Een pallet kipfilet met een THT van drie dagen moet morgenvroeg om zes uur bij twaalf horecazaken staan, in de juiste temperatuur en zonder dat er ergens een oudere partij vooraan het schap terechtkomt. GrowMate verbindt FEFO-uitslag, koelketenregistratie, orderpicking en facturatie, zodat de datum op de doos leidend is in plaats van de datum op het briefje van de picker.
Een levensmiddelengroothandel verdient niet aan opslag, maar aan omloopsnelheid: een partij die te lang blijft liggen is over een paar dagen geen voorraad meer maar afschrijving. Tegelijk moet elke nacht een vloot busjes met wisselende bestellingen, wisselende venstertijden en een koelketen die niet mag onderbreken naar tientallen horecazaken en winkels. Wie dat met een Excel-lijst en een whiteboard in de expeditie regelt, ontdekt de fout meestal pas als een chef-kok belt dat de vis niet goed rook.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw assortiment past: FEFO-uitslag die altijd de oudste houdbare partij eerst aanwijst, temperatuurregistratie door de hele keten, orderpicking met barcodescanning, en facturatie die automatisch aansluit op je prijsafspraken per klant. Onze consultants richten dit in op jouw artikelgroepen en jouw routes, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk levensmiddelengroothandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Zonder FEFO-sturing pakt een orderpicker in de haast de dichtstbijzijnde doos, niet de oudste. Het resultaat is voorraad die je met korting moet wegdoen of erger, een klacht van een horecaklant die iets ontving met een datum van morgen. Met FEFO-uitslag wijst het systeem automatisch de partij aan die het eerst weg moet, per locatie in het magazijn.
Een kritische klant of een NVWA-controleur vraagt naar de temperatuur tijdens transport, en je hebt alleen het geheugen van de chauffeur. Met temperatuurregistratie per rit en per koelcel staat het antwoord al klaar voordat de vraag helemaal gesteld is.
Om vier uur 's ochtends moeten tientallen orders klaarstaan voor de eerste ronde. Verwisselingen tussen soortgelijke artikelen of verkeerde aantallen kosten je de volgende dag een creditnota en een boze chef. Barcodescanning bij het picken vangt de vergissing af vóór de bus wegrijdt, niet erna.
Een krat die terugkomt omdat de temperatuur niet klopte, wordt vaak mondeling opgelost en nooit verrekend. Met een vaste retourprocedure gekoppeld aan de creditnota weet je precies wat terugkomt, waarom, en wat het je kost.
Grondstofprijzen en aanvoer schommelen, maar als de verkoopprijs per klant niet wordt bijgewerkt, verkoop je soms onder de nieuwe inkoopprijs zonder het te merken. Prijslijsten en staffels per klantgroep laten zien wat de actuele marge is voordat de order de deur uitgaat.
Een laatste bestelling die om tien uur 's avonds binnenkomt, moet nog worden ingepast in de route van de volgende ochtend zonder dat de rest van de ronde in de knel komt. Routeplanning met venstertijden per klant herrekent de volgorde automatisch in plaats van dat de planner het met de hand opnieuw uitzoekt.
Zo loopt een nachtelijke leveringscyclus door GrowMate bij een levensmiddelengroothandel:
Orders komen binnen via telefoon, EDI-bericht van de grotere klant of het bestelportaal, met sluitingstijden per klant. Het systeem toetst meteen af tegen kredietlimiet en actuele voorraad, zodat een order nooit wordt aangenomen die niet geleverd kan worden.
De picklijst wijst automatisch de oudste houdbare partij per locatie aan. Scannen bij het picken bevestigt artikel, aantal en houdbaarheidsdatum, zodat een verwisseling wordt afgevangen vóór de kratten op de bus staan.
Vries-, koel- en versgoed worden apart geladen, met een gelogde starttemperatuur per koelwagen. Bij een controle of klacht is de temperatuurhistorie per rit direct terug te vinden.
De chauffeur rijdt de route in de volgorde die venstertijden en verkeer aanhoudt, en laat de ontvangst digitaal aftekenen. Afwijkingen of geweigerde kratten worden ter plekke gemeld in plaats van pas de volgende dag.
Geleverde hoeveelheden gaan automatisch de factuur in tegen de afgesproken staffelprijs, en gemelde retouren worden als creditnota verwerkt. Aan het einde van de week zie je per klant wat er echt geleverd, geretourneerd en betaald is.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Grotere horecaketens en instellingen sturen bestellingen via EDI-berichten aan. Die komen automatisch als order binnen, zonder dat iemand ze moet overtypen uit een portaal.
Verkoopfacturen en creditnota's sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief btw-tarieven die per productgroep kunnen verschillen.
Horecaklanten en winkels plaatsen zelf bestellingen tegen hun eigen prijsafspraken, met een duidelijke sluitingstijd voor de volgende levering.
Weegschalen in het magazijn en handscanners op de vloer wisselen gewicht en artikelgegevens rechtstreeks uit met de voorraadadministratie.
De GrowMate-app, ingericht voor een levensmiddelengroothandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Als schakel in de voedselketen moet je de kritische controlepunten in opslag, temperatuur en transport kunnen aantonen, niet alleen kunnen beschrijven. Digitale temperatuurlogs en controlerondes per koelcel en voertuig geven je die onderbouwing zonder losse papieren lijsten.
Bij een terugroepactie moet je binnen uren kunnen aantonen welke klanten een bepaalde partij ontvingen. Batch- en lotregistratie koppelt elke uitgeleverde eenheid terug naar de ontvangstpartij en de leverancier.
Bij een inspectie wordt gevraagd naar registraties van temperatuur, reiniging en herkomst van partijen. Doordat die vastlegging al onderdeel is van je dagelijkse proces, hoef je voor een controle niets extra te verzamelen.
Voor gekoelde en bevroren levensmiddelen gelden vaste temperatuurgrenzen en moet de houdbaarheidsdatum leidend zijn bij uitlevering. FEFO-uitslag en temperatuurregistratie zorgen dat die twee eisen automatisch in het proces zitten, niet als losse controle achteraf.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste levensmiddelengroothandel mee beginnen.
Het startpunt voor elke levensmiddelengroothandel: zonder FEFO-sturing en actuele voorraad is de rest giswerk in een branche waar een dag verschil al telt.
Voor de aantoonbaarheid die een inspecteur of een kritische klant vraagt, en voor de dag dat een partij toch terug moet.
De vroege ronde is het moment van de waarheid; hier wordt zichtbaar of de planning van de nacht ervoor klopte.
Als de basis en de logistiek eenmaal draaien, volgen facturatie op werkelijke levering en grip op wisselende inkoopprijzen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
First-Expired-First-Out: het principe dat de partij met de eerstkomende houdbaarheidsdatum als eerste wordt uitgeleverd, ongeacht wanneer hij is binnengekomen.
Ten minste houdbaar tot: de datum tot waarop een product zijn kwaliteit behoudt bij correcte bewaring, leidend voor uitleversturing.
De onafgebroken keten van gekoelde of bevroren opslag en transport, van ontvangst bij de groothandel tot aflevering bij de klant.
De verpakkingseenheid waarin een artikel wordt getransporteerd, bijvoorbeeld een doos of krat, vaak de eenheid waarop wordt gepickt en gefactureerd.
Een krat of pallet die om kwaliteits- of temperatuurredenen wordt teruggenomen van de klant en apart wordt beoordeeld voordat hij weer in voorraad komt.
Ja. De picklijst wijst per artikel de partij aan met de vroegste houdbaarheidsdatum op die locatie, en scannen bevestigt dat de picker ook die partij pakt. Wil een klant om technische redenen juist een langere houdbaarheid, dan kun je dat per order overrulen.
Je registreert de temperatuur op het niveau dat past bij je proces: per koelcel, per voertuig of, als je dat al hebt, per logger in de lading. De koppeling met bestaande temperatuurloggers via de API is mogelijk; verplicht is het niet om te starten.
Je rekent af op gewerkte uren tegen € 90 per uur. Voor voorraad, FEFO, routes en facturatie bij meerdere temperatuurzones zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Niet per se. Veel groothandels starten met GrowMate voor voorraad, FEFO en orderpicking, met een koppeling naar de bestaande boekhouding. Het WMS vervang je pas als de nieuwe inrichting bewezen heeft dat hij het volume aankan.
Ja, EDI-koppelingen worden bij de implementatie ingericht op het berichtformaat van je afnemer. Bestellingen komen dan automatisch als order binnen in plaats van via een apart portaal dat iemand moet overtypen.
Late bestellingen worden automatisch tegen de bestaande route afgezet en, als het venster het toelaat, ingepast zonder de rest van de ronde te verstoren. Past het niet meer, dan krijgt de planner dat direct te zien in plaats van er 's ochtends achter te komen.
Met een bestelportaal ziet elke klant zijn eigen orderhistorie, aankomende levering en openstaande facturen. Dat scheelt telefoontjes naar de binnendienst over waar een levering blijft.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een levensmiddelengroothandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.