Om zeven uur 's ochtends staat de eerste flight al bij de eerste tee, terwijl de greenkeeper twee holes verderop de green aan het maaien is en de balie een greenfee-gast moet koppelen aan zijn handicap. GrowMate brengt starttijden, ledenincasso, greenfee-verkoop en het onderhoudsschema per hole in één systeem samen.
Een golfbaan verkoopt geen product, maar een tijdslot op een baan die er maar één keer is. Vier spelers om 07:12 uur, een clinic op de driving range om 09:00 uur, een greenfee-gast die niet weet dat hole 14 vanwege onderhoud tijdelijk gesloten is: als de starttijdenplanning los staat van de ledenadministratie en van het onderhoudsrooster, ontstaan er dubbele boekingen en discussies aan de balie die niemand had hoeven voeren.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw baan past: online starttijdenplanning met wachtlijst, een ledenadministratie die lidmaatschap en greenfee-tarief uit elkaar houdt, koppeling van de handicap aan elke boeking, en een onderhoudsplanning die per hole bijhoudt wat de greenkeepers gedaan hebben. Onze consultants richten dit in op jouw baanindeling en jouw tariefstructuur, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk golfbaan terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een greenfee-gast boekt online een starttijd terwijl de proshop diezelfde tijd net telefonisch aan een lid heeft toegezegd. Bij een baan met maar één eerste tee is dat geen kleine fout maar een ochtend vol geïrriteerde spelers. Eén planning voor alle boekingskanalen voorkomt dat twee flights om dezelfde tijd bij de tee staan.
Een baan met een minimale handicapeis voor bepaalde tees moet bij de boeking al weten of een speler daaraan voldoet, niet pas bij de eerste tee. Als die controle handmatig gebeurt, glipt er regelmatig iemand doorheen die eigenlijk begeleid moet spelen. Met de handicap gekoppeld aan het klantprofiel ziet de balie dat al bij het inboeken.
Leden betalen een jaarlijkse contributie, greenfee-gasten per ronde en soms geldt er een introducétarief: drie geldstromen die in één kassasysteem gemakkelijk door elkaar lopen. Met aparte tarief- en factuurstromen per klanttype weet de administratie aan het einde van de maand precies wat contributie was en wat greenfee-omzet.
Maaien, beluchten, top-dressen en beregenen volgen elk hun eigen interval per hole, en dat wijkt per seizoen af. Staat dat alleen in het hoofd van de hoofdgreenkeeper, dan valt het stil zodra hij op vakantie is. Een onderhoudsplanning per hole met vaste checklists houdt het schema overeind, ook bij vervanging.
Een populaire starttijd raakt vol en de volgende beller wordt op een blaadje bij de telefoon genoteerd. Valt er een boeking uit, dan moet iemand dat blaadje er weer bij pakken en hopen dat de volgorde nog klopt. Een digitale wachtlijst die automatisch een vrijgekomen plek aanbiedt, scheelt de balie dat telefoonwerk.
De lunch na de ronde en de nieuwe grip in de proshop lopen vaak via een aparte kassa die niet aan het klantprofiel hangt. Daardoor zie je nooit het totale bestedingspatroon van een lid over het jaar. Met kassaomzet gekoppeld aan hetzelfde klantprofiel als de starttijd zie je die twee wel samen.
Zo loopt een boeking bij een golfbaan door GrowMate, van reservering tot factuur:
Een lid boekt online een starttijd binnen zijn reserveringsvenster, een greenfee-gast boekt via dezelfde kalender tegen het greenfee-tarief. Is een tijd vol, dan kan iemand zich op de wachtlijst zetten en krijgt hij automatisch bericht bij een afmelding.
Bij het boeken wordt de handicap van de speler getoond, zodat de balie kan zien of iemand aan de eis voor een bepaalde tee voldoet. Greenfee-gasten zonder geldig golfvaardigheidsbewijs krijgen een duidelijk signaal voordat ze inchecken.
Bij aankomst wordt de boeking afgevinkt en eventuele huur van een buggy of trolley direct aan de starttijd gekoppeld. De baan weet op elk moment welke flights daadwerkelijk onderweg zijn.
Parallel daaraan werken de greenkeepers hun rondes per hole af: maaien, beluchten of beregenen, met een vinkje en eventueel een foto bij afwijkingen. Een tijdelijk gesloten hole verschijnt meteen in de starttijdenplanning.
Aan het einde van de periode gaat de jaarcontributie via automatische incasso de deur uit, greenfee-omzet en clubhuisbestedingen komen als aparte factuurregels binnen. Je ziet meteen wat lidmaatschap opbrengt en wat losse bezoekers.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Contributiefacturen, greenfee-omzet en clubhuisverkoop sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dat de administratie drie kassa's handmatig hoeft te verzamelen.
Greenfee-gasten betalen direct bij het boeken via iDEAL, zodat een no-show geen omzet kost en de balie niet achteraf hoeft te incasseren.
Een koppeling met het platform waarop greenfee-spelers baanoverstijgend starttijden zoeken, houdt je beschikbare tijden actueel zonder dubbel in te voeren.
Neerslag- en temperatuurdata uit je eigen weerstation komen naast het onderhoudsschema te staan, zodat een beregeningsbeurt niet wordt ingepland vlak voor een regenbui.
De GrowMate-app, ingericht voor een golfbaan
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Handicaps van leden worden bijgehouden volgens het handicapsysteem dat de Nederlandse Golf Federatie hanteert, met scorekaarten die de handicap na elke gespeelde ronde kunnen bijstellen. Als die scores los van je ledenadministratie worden ingevoerd, loop je als baan al snel achter op de actuele stand. Een klantprofiel waarin de laatst bekende handicap zichtbaar is bij elke boeking voorkomt discussie aan de eerste tee.
Veel banen laten greenfee-gasten alleen onbegeleid spelen als ze een golfvaardigheidsbewijs of vergelijkbaar bewijs van baanpermissie kunnen tonen. Wordt dat pas bij de eerste tee gecontroleerd, dan sta je met een boze gast die net een greenfee heeft betaald. Registreer je dat bewijs al bij de boeking, dan weet de balie het vooraf.
Greenkeepers gebruiken op greens en fairways middelen tegen schimmels en onkruid waarvan het gebruik wettelijk moet worden bijgehouden: wat, waar, wanneer en door wie toegediend. Een logboek per hole dat automatisch aan het onderhoudsschema hangt, voorkomt dat die registratie apart in een schrift wordt bijgehouden.
Een golfclub bewaart handicaps, betaalgegevens en soms medische bijzonderheden van leden, en moet kunnen tonen wie die gegevens mag inzien en hoelang ze bewaard blijven. Rollen en rechten per gebruiker, en een bewaartermijn die automatisch wordt toegepast, houden dat overzichtelijk.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste golfbanen mee beginnen.
Dit is waar elke golfbaan op draait: weten wie er wanneer op de baan staat en tegen welk tarief. Zonder deze basis blijft alles daaromheen improvisatie aan de balie.
De baan zelf is je belangrijkste kapitaal. Een vast onderhoudsschema per hole voorkomt dat kwaliteit afhangt van het geheugen van één greenkeeper.
Zodra de basis staat, wil je in één oogopslag zien wat contributie oplevert tegenover greenfee en clubhuisomzet.
Greenkeepers, proshopmedewerkers en balie hebben ieder hun eigen rooster en certificaten, denk aan een spuitlicentie voor gewasbeschermingsmiddelen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het gereserveerde tijdstip waarop een speler of flight vertrekt vanaf de eerste tee, de basiseenheid waarop de hele planning van een golfbaan draait.
Het bedrag dat een niet-lid betaalt om één ronde op de baan te spelen, los van een jaarlijks lidmaatschap.
Bewijs dat een speler de regels en etiquette van het golfspel beheerst, vaak vereist voordat een baan iemand onbegeleid laat spelen.
De groep van doorgaans twee tot vier spelers die samen een starttijd hebben en de baan als groep doorlopen.
Tijdelijke, kleinere putting-oppervlaktes die in het winterseizoen worden gebruikt om de reguliere greens tegen slijtage te beschermen.
Ja. Leden boeken via de app of het klantportaal binnen hun eigen reserveringsvenster, terwijl greenfee-gasten via dezelfde kalender tegen het greenfee-tarief boeken. Is een tijd vol, dan kunnen ze zich op een wachtlijst zetten en krijgen ze automatisch bericht zodra er een plek vrijkomt.
De actuele handicap staat op het klantprofiel en is zichtbaar bij elke boeking, zodat je kunt controleren of een speler aan de eis voor een bepaalde tee voldoet. Nieuwe scores uit een geregistreerde ronde worden bij de implementatie gekoppeld aan de manier waarop jouw baan de handicap bijwerkt.
Ja. Greenfee-gasten krijgen een eigen klanttype met eigen tarief, en je kunt bij het boeken al vragen om een golfvaardigheidsbewijs als jouw baan die eis stelt. Betaling kan direct bij het boeken via iDEAL, zodat een no-show geen misgelopen omzet betekent.
De implementatie wordt op maat berekend tegen € 90 per uur, afhankelijk van het aantal modules dat je kiest. Een baan met starttijdenplanning, ledenincasso en onderhoudsplanning zit doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je optioneel af.
Ledenbestanden, handicapgegevens en historische boekingen migreren we bij de implementatie mee, zodat je niet met een lege ledenadministratie begint. Draait er al een apart boekingssysteem, dan bekijken we per baan of we dat vervangen of ernaast laten bestaan.
Elke hole krijgt een eigen onderhoudsschema met maai-, beluchtings- en beregeningsintervallen, en greenkeepers vinken hun ronde per hole af, eventueel met een foto bij een afwijking. Is een hole tijdelijk gesloten voor onderhoud, dan zie je dat direct terug in de starttijdenplanning.
Ja, je stelt per tee of per type starttijd een minimale handicap of een verplicht golfvaardigheidsbewijs in. Voldoet een speler daar niet aan, dan krijgt hij dat al bij het boeken te zien in plaats van pas bij de eerste tee.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een golfbaan.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.