Drie opbouwdagen, twaalf leveranciers en een crew van twintig man werken toe naar één moment waarop de deuren opengaan, en dat moment schuift nooit op hoe druk de laatste dag ook wordt. GrowMate verbindt draaiboek, leveranciers, crew en kosten per event in één systeem, zodat de druk van die ene deadline zichtbaar wordt voordat hij toeslaat.
Een evenementenbureau bouwt elk event opnieuw op uit losse onderdelen: een locatie, een crew die vaak per klus wordt samengesteld, tientallen leveranciers voor licht, geluid, catering en decor, en een draaiboek dat op de dag zelf minuut voor minuut wordt gevolgd. Anders dan bij doorlopend werk is er geen tweede kans: de deadline is het moment waarop de gasten binnenkomen, en die verschuift niet omdat een leverancier te laat levert of een opbouwdag uitloopt. Zonder een centraal overzicht van wie wat wanneer levert, ontdek je een gat in de planning vaak pas op de opbouwdag zelf, als bijsturen nog maar beperkt mogelijk is.
GrowMate is geen los draaiboek in Excel naast een leverancierslijst in de mail, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: een draaiboek dat voor iedereen dezelfde, actuele versie toont, crew en leveranciers die je per event plant en vastlegt, en kosten die je per event optelt in plaats van pas bij de jaarafsluiting. Onze consultants richten dat in op jouw type events, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk evenementenbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De projectleider werkt met een bijgewerkte versie van het draaiboek, terwijl de crew op locatie nog een geprinte versie van een week eerder gebruikt. Een tijdswijziging die niet overal doorkomt, zorgt ervoor dat een onderdeel te vroeg of te laat wordt klaargezet. Eén digitaal draaiboek dat voor iedereen dezelfde, actuele versie toont, voorkomt dat een wijziging alleen bij de projectleider bekend blijft.
Freelance crewleden worden per event apart benaderd, en zonder centraal overzicht van wie waar al is ingepland, wordt dezelfde technicus soms voor twee events op dezelfde datum gevraagd. Eén planning waarin crew over alle events heen zichtbaar is, voorkomt dat een dubbele boeking pas een week van tevoren aan het licht komt.
Een opbouw van drie dagen wordt vaak strak gepland zonder marge, en als één leverancier een dag later levert dan afgesproken, schuift de hele opbouw op richting een deadline die niet meebeweegt. Een planning per opbouwdag met leveranciers en crew ernaast, in plaats van los van elkaar, laat een vertraging vroeg genoeg zien om nog bij te sturen.
Een artiest of spreker krijgt een uitkoopsom die vaak apart per event contant of per overschrijving wordt geregeld, buiten de normale inkoopfacturatie om. Zonder die bedragen bij het event zelf te registreren, ontbreekt een deel van de werkelijke kosten in de latere kostprijsberekening. Uitkoopsommen vastleggen als onderdeel van de eventkosten, in plaats van als losse post, geeft een compleet beeld van wat een event werkelijk heeft gekost.
Tenten, licht- en geluidsapparatuur en meubilair worden voor een event bij verschillende verhuurbedrijven ingehuurd, en na afloop is niet altijd duidelijk of alles retour is of dat er iets is beschadigd. Ingehuurd materiaal per leverancier en per event registreren, inclusief retourdatum, voorkomt dat een schadeclaim van een verhuurbedrijf een verrassing is.
Kosten van een event komen via tientallen leveranciers en facturen binnen, verspreid over weken na afloop, waardoor de werkelijke marge van een event pas laat duidelijk wordt. Kosten per event centraal bijhouden zodra ze binnenkomen, in plaats van te wachten tot alle facturen zijn verwerkt, laat je sneller zien welk type event wel en niet rendabel is.
Zo loopt een event door GrowMate, van eerste offerte tot eindafrekening:
Na de offerte wordt het draaiboek opgezet met tijdlijn, locaties en verantwoordelijken, als basis waar leveranciers en crew straks aan worden gekoppeld.
Leveranciers voor licht, geluid, catering en decor, en crewleden voor de opbouw- en eventdagen zelf, worden aan het event gekoppeld en zichtbaar naast andere lopende events.
Per opbouwdag zie je welke leverancier en welk crewlid nog moet leveren, zodat een vertraging vroegtijdig zichtbaar wordt in plaats van pas op de dag van het event.
Op de dag zelf werkt iedereen met dezelfde, actuele versie van het draaiboek, inclusief eventuele laatste wijzigingen die realtime doorkomen.
Leverancierskosten, crewuren en uitkoopsommen worden per event bij elkaar gezet, samen met de factuur aan de opdrachtgever, zodat de marge van het event snel duidelijk is.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkochte tickets en bezoekersaantallen van een event worden gekoppeld aan de eventplanning, zodat capaciteit en opbouw op elkaar aansluiten.
Leverancierskosten, crewuren en de factuur aan de opdrachtgever sluiten per event aan op je boekhoudpakket, zonder dubbele invoer.
Leveranciers van licht, geluid en catering bevestigen hun levering en tijdstip zelf online, in plaats van dat je dat telefonisch moet nagaan.
Een opdrachtgever volgt de voortgang van het draaiboek en de begroting van zijn event, zonder daarvoor telkens contact te hoeven zoeken.
De GrowMate-app, ingericht voor een evenementenbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor de meeste publieksevenementen is een evenementenvergunning van de gemeente nodig, met voorwaarden over geluid, vluchtwegen en maximale bezoekersaantallen. Een dossier per event met vergunningsstatus en gestelde voorwaarden voorkomt dat een voorschrift pas op de opbouwdag zelf wordt ontdekt.
Schade aan gehuurd materiaal, letsel bij bezoekers of het uitvallen van een event door overmacht vraagt om een aansprakelijkheids- en evenementenverzekering die per event kan verschillen in dekking. Een overzicht van welke polis bij welk event hoort, voorkomt dat je bij een schadegeval moet uitzoeken of en hoe iets gedekt is.
Freelance crewleden worden vaak per event ingehuurd, en om onduidelijkheid over de aard van die arbeidsrelatie te voorkomen, wordt regelmatig gewerkt met een modelovereenkomst. Vastleggen welke overeenkomst bij welke crewinhuur hoort, geeft houvast bij een vraag daarover van de Belastingdienst of de crewleden zelf.
Een uitkoopsom aan een optredende artiest kan onder de fiscale artiestenregeling vallen, met eigen regels voor loonheffing, zeker bij buitenlandse artiesten. Uitkoopsommen apart registreren per event en per artiest maakt het makkelijker om bij de aangifte te onderbouwen welke bedragen onder welke regeling vielen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste evenementenbureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk evenementenbureau. Zonder een centraal draaiboek en planning per event blijft afstemming tussen crew en leveranciers foutgevoelig.
Voor het inhuren en volgen van leveranciers, crew en uitkoopsommen per event.
Zodat kosten van leveranciers, crew en uitkoopsommen samen met de opbrengst per event in beeld komen.
Voor bureaus die verzekeringen per event willen bijhouden en willen zien welk type event structureel het beste rendeert.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het minuut-voor-minuut overzicht van een event, met tijden, verantwoordelijken en de volgorde van handelingen op de dag zelf.
Het vaste bedrag dat aan een artiest, spreker of act wordt betaald voor een optreden, los van reguliere inkoopfacturatie.
Een dag voorafgaand aan het event waarop locatie, materiaal en decor worden opgebouwd volgens een strak schema richting de vaste einddeadline.
Een door de Belastingdienst goedgekeurde overeenkomst die de arbeidsrelatie met een zzp'er verduidelijkt, veel gebruikt bij het inhuren van freelance crew.
De fiscale regeling die bepaalt hoe loonheffing wordt toegepast op een vergoeding aan een optredend artiest, met eigen regels voor buitenlandse artiesten.
Ja. Crew wordt over alle events heen in één planning gezet, zodat een dubbele boeking op dezelfde datum meteen zichtbaar wordt op het moment dat je iemand probeert in te plannen, in plaats van pas een week voor het event.
De eenmalige implementatie reken je tegen € 90 per uur, ongeacht hoe groot je events zijn. Een bureau met draaiboekbeheer, leveranciersplanning en kostenregistratie landt meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting blijven een losse keuze.
Ja. Leveranciersgegevens, contactpersonen en draaiboeksjablonen uit Excel of Word worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet voor elk terugkerend type event opnieuw begint.
Het draaiboek staat als één digitaal document, met versiebeheer dat de laatste wijziging meteen voor iedereen zichtbaar maakt. Een geprinte versie van een week oud kan daardoor niet meer per ongeluk leidend worden op de dag zelf.
Een uitkoopsom wordt geregistreerd als kostenpost bij het event zelf, ook als de betaling via self-billing verloopt omdat de artiest niet zelf factureert. Zo telt die kostenpost mee in de werkelijke marge van het event.
Met het klantportaal ziet een opdrachtgever de status van het draaiboek en de begroting van zijn event, zonder dat hij daarvoor steeds de projectleider hoeft te bellen.
Kosten van leveranciers, crew en uitkoopsommen worden per event bij elkaar gezet tegen de offerteprijs, zodat je na een aantal events kunt zien welk type opdracht qua marge boven of onder verwachting presteert.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een evenementenbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.