Een nieuwe motor gaat de deur uit en moet nog diezelfde week op naam van de koper staan bij de RDW, een ingeruilde Africa Twin wacht op een taxatie, en in de werkplaats ligt een garantieklus naast drie APK-keuringen. GrowMate brengt verkoop, werkplaats en voertuigadministratie van je motorzaak samen in één systeem.
Een motorzaak verkoopt geen anoniem product: elke motor en scooter heeft een kenteken, een chassisnummer en na de verkoop een nieuwe eigenaar die bij de RDW op naam moet komen te staan. Daarnaast draait de werkplaats naast de showroom, zetten klanten in het najaar hun motor bij je in winterstalling en staat in het voorjaar iedereen tegelijk voor de deur voor een beurt en de eerste rit. Wie dat met een kladblok, een Excel-planning en een stapel RDW-formulieren bijhoudt, mist tenaamstellingen, vergeet een APK-vervaldatum of dubbelboekt een hefbrug.
GrowMate is geen pasklaar showroompakket maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: voertuigadministratie met chassisnummer en kenteken, werkplaatsplanning met APK-signalen, winterstallingscontracten die zichzelf factureren, en marge per occasion en per werkplaatsklus. Onze consultants richten het in op jouw merken, je RDW-erkenning en je manier van werken, en dat staat binnen één tot drie weken op je eigen showroom en werkplaats.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk motorzaak terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij de verkoop van een motor of scooter moet het kenteken overgezet worden naar de nieuwe eigenaar. Regel je dat los van de verkoopadministratie, dan is de kans groot dat het er een paar dagen bij inschiet terwijl de koper allang op zijn nieuwe motor rijdt. Doordat de tenaamstelling in GrowMate onderdeel is van de verkoopstap zelf, blijft dat niet aan het eind van de dag over als losse actie liggen.
Motoren en scooters boven een bepaalde cilinderinhoud moeten periodiek APK-gekeurd worden, maar klanten houden die datum zelf zelden bij. Ontdek je een verlopen keuring pas als de klant er toevallig over begint, dan ben je te laat om hem tijdig een afspraak aan te bieden. Met een signaal per kenteken dat automatisch een herinnering en een planningsvoorstel klaarzet, wordt de keuring een verkoopmoment.
Elk najaar zetten klanten hun motor bij je in stalling, vaak zonder dat vastligt in welke staat hij binnenkomt, hoe het met de accu zit en welke onderhoudsbeurt ze in het voorjaar willen. In maart wil iedereen tegelijk zijn motor terug, terwijl de administratie nog moet uitzoeken wie welke beurt besteld had. Een stallingscontract met intake en een geplande voorjaarsbeurt voorkomt die jaarlijkse drukte.
Een ingeruilde motor krijgt een inkoopprijs op gevoel, een taxatierapport op papier en een verkoopprijs die pas bij de jaarafsluiting tegen de werkelijke kosten van opknappen en onderdelen wordt afgezet. Tegen die tijd is allang duidelijk of de marge klopte, maar te laat om nog bij te sturen. Met onderhoudskosten en onderdelen direct tegen de occasion geboekt, zie je per motor of de inruil geld heeft opgeleverd.
Een monteur die halverwege een garantieklus wordt weggetrokken voor een spoedreparatie, een hefbrug die dubbel is ingepland en een klant die voor een eenvoudige beurt drie dagen moet wachten: in een zaak met verkoop en werkplaats naast elkaar loopt de planning al snel vast op de goede wil van de chef werkplaats. Een planning die garantiewerk en spoedklussen samen op de hefbrugbezetting legt, voorkomt improvisatie.
Een dure koppelingsset voor één specifiek merk en model ligt soms maanden in het schap te wachten op de volgende klant met precies die motor, terwijl een veelgevraagd onderdeel net niet op voorraad is als de klant voor de deur staat. Zonder inzicht in omloopsnelheid per onderdeel en per merk koop je op gevoel in plaats van op basis van wat er werkelijk verkocht en verbruikt wordt in de werkplaats.
Zo loopt het traject van eerste bezoek tot factuur bij een motorzaak met showroom, werkplaats en stalling:
Bij verkoop of inname staat het chassisnummer, kenteken, bouwjaar en de staat van de motor vast, gekoppeld aan de klant. Bij een occasion hoort daar de taxatie en de opknapkosten bij, zodat je vanaf dag één weet wat de motor je gaat kosten voordat hij weer de deur uitgaat.
De order wordt een factuur en tegelijk de tenaamstelling bij de RDW, zodat het kenteken bij levering al op naam van de nieuwe eigenaar staat. Bij financiering of een inruil staan de bijbehorende documenten en het inruilbedrag direct bij dezelfde order, in plaats van in een los mapje.
Onderhoud, garantiewerk en reparaties komen op een planning die rekening houdt met welke monteur het merk kent, welke hefbrug vrij is en welke klus al een afspraak heeft staan. Spoedreparaties schuiven ertussen zonder dat de rest van de dag omvalt.
De monteur werkt de werkbon af met gebruikte onderdelen, uren en eventueel foto's van de schade of de reparatie, en laat de klant aftekenen bij het ophalen. Garantiewerk wordt apart herkend, zodat je dat niet per ongeluk aan de klant factureert.
De factuur gaat automatisch de deur uit met de juiste btw-behandeling, en meteen wordt de volgende APK-datum of, buiten het seizoen, de winterstalling voor deze motor voor je klaargezet. Zo begint het volgende contact al voordat de klant er zelf aan denkt.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Kenteken- en chassisnummergegevens rechtstreeks opzoeken bij het aanmaken van een order, zodat bouwjaar, merk en model kloppen zonder overtypen uit het kentekenbewijs.
Aanvragen voor motorfinanciering en private lease gaan met de juiste ordergegevens naar de financieraar, zodat een verkoop niet vastloopt op een los papieren aanvraagformulier.
Onderdeelnummers en prijzen van de importeur rechtstreeks in de werkbon, zodat de monteur het juiste onderdeel bestelt zonder in een los systeem te hoeven zoeken.
Verkoopfacturen, werkplaatsfacturen en stallingstermijnen sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief e-facturatie voor klanten die dat eisen.
De GrowMate-app, ingericht voor een motorzaak
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij de verkoop van een kentekenplichtig voertuig moet het kenteken overgezet worden naar de nieuwe eigenaar. RDW-erkende bedrijven kunnen die overdracht rechtstreeks verwerken in plaats van de koper naar het postkantoor te sturen. Doordat de tenaamstelling in GrowMate aan de verkooporder hangt, is hij onderdeel van het afronden van de verkoop in plaats van een handeling die er losstaand bij moet.
Motoren en scooters boven een bepaalde cilinderinhoud moeten periodiek APK-gekeurd worden, en als motorzaak ben je voor je klanten vaak de enige die daaraan denkt. Per kenteken staat de vervaldatum vast, met een signaal ruim van tevoren zodat je de klant kunt bellen voor een afspraak in plaats van dat hij zelf op tijd moet onthouden wanneer hij moet keuren.
Bij contante aan- en verkoop van voertuigen boven een grensbedrag gelden voor handelaren registratieverplichtingen die horen bij de regels tegen witwassen. Identiteitsgegevens en transactiedetails worden bij de order vastgelegd en zijn terug te vinden zodra daarnaar gevraagd wordt, in plaats van dat je bij een controle door oude kasboeken moet zoeken.
Een motor die niet standaard in Nederland is goedgekeurd, doorloopt bij import een individuele of typegoedkeuringsprocedure voordat er een Nederlands kenteken op afgegeven kan worden. Zolang dat traject loopt, staat het voertuig met de juiste status en de bijbehorende documenten in je systeem, zodat je niet per ongeluk een motor verkoopt die nog niet op naam gezet kan worden.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste motorzaken en scooterbedrijven mee beginnen.
Elke motorzaak begint met een kloppende voertuigadministratie: wie de eigenaar is, welk chassisnummer erbij hoort en of de tenaamstelling geregeld is. Zonder die basis is elke volgende module, van werkplaats tot marge-analyse, giswerk.
Onderhoud, garantiewerk en APK-keuringen lopen bij de meeste motorzaken naast de verkoop, met dezelfde monteurs en dezelfde hefbruggen. Deze set houdt de planning en de afhandeling van dat werk overzichtelijk, inclusief het onderscheid tussen garantie en betaald werk.
Verkoopfacturen, periodieke stallingstermijnen en de marge per occasion of werkplaatsklus horen bij elkaar. Deze set zorgt dat facturatie automatisch loopt en dat je maandelijks ziet welke motoren en welke klussen daadwerkelijk geld opleveren.
RDW-documenten, importdossiers en de registratieplicht bij contante transacties vragen om een vindbaar archief in plaats van een aparte map per klant. Deze set legt dat vast naast de stallingscontracten en de verzekering van gestalde motoren.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het overzetten van het kenteken van een voertuig naar de naam van de nieuwe eigenaar bij de RDW, een verplicht onderdeel van elke voertuigverkoop.
De periode waarin een motor buiten het seizoen inactief bij de zaak wordt gestald, vaak gecombineerd met een onderhoudsbeurt bij het ophalen in het voorjaar.
Een geautomatiseerde herinnering die ruim voor de vervaldatum van de periodieke keuring naar de planning of naar de klant gestuurd wordt.
Een tweedehands motor of scooter die is ingeruild of ingekocht en na taxatie en eventueel opknapwerk weer wordt doorverkocht.
Het unieke framenummer van een motor, waarmee het voertuig bij aankoop, onderhoud en RDW-registratie eenduidig te identificeren is.
De implementatie reken je eenmalig af tegen € 90 per uur, op maat van jouw motorzaak. Met voertuigadministratie, werkplaatsplanning, facturatie en winterstalling zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel, je kunt zelf beheren op je eigen infrastructuur.
Ja. Voertuiggegevens, klantdossiers en occasion-voorraad uit je huidige pakket of Excel-bestanden worden bij de implementatie ingelezen, inclusief chassisnummers en openstaande garantietermijnen. Je begint niet opnieuw met invoeren, en de historie van eerdere onderhoudsbeurten blijft gekoppeld aan de motor.
Als je bedrijf RDW-erkend is, verwerkt GrowMate de tenaamstelling als onderdeel van de verkooporder, zodat het kenteken bij levering al op naam van de nieuwe eigenaar staat. Ben je niet RDW-erkend, dan zet het systeem de benodigde gegevens klaar voor de overdracht via het loket, zodat er niets vergeten wordt.
Elk kenteken krijgt een vervaldatum voor de APK, met een signaal dat ruim van tevoren naar je planning en desgewenst automatisch naar de klant gaat. Zo bel je de klant voordat hij zelf beseft dat de keuring eraan komt, in plaats van dat hij ergens anders langsgaat omdat jij niet op tijd was.
Ja. Een stallingscontract legt vast wie zijn motor in stalling zet, in welke staat hij binnenkomt en of er een voorjaarsbeurt besteld is. In het voorjaar zet de planning die beurten automatisch klaar, verspreid over de weken in plaats van dat iedereen in dezelfde week voor de deur staat.
Ja. Inkoopprijs, taxatie, gebruikte onderdelen en werkplaatsuren worden tegen de motor geboekt, zodat je bij verkoop in één oogopslag ziet wat de werkelijke marge was. Dat maakt het makkelijker om bij de volgende inruil een scherpere inkoopprijs te bepalen in plaats van op gevoel te bieden.
Zulke motoren krijg je met een aparte status in het systeem, inclusief de voortgang van de individuele of typegoedkeuringsprocedure bij de RDW. Zo verkoop je nooit per ongeluk een geïmporteerde motor voordat hij een Nederlands kenteken kan krijgen, en zie je meteen wat er nog moet gebeuren.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een motorzaak.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.