contactpersoon, facturatie aan de club in plaats van aan de balie en zicht op wat die vereniging nog open heeft staan.
Als de basis draait, wordt het interessant om vooruit te plannen op seizoenswissels en te zien welke collectie of welk merk daadwerkelijk marge oplevert na de eerste afprijzing.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een bulkbestelling van een sportvereniging tegen een afgesproken staffelprijs, meestal via een vaste contactpersoon en gefactureerd aan de club in plaats van contant afgerekend.
Een kortingspercentage dat oploopt naarmate er meer stuks van hetzelfde artikel besteld worden, gebruikelijk bij teamkleding en materiaal voor verenigingen.
Het assortiment dat aan een sportseizoen gekoppeld is, zoals de voetbalcollectie in het najaar of de hardloopcollectie in het voorjaar, met een eigen inkoop- en afprijsritme.
Het bedrukken of borduren van een artikel met naam, rugnummer of clublogo, waardoor het juridisch als op maat gemaakt geldt en niet onder het gewone retourrecht valt.
De restvoorraad van een aflopende collectie die na het seizoen tegen aflopende prijzen wordt weggezet om ruimte te maken voor het nieuwe assortiment.
Ja. Bij het aanmaken van een order voer je per shirt de naam, het rugnummer en de maat in, gekoppeld aan de speler. Die regel gaat als bedrukkingsopdracht naar je borduur- of bedrukkingspartner en wordt meteen als gepersonaliseerd artikel gemarkeerd, zodat iedereen in de winkel weet dat het niet als standaardretour behandeld wordt.
Wettelijk niet verplicht: gepersonaliseerde artikelen zoals een shirt met naam en rugnummer vallen buiten het herroepingsrecht van veertien dagen omdat ze speciaal voor die klant zijn gemaakt. Of je uit coulance toch iets regelt, is aan de winkel. Doordat een order al bij het aanmaken als gepersonaliseerd staat, hoef je die afweging niet elke keer opnieuw uit te zoeken.
De contactpersoon van de club krijgt een offerte met de staffelkorting die bij het aantal shirts, broeken of ballen hoort. Na akkoord wordt dat één order met levering ineens of gespreid, en één factuur op naam van de vereniging in plaats van dat elk lid apart aan de kassa afrekent. Openstaande posten van de club zie je apart terug van je gewone particuliere verkoop.
De implementatie reken je tegen € 90 per uur, uitgewerkt in een offerte na de intake. Voor een sportwinkel met kassa, voorraad per maat en kleur, bedrukkingsorders en clubdeals zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je desgewenst apart af, of je beheert het systeem zelf op je eigen infrastructuur.
Ja. Artikelgegevens, voorraadstanden per maat en kleur, klantenkaarten en openstaande clubfacturen uit je huidige kassasysteem of Excel worden bij de implementatie ingelezen. Zo begin je niet met een lege winkel in het systeem, maar met dezelfde voorraad en klanten die je al had.
De kassa blijft doorwerken bij een wegvallende verbinding en synchroniseert de verkopen zodra er weer verbinding is. Zo hoef je bij een drukke zaterdagmiddag met een storing niet over te schakelen op een kladblok en handmatig kassabonnen bij te houden.
Ja. Je ziet per collectie of merk welke artikelen nog op voorraad liggen en hoelang, zodat je op een vast moment na het seizoen kunt afprijzen in plaats van dat oude wintersportartikelen tussen de nieuwe collectie blijven hangen. De marge-analyse laat zien wat die afprijzing kost, zodat je het volgend seizoen scherper inkoopt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een sportwinkel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.