Een klant zet 's ochtends zijn e-bike binnen voor een garantiebeurt, terwijl er in de winkel drie nieuwe fietsen verkocht worden en een tweedehands framenummer nog gecontroleerd moet worden. GrowMate koppelt kassa, werkplaats en voorraad, zodat verkoop en reparatie elkaar niet meer voor de voeten lopen.
Een fietsenwinkel verkoopt niet alleen fietsen, maar houdt ook de werkplaats draaiende: een e-bike die niet meer optimaal laadt, een lekke band die tussen de middag klaar moet zijn, en in het voorjaar een rij klanten die hun fiets na de winter willen laten nakijken. Tussen verkoop van nieuwe en tweedehands fietsen door moet elk framenummer worden vastgelegd en elke reparatieorder van diagnose tot factuur worden gevolgd. Op briefjes en in een kassaregister los van de werkplaatsagenda verdwijnen afspraken, onderdelen en garantieclaims tussen wal en schip.
GrowMate brengt verkoop, werkplaats en voorraad in één systeem samen. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw winkel past: reparatieorders met status van binnenkomst tot ophalen, framenummerregistratie bij elke verkoop en reparatie, accugarantie op e-bikes en een kassa die dezelfde voorraad ziet als de werkplaats. Onze consultants richten het in op jouw assortiment en jouw werkplaatsproces, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk fietsenwinkel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een fiets komt binnen voor een beurt, maar wat er daarna gebeurt zit in het hoofd van de monteur: diagnose, offerte, akkoord van de klant, of de onderdelen al besteld zijn. Zonder een order die elke stap vastlegt, belt de klant naar de balie en moet iemand bij de werkplaats gaan kijken. Met een reparatieorder die automatisch van status wisselt, weet de balie het antwoord al voordat de telefoon is opgenomen.
Een klant komt terug met een accu die nog maar de helft van zijn oude actieradius haalt en wil weten of dat onder garantie valt. Garantietermijnen op accu's lopen vaak in laadcycli of jaren, per merk anders, en zonder registratie van aankoopdatum en laadgedrag is dat gokken. Staat dat bij het framenummer, dan zie je meteen of een claim terecht is en kun je het bij de leverancier onderbouwen.
Zodra de eerste zonnige dagen komen, haalt iedereen tegelijk de fiets uit de schuur voor een beurt, en staat de werkplaats binnen een week vol. Zonder zicht op hoeveel orders een monteur per dag aankan, beloof je een ophaaldatum die je niet haalt en loopt de wachttijd op tot weken. Met de capaciteit per monteur in beeld beloof je eerlijke ophaaldata en kondig je pieken tijdig aan bij de balie.
Bij verkoop van een nieuwe of tweedehands fiets, en bij elke reparatie, hoort het framenummer gecontroleerd te worden in het landelijke fietsdiefstalregister. Gebeurt dat op een kladblok of helemaal niet, dan kun je bij een gestolen fiets niets aantonen en loop je risico als je een gestolen fiets hebt doorverkocht. Is het framenummer verplicht onderdeel van elke order, dan sla je die controle niet meer over.
Duurt een reparatie langer dan de klant kwijt kan, dan geef je een leenfiets of een leenaccu mee zodat hij niet zonder vervoer zit. Zonder registratie wie welke leenfiets heeft en wanneer die terugkomt, raken ze zoek tussen de vaste klanten en de eenmalige bezoekers. Met uitgifte en teruggave gekoppeld aan de reparatieorder zie je precies welke leenfiets bij welke klant staat en wanneer die weer terug moet.
Je koopt een tweedehands fiets in, knapt hem op in de werkplaats en zet hem in de winkel, maar de inkoopprijs, de uren en de onderdelen staan in drie systemen of helemaal nergens. Aan het eind van het jaar weet je dat de tweedehandshoek loopt, maar niet welke fiets geld heeft gekost. Staan inkoop, werkplaatsuren en onderdelen op één fiets geboekt, dan zie je per fiets wat hij werkelijk heeft opgeleverd.
Zo loopt een reparatieorder door de werkplaats, van binnenkomst tot ophalen door de klant:
Bij binnenkomst wordt het framenummer gescand of ingevoerd en gecontroleerd tegen het landelijke fietsdiefstalregister, samen met het type klacht en het gewenste ophaalmoment. Bij een tweedehands fiets die voor het eerst binnenkomt, ga je meteen na of hij als gestolen gemeld staat, voordat je er verder aan werkt of hem inkoopt.
De monteur stelt vast wat er aan de hand is, van een simpele bandenwissel tot een e-bike-accu die niet meer op capaciteit laadt, en zet de benodigde onderdelen en uren in een offerte. Bij twijfel over garantie wordt de aankoopdatum en de laadhistorie van de accu erbij gehaald voordat er een prijs naar de klant gaat.
Zodra de klant akkoord geeft op de offerte, gaat de order automatisch door naar de inkoop: ontbrekende onderdelen worden besteld bij de groothandel en de verwachte levertijd schuift mee in de planning. De klant ziet in het portaal of zijn fiets wacht op een onderdeel of al in de werkplaats ligt.
De monteur werkt de order af volgens de vaste checklist, meldt gebruikte onderdelen en uren, en legt bij een accureparatie de nieuw vastgestelde laadcapaciteit vast. Is de fiets langer dan een dag binnen, dan wordt de eventueel meegegeven leenfiets of leenaccu bij dezelfde order geregistreerd.
Bij het ophalen tekent de klant voor akkoord, gaat de leenfiets weer terug in het overzicht en wordt de factuur met arbeidsuren en onderdelen automatisch klaargezet. Viel de reparatie onder garantie, dan staat dat bij het framenummer, zodat een volgende klacht meteen te herleiden is naar de eerdere ingreep.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoopfacturen van de winkel en reparatiefacturen uit de werkplaats sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief btw-verwerking per fietstype en onderdeel.
De kassa verwerkt pin- en contante betalingen direct in de dagomzet, ook als een klant deels via de winkel en deels via een reparatiefactuur afrekent.
Bij verkoop en reparatie wordt het framenummer gecontroleerd tegen het landelijke fietsdiefstalregister, zodat je nooit onbedoeld aan een gestolen fiets werkt of die doorverkoopt.
Bestellingen van banden, remmen en accu's gaan rechtstreeks naar je vaste groothandel, met actuele voorraad en levertijden zichtbaar in de reparatieorder.
De GrowMate-app, ingericht voor een fietsenwinkel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij verkoop van een nieuwe of tweedehands fiets, en bij reparatie met een framewissel, hoort het framenummer gecontroleerd en vastgelegd te worden in het landelijke fietsdiefstalregister. Zo is een gestolen fiets herkenbaar, en kan een koper navragen of zijn tweedehandse fiets als gestolen staat gemeld. Maak je dat verplicht bij elke order, dan sla je die stap niet over in een drukke week.
Fabrikanten geven op e-bike-accu's vaak garantie in een aantal laadcycli of jaren, niet simpelweg een vaste periode zoals bij een fiets zelf. Om een claim bij de leverancier te onderbouwen, moet je de aankoopdatum, het accutype en de vastgestelde laadcapaciteit bij de hand hebben. Zonder die registratie sta je met lege handen en betaal je zelf een accu die eigenlijk gedekt hoort te zijn.
Als winkel die batterijen en accu's verkoopt, ben je verplicht oude exemplaren terug te nemen zodat ze gerecycled worden in plaats van bij het restafval te belanden. Dat betekent een aparte inzamelstroom naast je voorraad, met registratie van wat er binnenkomt en wanneer het wordt afgevoerd. Zonder een vaste plek in het systeem raakt die stroom vermengd met werkvoorraad of wordt hij vergeten.
Verkoop je speed-pedelecs, de snelle elektrische fietsen met trapondersteuning tot 45 kilometer per uur, dan gelden die wettelijk als bromfiets: de koper heeft een kenteken, een helm en een verzekering nodig voordat hij de weg op mag. Bij verkoop leg je vast dat de klant daarvan op de hoogte is gesteld en dat het voertuig als zodanig geregistreerd staat, niet als gewone fiets.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste fietsenwinkels en fietsenmakers mee beginnen.
Dit is de kern waar zowel de winkelvloer als de werkplaats op draait. Zonder reparatieorders en framenummerregistratie blijft de koppeling tussen verkoop en service afhankelijk van wie het toevallig onthoudt.
Voor de dagelijkse werkplaats: garantietermijnen op accu's bewaken, onderhoud plannen rond de voorjaarsdrukte en de busvoorraad van de monteur op peil houden zonder handmatig bijbestellen.
Voor winkels die naast de fysieke verkoop ook online verkopen of vaste onderhoudscontracten aanbieden, met dezelfde voorraad in de webshop als achter de kassa in de winkel zelf.
Voor als de basis staat: zicht op marge per fietstype en object, tijdig bijbestellen van onderdelen en online afspraken inplannen zonder telefoontjes tussendoor.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het unieke identificatienummer van een fietsframe, vastgelegd bij verkoop en reparatie en gecontroleerd tegen het landelijke fietsdiefstalregister om diefstal herkenbaar te maken.
Eén volledige laadbeurt van een e-bike-accu, van bijna leeg tot vol. Garantietermijnen op accu's worden vaak uitgedrukt in een maximumaantal laadcycli in plaats van alleen in jaren.
Een elektrische fiets met trapondersteuning tot 45 kilometer per uur, die wettelijk als bromfiets geldt en dus een kenteken, helmplicht en verzekering vereist.
Het dossier van een fiets in de werkplaats: van binnenkomst en diagnose via offerte en akkoord tot uitvoering, factuur en eventueel vastgelegde garantie.
Een fiets of e-bike die tijdelijk wordt meegegeven aan een klant wiens eigen fiets langer in reparatie is, geregistreerd zodat uitgifte en teruggave niet worden vergeten.
Je betaalt € 90 per uur voor de eenmalige inrichting, en het aantal uren hangt af van hoeveel modules je kiest. Voor een fietsenwinkel met kassa, reparatieorders, voorraad en framenummerregistratie zit je doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Hosting en support laat je erbuiten als je dat liever zelf regelt.
Ja. Artikeldata, voorraadaantallen en klantgegevens uit je huidige kassasysteem migreren we bij de implementatie mee, zodat je niet met een lege database begint. Wil je de oude kassa nog even naast GrowMate laten draaien tijdens de overstap, dan plannen we dat in overleg in.
Het framenummer wordt bij elke verkoop en reparatie vastgelegd in GrowMate en gecontroleerd tegen het landelijke fietsdiefstalregister, zodat je meteen ziet of een fiets als gestolen gemeld staat. Bij verkoop van een eigen fiets zorgt dezelfde koppeling ervoor dat die registratie ook aan jouw kant klopt.
Bij elke verkochte of gerepareerde accu leg je aankoopdatum, accutype en de garantietermijn vast, of die nu in jaren of in laadcycli is uitgedrukt. Komt een klant terug met een klacht, dan zie je meteen of die nog onder garantie valt en welke gegevens je nodig hebt om de claim bij de leverancier in te dienen.
Ja, uitgifte en teruggave van leenfietsen en leenaccu's worden gekoppeld aan de reparatieorder van de klant. Je ziet precies wie welke leenfiets heeft, sinds wanneer, en krijgt een signaal als die langer wegblijft dan de reparatie eigenlijk duurt.
De planning laat per monteur zien hoeveel reparatieorders er per dag realistisch bijkomen, zodat je klanten een ophaaldatum belooft die je ook haalt in plaats van steeds te moeten bellen dat het langer duurt. Pieken in maart en april worden zo zichtbaar voordat de wachtrij bij de balie ontstaat.
Een tweedehands fiets krijgt bij binnenkomst dezelfde framenummercontrole als een reparatie, plus een eigen inkoopregistratie met wat je ervoor betaald hebt. Zo zie je bij verkoop niet alleen of de fiets schoon is qua herkomst, maar ook wat hij je daadwerkelijk heeft opgeleverd na opknappen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een fietsenwinkel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.