Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om voorraad, kwaliteit, logistiek, inkoop en facturatie in één keer aan te zetten. In de levensmiddelenhandel werkt dat averechts, omdat je grootste risico niet in de administratie zit maar op de vloer: als de FEFO-uitslag en de temperatuurregistratie niet eerst goed staan, bouw je alle andere modules op cijfers die niet kloppen. Een marge-analyse op basis van verkeerde voorraadgegevens levert alleen schijnzekerheid op.
Daarom richten we eerst de voorraad in: FEFO-uitslag, batchregistratie en actuele niveaus per koelcel. Zodra dat een aantal weken betrouwbaar draait, volgen de logistiekmodules voor de vroege ronde en de kwaliteitsmodules voor HACCP en herleidbaarheid. Facturatie en inkoopoptimalisatie sluiten de rij, want die zijn pas nuttig als de onderliggende voorraad- en leverdata klopt.
De modulesets voor een levensmiddelengroothandel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: voorraad, FEFO en orders
Het startpunt voor elke levensmiddelengroothandel: zonder FEFO-sturing en actuele voorraad is de rest giswerk in een branche waar een dag verschil al telt.
Kwaliteit en herleidbaarheid
Voor de aantoonbaarheid die een inspecteur of een kritische klant vraagt, en voor de dag dat een partij toch terug moet.
Logistiek: routes en aflevering
De vroege ronde is het moment van de waarheid; hier wordt zichtbaar of de planning van de nacht ervoor klopte.
Geld: facturatie en inkoop
Als de basis en de logistiek eenmaal draaien, volgen facturatie op werkelijke levering en grip op wisselende inkoopprijzen.
Wat elke module doet voor levensmiddelengroothandel
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een levensmiddelengroothandel betekent |
|---|---|---|
| Groothandel | Branchemodules | De branchemodule als fundament: klantspecifiek assortiment, staffelprijzen en backorderbeheer, aangevuld met de sectorspecifieke modules eronder voor houdbaarheid en temperatuur. |
| Houdbaarheidsbewaking (FEFO) | Voorraad & Magazijn | Wijst automatisch de partij met de vroegste THT-datum aan bij het picken, per opslaglocatie. Dit is het verschil tussen structurele derving en een voorraad die zichzelf beheert. |
| Batch- & lotregistratie | Voorraad & Magazijn | Elke partij blijft herleidbaar van ontvangst tot aflevering. Bij een terugroepactie of klacht weet je binnen minuten welke klanten die partij ontvingen. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Actuele voorraad per artikel en koelzone, zodat je nooit iets verkoopt dat er niet meer is en tijdig bijbestelt vóór een artikel echt op is. |
| Cyclische voorraadtelling | Voorraad & Magazijn | Doorlopend tellen zonder het magazijn stil te leggen, belangrijk in een omgeving waar voorraad dagelijks in- en uitgaat. |
| Temperatuurregistratie | Logistiek & Transport | Legt de temperatuur per koelcel en per rit vast. Bij een klacht of controle is de historie direct terug te vinden, zonder losse checklijsten. |
| Routeplanning | Logistiek & Transport | Berekent de volgorde van de vroege ronde op basis van venstertijden per klant, zodat late bestellingen worden ingepast zonder de rest te verstoren. |
| Chauffeurs-app | Logistiek & Transport | De chauffeur ziet zijn route, laat de aflevering digitaal aftekenen en meldt geweigerde kratten direct, in plaats van pas bij thuiskomst. |
| Pakbonnen & picklijsten | Logistiek & Transport | Picklijsten volgen de FEFO-volgorde en worden bij het scannen automatisch een kloppende pakbon voor de chauffeur. |
| HACCP-registraties | Kwaliteit & Certificering | Kritische controlepunten in opslag en transport worden vastgelegd als onderdeel van het dagelijkse proces, niet als losse administratie erbovenop. |
| Recall-management | Kwaliteit & Certificering | Bij een terugroepactie zie je in één overzicht welke klanten de betrokken partij ontvingen en kun je gericht communiceren in plaats van iedereen te bellen. |
| Prijslijsten & staffels | Sales & Offertes | Klantspecifieke prijzen en staffelkortingen worden automatisch toegepast, zodat een gewijzigde inkoopprijs niet per ongeluk onder de nieuwe kostprijs wordt doorverkocht. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Van telefonische bestelling tot EDI-bericht: elke order wordt getoetst aan voorraad en kredietlimiet vóór hij wordt bevestigd. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Geleverde hoeveelheden gaan automatisch de factuur in tegen de afgesproken staffelprijs, inclusief eventuele creditering van retouren. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Grotere horecaketens en instellingen eisen e-facturen in een vast formaat, rechtstreeks aangeleverd in hun inkoopsysteem in plaats van los aangemaakt en ingevoerd in een apart portaal. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen bij telers en producenten worden gevolgd tot levering, met directe koppeling naar de ontvangstregistratie en de partijadministratie. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een levensmiddelengroothandel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een levensmiddelengroothandel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de logistiek of met de voorraad?
Bijna altijd met de voorraad: zonder betrouwbare FEFO-uitslag en actuele voorraadniveaus heeft routeplanning niets om op te sturen. Logistiekmodules volgen zodra de voorraad klopt.
Is HACCP-registratie verplicht om te starten?
Nee, maar de meeste levensmiddelengroothandels nemen die module al in de eerste fase mee omdat de temperatuurlogs dan meteen meelopen met de dagelijkse orderpicking in plaats van er later bovenop geplakt te worden.
Kunnen we per artikelgroep andere houdbaarheidsregels instellen?
Ja. Vers, gekoeld en houdbaar assortiment krijgen elk hun eigen regels voor FEFO-termijnen en alertdrempels, ingesteld bij de implementatie op basis van jouw artikelgroepen.
Wat als we later ook diepvriesdistributie toevoegen?
Dan breid je de bestaande inrichting uit met een extra temperatuurzone en bijbehorende registratie, zonder dat voorraad, klanten of facturatie opnieuw ingericht hoeven te worden.