Honderdtachtig couverts, veertig gasten met een allergie, en de keuken staat morgen niet bij jou maar in een tent op een parkeerterrein: catering draait om de opdracht van vandaag, niet om een gemiddelde week. GrowMate koppelt offerte, inkoop, personeelsplanning en HACCP-registratie aan elke opdracht, van aanvraag tot factuur.
Een cateringbedrijf verkoopt geen product van het schap, maar een opdracht die maar één keer precies zo gebeurt: dit aantal gasten, deze diëten en allergieën, deze locatie, dit tijdstip. De offerte van dinsdag is donderdag alweer achterhaald omdat de gastenlijst wijzigt, terwijl de bestelling bij de groothandel al een week vooruit vastligt en het personeel voor zaterdag nog rondgebeld moet worden. Wie dat in losse Excel-bestanden en een WhatsApp-groep met de keuken bijhoudt, ontdekt de rekenfout meestal pas als de eindafrekening de deur uitgaat.
GrowMate is geen kant-en-klaar horecapakket, maar 439 modules waaruit je de set samenstelt die bij jouw manier van cateren past: offertes per couvert met allergenenmatrix, inkoop en personeelsplanning gekoppeld aan de opdracht, HACCP-registratie die ook buiten je eigen keuken werkt, en materiaalretour die telt wat er weer terugkomt van de locatie. Onze consultants richten het in op jouw menukaarten en jouw manier van calculeren, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk cateringbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De verkoper noteert de dieetwensen in een mailtje, de keuken werkt met een ander overzicht en de gastheer ter plaatse weet van niets. Bij honderdvijftig couverts met tien afwijkende menu's is dat geen kleinigheid. Met een allergenenmatrix per gast die van offerte tot uitgifte meeloopt, staat de afwijking bij het gerecht in plaats van in een los mailtje.
Verse producten bestel je bij de groothandel een week van tevoren, maar het definitieve aantal gasten en de dieetwensen komen vaak pas de laatste dagen binnen. Zonder koppeling tussen boekingen en inkoopvoorstellen bestel je op onderbuikgevoel, met derving of een tekort tot gevolg. Inkoopvoorstellen die meebewegen met de laatste couvertaantallen per opdracht voorkomen dat verschil.
Servies, buffetmateriaal, koelwagens en linnengoed gaan mee naar tien locaties tegelijk en komen niet altijd compleet terug. Zonder materiaalstaat per opdracht ontdek je het gat pas bij de volgende grote order, als het te laat is om bij te bestellen. Een uitgifte- en retourregistratie per opdracht maakt het tekort direct zichtbaar, niet pas bij de jaarlijkse telling.
In je eigen keuken heb je de temperatuurbewaking op orde, maar zodra het eten in de bus staat en op een tijdelijke locatie wordt opgediend, valt die borging vaak stil. Bij een controle of een klacht moet je kunnen aantonen wat de kerntemperatuur was bij vertrek en bij uitgifte. Temperatuurregistratie die de hele rit volgt, van keuken tot buffet, sluit dat gat.
Voor de ene opdracht heb je koks nodig, voor de andere vooral gastheren en chauffeurs, en veel van hen werken als zzp'er of oproepkracht met eigen beschikbaarheid. Rondbellen op vrijdagmiddag omdat er nog twee gastheren missen voor zaterdag kost tijd die je niet hebt. Planning op skill en beschikbaarheid per opdracht voorkomt dat je pas achteraf ontdekt dat de bezetting niet klopt.
De ene opdracht met veel meerwerk en late wijzigingen levert minder op dan de calculatie beloofde, maar dat zie je pas als de boekhouder de cijfers over het hele jaar optelt. Tegen die tijd is het te laat om je offerteprijzen aan te passen. Werkelijke inkoop en uren tegen de calculatie per opdracht laten de marge zien zodra de laatste factuur de deur uit is.
Zo loopt een cateringopdracht door GrowMate, van aanvraag tot afrekening:
De aanvraag met aantal gasten, menukeuze, locatie en tijdstip wordt een offerte met prijs per couvert. Dieetwensen en allergieën worden er per gast bij vastgelegd, zodat de keuken ze later niet apart hoeft te verzamelen.
Zodra de opdracht bevestigd is, genereert de receptuur de benodigde hoeveelheden en gaat de bestelling naar de groothandel. Wijzigt het aantal gasten later nog, dan past het inkoopvoorstel automatisch mee, tot de uiterste besteldatum.
Koks, gastheren en chauffeurs worden gepland op basis van beschikbaarheid en de vaardigheden die deze opdracht vraagt. Servies, buffetmateriaal en koelwagens worden aan dezelfde opdracht gekoppeld, zodat je weet wat waar naartoe moet.
Onderweg en op locatie legt de app de kerntemperatuur, de uitgiftetijd en eventueel meerwerk vast. De opdrachtgever tekent voor ontvangst, en wat er aan materiaal wordt achtergelaten staat op de materiaalstaat.
Na afloop gaan de definitieve couverts, het meerwerk en het geretourneerde materiaal automatisch de facturatie in. Direct daarna zie je de werkelijke inkoop en uren tegen de offerte, dus de echte marge van deze opdracht.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoopfacturen en aanbetalingen sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, inclusief de btw-tarieven die in de horeca soms per onderdeel verschillen.
Boekingen, locatiebezoeken en leveringstijden synchroniseren met Google of Outlook, zodat de planning van vandaag ook op de telefoon van de chauffeur staat.
Inkoopvoorstellen gaan als bestelling naar je vaste foodservice-groothandel, met de hoeveelheden die uit de receptuur en het actuele aantal couverts volgen.
Bedrijven en evenementenbureaus die bij jou bestellen zien hun eigen offerte, de allergenenlijst en de factuur, zonder dat daar telefoontjes voor nodig zijn.
De GrowMate-app, ingericht voor een cateringbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor elk gerecht moet je kunnen aangeven welke van de wettelijk vastgelegde allergenen erin zitten, ook als je buiten je eigen keuken serveert. Met een allergenenmatrix die aan de receptuur hangt, staat die informatie al bij de offerte klaar in plaats van dat de keuken het er bij elke opdracht opnieuw bij moet zoeken.
De kerntemperatuur van bereide gerechten moet bewaakt worden van het moment van bereiden tot het moment van opdienen, ook als dat op een tijdelijke locatie gebeurt. GrowMate legt temperatuurmetingen en tijdstippen per opdracht vast, zodat je bij een controle of een klacht een compleet logboek kunt tonen in plaats van een geheugen.
Schenk je op een locatie zonder eigen drankvergunning, dan is voor die gelegenheid een tijdelijke ontheffing nodig, met eigen voorwaarden per gemeente en per evenement. Contractbeheer per opdracht houdt bij welke ontheffing is aangevraagd en wanneer die moet zijn geregeld.
Bij veel grotere opdrachten is het gebruikelijk om van elk geserveerd gerecht een monster te bewaren, zodat je bij een klacht achteraf kunt aantonen wat er precies geleverd is. Die registratie hoort bij dezelfde opdracht als de HACCP-metingen, zodat je alles in één dossier terugvindt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste cateringbedrijven mee beginnen.
Iedere opdracht begint met een sluitende offerte per couvert, een receptuur die de inkoop stuurt en een planning voor personeel. Zonder die basis blijft elke volgende stap giswerk.
Voor opdrachten buiten je eigen keuken moet je kunnen aantonen wat er geleverd is, aan wie, en bij welke temperatuur.
Grote opdrachten vragen vaak een aanbetaling, en pas na afloop weet je wat er werkelijk aan inkoop en uren in zat.
Als de dagelijkse opdrachten stabiel lopen, komen materiaalbeheer en de administratie rond je personeel en wagenpark aan de beurt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De eenheid waarin cateringopdrachten gecalculeerd worden: één gedekte plek voor één gast, inclusief het bijbehorende menu.
De inkoopwaarde van de ingrediënten als percentage van de verkoopprijs per couvert; de belangrijkste maat voor marge in de catering.
Overzicht per gerecht van de wettelijk te vermelden allergenen, gekoppeld aan de receptuur zodat keuken en gastheer dezelfde informatie zien.
De lijst van servies, linnengoed en buffetmateriaal die per opdracht meegaat en na afloop weer retour moet komen.
De ononderbroken temperatuurbeheersing van bereiding tot uitgifte, cruciaal zodra het eten je eigen keuken verlaat.
De dieetwens of allergie wordt bij de offerte per gast vastgelegd en hangt aan het gerecht via de receptuur. De keuken en de gastheer op locatie zien dezelfde lijst, in plaats van dat iedereen met een eigen versie van een mailtje werkt.
Ja. Temperatuurmetingen, uitgiftetijden en handtekeningen worden lokaal opgeslagen en synchroniseren zodra er weer verbinding is. Voor een tent op een parkeerterrein of een afgelegen landgoed is dat precies waarom de app offline blijft werken.
Zolang het voor de uiterste besteldatum bij de groothandel gebeurt, past het inkoopvoorstel automatisch mee op het actuele aantal couverts en de gekozen menukaart. Wijzigingen na die deadline worden apart gemeld, zodat je weet waar je op moet bijsturen.
Ja. Freelancers krijgen een eigen beschikbaarheidsprofiel met tarief en vaardigheden, en worden net als vast personeel op een opdracht ingepland. Facturatie van hun uren loopt apart van je eigen loonadministratie.
Wat het precies wordt hangt af van de omvang; het tarief is € 90 per uur. Met offertes, inkoop, personeelsplanning en HACCP-registratie zit een cateringbedrijf doorgaans rond pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs; support en hosting neem je er alleen bij als je dat wilt.
Nee, dat hoeft niet. De meeste cateringbedrijven laten hun boekhoudpakket staan en gebruiken GrowMate voor offertes, inkoop, personeel en HACCP, met een koppeling naar de bestaande boekhouding.
Ja, we lezen die gegevens bij de inrichting in. Recepturen met allergenen, hoeveelheden en verkoopprijzen uit je huidige systeem of Excel worden ingelezen, zodat je niet alles opnieuw hoeft in te voeren.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een cateringbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.