Woensdagavond traint het eerste elftal, zaterdag speelt de F-jes hun eerste competitiewedstrijd en achter de bar draait een vrijwilliger zijn tweede dienst deze maand: een sportclub bestaat bij de gratie van mensen die meer doen dan hun contributie betalen. GrowMate brengt ledenadministratie, teamplanning, vrijwilligersinzet en kantineomzet in één systeem samen.
Een sportvereniging draait niet op één omzetstroom maar op een stapel kleine geldbewegingen die allemaal moeten kloppen: contributie van honderden leden, kantineverkoop op wedstrijddagen, een sponsorbijdrage van de lokale garage en een onkostenvergoeding voor de vrijwilliger die het veld sleept. Blijft dat in een ledenbestand van de penningmeester en een kasboekje bij de bar, dan ontdek je pas in november dat een derde van de contributie nog openstaat.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw vereniging past: ledenadministratie met automatische SEPA-incasso, teamindeling met trainersschema's, vrijwilligersroosters voor bar en veldonderhoud, en kantineomzet die naast de contributie in hetzelfde overzicht staat. Onze consultants richten dit in op jouw seizoensindeling en je bestuursstructuur, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk sportvereniging terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een lid zegt op in mei maar blijft tot september contributie betalen, of juist andersom: het bestuur mist een opzegging en blijft aanmanen. Met automatische incasso gekoppeld aan de lidstatus stopt de inning zodra het lidmaatschap eindigt, en zie je meteen wie er nog openstaat.
Wie er dit seizoen in welk team speelt, wie de vaste trainer is en wie inval doet bij afwezigheid, staat vaak nergens centraal maar bij losse WhatsApp-groepen per team. Bij een wisseling van bestuur of trainer moet iemand dat weer helemaal uitzoeken. Eén teamoverzicht met spelers, trainers en trainingstijden voorkomt dat gedoe.
De bardienst van zaterdag staat op naam van een vrijwilliger die er op het laatste moment niet blijkt te zijn, en niemand weet wie er nog vrij inzetbaar was. Een vrijwilligersrooster met beschikbaarheid per dienst maakt in één oogopslag zichtbaar wie er ingezet kan worden.
De bar draait op een eigen kasla en een kladblok met turfjes, terwijl die omzet net zo goed bij de jaarcijfers van de vereniging hoort. Zonder koppeling tussen kantineverkoop en boekhouding blijft het bestuur gissen naar de werkelijke marge op drankjes en snacks.
Spelerspassen, wedstrijdformulieren en teamindelingen moeten vaak zowel in het eigen ledensysteem als in het systeem van de sportbond staan. Twee keer dezelfde gegevens invoeren kost tijd en levert verschillen op zodra er iets wijzigt. Een export die rechtstreeks aansluit op het bondssysteem voorkomt dat dubbele werk.
De lokale slager sponsort al drie jaar de shirts, maar niemand heeft in de gaten dat het contract dit seizoen afloopt. Zonder een centraal overzicht van looptijden en tegenprestaties mist het bestuur het moment om op tijd het gesprek aan te gaan.
Zo loopt een seizoen door GrowMate bij een sportclub met teams, vrijwilligers en een kantine:
Een nieuw lid meldt zich aan, kiest een categorie en wordt ingedeeld bij een team. De contributie die daarbij hoort, wordt automatisch gekoppeld aan zijn lidprofiel.
Per seizoen of per kwartaal gaat de contributie via een SEPA-machtiging automatisch van de rekening van het lid af, met een duidelijke herinnering bij een mislukte incasso.
Trainers zien hun teamagenda met trainingstijden en wedstrijden, spelers krijgen dezelfde planning in de app, inclusief een wijziging bij een verplaatste training.
Bardiensten en veldonderhoud worden verdeeld op basis van opgegeven beschikbaarheid, en de kantineomzet van elke wedstrijddag wordt bijgeschreven bij de vereniging.
Aan het einde van het seizoen staan contributie-inkomsten, kantineomzet en sponsorbijdragen naast elkaar, en de teamgegevens zijn direct te exporteren naar het bondssysteem.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Contributie, kantineomzet en sponsorinkomsten sluiten aan op de boekhouding van de penningmeester, zonder dat die drie kasboekjes handmatig hoeft samen te voegen.
Teamindelingen en spelersgegevens worden geëxporteerd naar het administratiesysteem van je sportbond, zodat je die gegevens niet twee keer hoeft in te voeren.
Naast automatische incasso kunnen leden losse bijdragen, zoals een toernooibijdrage, direct via iDEAL voldoen zonder dat de penningmeester dat handmatig moet bijhouden.
Trainingstijden en wedstrijden synchroniseren twee kanten op met de persoonlijke agenda's van leden en trainers in Google of Outlook.
De GrowMate-app, ingericht voor een sportvereniging
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor het automatisch incasseren van contributie heeft een vereniging een geldige SEPA-machtiging van elk lid nodig, met een correcte vooraankondiging voor het bedrag wordt afgeschreven. Machtigingen die los in een Excel-bestand staan raken makkelijk verouderd na een adreswijziging. Machtigingsbeheer gekoppeld aan het ledenprofiel houdt dat actueel.
Lidmaatschappen die stilzwijgend verlengen, moeten daarna maandelijks opzegbaar zijn, en leden moeten hierover voorafgaand aan de verlenging geïnformeerd worden. Een vereniging die dat niet netjes regelt, loopt het risico dat een opzegging met terugwerkende kracht moet worden geaccepteerd. Automatische signalen rond de verlengdatum houden het bestuur hierop scherp.
Trainers en begeleiders die met minderjarige leden werken, moeten een geldige VOG kunnen tonen, en veel bonden en gemeenten controleren daarop bij subsidieaanvragen. Een overzicht met vervaldatums per vrijwilliger voorkomt dat iemand zonder geldige verklaring op het veld staat.
Een sportclub bewaart geboortedata van jeugdleden, contactgegevens van ouders en soms medische bijzonderheden zoals een allergie bij een toernooi. Rollen en rechten per bestuurslid, met een bewaartermijn die na uitschrijving automatisch wordt toegepast, houden die gegevens beheersbaar.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste sportclubs en verenigingen mee beginnen.
Dit is waar elke vereniging op draait: wie is lid, in welk team zit hij, en klopt de contributie-inning. Zonder deze basis is elk ander plan gebouwd op los zand.
Een vereniging draait op vrijwilligers en op de kantine als tweede inkomstenbron, en beide verdienen een eigen rooster en overzicht.
Zodra leden en vrijwilligers goed geregeld zijn, wil je in één overzicht zien wat contributie, kantine en sponsoring samen opleveren.
Trainerslicenties, VOG's en de aansluiting op het bondssysteem horen bij een vereniging die haar zaken op orde heeft.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De schriftelijke of digitale toestemming van een lid om contributie automatisch van zijn rekening te laten afschrijven.
Het overzicht van spelers- en teamgegevens dat wordt aangeleverd aan het administratiesysteem van de sportbond, bijvoorbeeld voor wedstrijdformulieren.
Het verschil tussen inkoopprijs en verkoopprijs van drankjes en snacks in de kantine, vaak de tweede inkomstenbron van een vereniging na contributie.
De onbelaste onkostenvergoeding die een vereniging aan vrijwilligers mag uitkeren voor bijvoorbeeld bardiensten of veldonderhoud.
De verdeling van spelende leden over teams per seizoen, meestal gekoppeld aan leeftijdscategorie of niveau.
Ja. Zodra een lidmaatschap wordt beëindigd, stopt de SEPA-incasso vanaf de eerstvolgende inningsronde automatisch. Zegt een lid op na de wettelijke opzegtermijn, dan ziet het bestuur dat direct in het ledenprofiel in plaats van dat er per ongeluk nog een keer wordt geïnd.
Elk team krijgt een eigen teamagenda met trainingstijden, wedstrijden en eventuele wijzigingen, zichtbaar voor spelers, ouders en trainers. Een verplaatste training wordt in één keer doorgevoerd in plaats van via losse WhatsApp-berichten per team.
Ja. Vrijwilligers geven hun beschikbaarheid op, en bardiensten of veldonderhoud worden daarop verdeeld. Onkostenvergoedingen voor vrijwilligers worden met dezelfde declaratieflow afgehandeld als bij betaald personeel, inclusief goedkeuring door het bestuur.
De implementatie wordt op maat berekend tegen € 90 per uur, afhankelijk van het aantal modules. Een vereniging met ledenadministratie, contributie-incasso, teamplanning en kantineverkoop zit doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ledengegevens, teamindelingen en bestaande SEPA-machtigingen migreren we bij de implementatie mee, zodat de eerstvolgende contributie-inning gewoon via het nieuwe systeem verloopt zonder dat leden opnieuw hoeven te tekenen.
Ja, spelers- en teamgegevens kunnen worden geëxporteerd naar het administratiesysteem van je bond, zodat je die informatie niet nog een keer handmatig hoeft in te voeren.
Elke trainer of begeleider krijgt een dossier met de vervaldatum van zijn Verklaring Omtrent het Gedrag, en het bestuur krijgt tijdig een signaal voordat die verloopt, zodat er nooit training wordt gegeven zonder geldige verklaring.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een sportvereniging.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.