Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om verkoop, werkplaats, stalling, marge-analyse en compliance in één keer aan te zetten. In een motorzaak werkt dat slecht, omdat dezelfde monteur die 's ochtends een garantieklus doet 's middags een klant helpt met de tenaamstelling van een occasion. Krijgt hij op dag één vijf nieuwe schermen tegelijk voorgeschoteld, dan grijpt hij terug naar het kladblok naast de kassa en klopt geen enkel onderdeel meer met de werkelijkheid. Daarom richten we eerst in wat dagelijks wordt aangeraakt: voertuig, verkoop en werkplaatsplanning.
Als voertuigadministratie, verkoop en werkplaatsplanning een paar weken betrouwbaar draaien, is de basis er om winterstalling, marge-analyse en de RDW- en importdossiers eraan te koppelen. Die modules leunen namelijk op dezelfde chassisnummers, klanten en werkbonnen die je al hebt ingericht: zonder een kloppende basis eronder blijft ook een uitgebreide stallingsplanning of een scherpe marge-analyse onbetrouwbaar, omdat de cijfers eronder dan nog niet kloppen.
De modulesets voor een motorzaak
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: verkoop en voertuigadministratie
Elke motorzaak begint met een kloppende voertuigadministratie: wie de eigenaar is, welk chassisnummer erbij hoort en of de tenaamstelling geregeld is. Zonder die basis is elke volgende module, van werkplaats tot marge-analyse, giswerk.
Werkplaats: onderhoud, APK en garantie
Onderhoud, garantiewerk en APK-keuringen lopen bij de meeste motorzaken naast de verkoop, met dezelfde monteurs en dezelfde hefbruggen. Deze set houdt de planning en de afhandeling van dat werk overzichtelijk, inclusief het onderscheid tussen garantie en betaald werk.
Geld: facturatie en marge
Verkoopfacturen, periodieke stallingstermijnen en de marge per occasion of werkplaatsklus horen bij elkaar. Deze set zorgt dat facturatie automatisch loopt en dat je maandelijks ziet welke motoren en welke klussen daadwerkelijk geld opleveren.
Administratie en compliance
RDW-documenten, importdossiers en de registratieplicht bij contante transacties vragen om een vindbaar archief in plaats van een aparte map per klant. Deze set legt dat vast naast de stallingscontracten en de verzekering van gestalde motoren.
Wat elke module doet voor motorzaken en scooterbedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een motorzaak betekent |
|---|---|---|
| Autobedrijven | Branchemodules | De branchemodule voor werkplaatsplanning, APK-signalen en voertuighistorie, oorspronkelijk voor auto's ontwikkeld maar functioneel identiek voor motoren en scooters: kenteken, cilinderinhoud en keuringsinterval worden gewoon op jouw voertuigen ingesteld. Dit is het fundament voor de werkplaatskant van je motorzaak. |
| Retail | Branchemodules | Kassa, winkelvoorraad, acties en klantenkaarten voor de showroomkant: verkoop van nieuwe motoren, occasions, kleding en accessoires loopt via dezelfde klant- en voorraadadministratie als de werkplaats, zonder een los kassasysteem ernaast. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Van offerte voor een nieuwe motor of occasion naar order, levering en factuur zonder overtypen. Inruilbedrag, financieringsaanvraag en de tenaamstelling horen bij dezelfde order, in plaats van in losse formulieren op de balie. |
| Werkbonnen-app | Service & Buitendienst | De monteur legt gebruikte onderdelen, uren en foto's van schade of reparatie vast op de werkbon en laat de klant ter plekke aftekenen bij het ophalen. Discussie achteraf over wat er wel of niet gedaan is, gaat over vastgelegd beeld in plaats van een geheugen. |
| Onderhoudsplanning | Service & Buitendienst | Periodiek onderhoud en de voorjaarsbeurt na winterstalling worden automatisch ingepland op interval of op de afgesproken ophaaldatum, zodat de werkplaats niet in maart in één keer overvol raakt terwijl de rest van het jaar rustig is. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Garantietermijnen van fabrikant en van je eigen occasions worden bewaakt, zodat garantiewerk apart van betaald werk wordt herkend. Je factureert een klant nooit per ongeluk voor een reparatie die eigenlijk onder garantie valt. |
| Serienummerregistratie | Voorraad & Magazijn | Elk chassisnummer is uniek herleidbaar door de hele levensduur van de motor: van inkoop of import, via elke onderhoudsbeurt en eigenaarswissel, tot de uiteindelijke verkoop. Onmisbaar bij occasions en bij een geïmporteerd voertuig met een lopend goedkeuringstraject. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Onderdelen, banden en accessoires per merk en model in voorraad, zodat een veelgevraagd onderdeel niet net ontbreekt als de klant voor de deur staat. Bestellingen bij de importeur volgen automatisch uit wat er werkelijk verbruikt wordt. |
| Dead stock-analyse | Voorraad & Magazijn | Merkspecifieke onderdelen en occasions die maandenlang blijven liggen, worden zichtbaar voordat ze stilzwijgend kapitaal opslokken. Zo koop je bij de volgende inkoopronde gerichter in plaats van op gevoel. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Winterstallingstermijnen gaan periodiek automatisch de deur uit, inclusief de eventueel bestelde voorjaarsbeurt. Je administratie besteedt de tijd aan uitzonderingen in plaats van aan het maandelijks handmatig aanmaken van dezelfde stallingsfactuur. |
| E-facturatie (UBL) | Facturatie & Betalingen | Zakelijke klanten en financieringsmaatschappijen vragen om e-facturen in een vast formaat. Zonder deze module blijf je facturen voor bedrijfsmotoren of leasecontracten handmatig in aparte portalen invoeren. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Winterstallingscontracten en servicecontracten met looptijd, voorwaarden en verlengmoment centraal bewaakt. Je krijgt tijdig een signaal voordat een stallingsperiode stilzwijgend doorloopt tegen een verouderd tarief. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Klanten zien zelf de status van hun werkbon, de eerstvolgende APK-vervaldatum en of hun motor al in winterstalling staat of al is opgehaald. Dat scheelt telefoontjes naar de balie op drukke voorjaarsdagen. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Automatische herinneringen voor een naderende APK-keuring, een geplande voorjaarsbeurt of het ophalen van een motor uit stalling. De klant wordt eraan herinnerd voordat hij zelf aan de bel trekt of, erger, ergens anders naartoe gaat. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | RDW-overdrachtsdocumenten, importdossiers met de voortgang van een goedkeuringsprocedure en identiteitsgegevens bij grotere contante transacties liggen vindbaar bij het voertuig of de klant, in plaats van in een aparte ordner per dossier. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Werkelijke marge tot op orderregel-niveau, zowel per occasion als per werkplaatsklus. Je ziet welke inruil geld heeft opgeleverd en welke reparatie meer uren kostte dan begroot, in plaats van dat alleen de jaarcijfers het verschil laten zien. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een motorzaak, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een motorzaak, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we bij de start meteen de hele werkplaats en de showroom tegelijk inrichten?
Nee. De meeste motorzaken beginnen met voertuigadministratie, verkoop en de werkplaatsplanning, omdat dat het dagelijkse proces raakt. Winterstalling, marge-analyse en uitgebreide compliance-modules sluiten daar in een tweede fase op aan, als de basis eenmaal goed loopt.
Is de module Autobedrijven wel geschikt, die is toch voor auto's gemaakt?
De functionaliteit is hetzelfde: werkplaatsplanning, APK-signalen en voertuighistorie, alleen dan toegepast op motoren en scooters in plaats van auto's. Kentekens, cilinderinhoud en keuringsintervallen worden bij de implementatie op jouw voertuigen ingesteld, niet op een auto-sjabloon.
We doen ook accessoires en kleding naast motoren, past dat in dezelfde module?
Ja, dat loopt via Retail naast de voertuigadministratie: dezelfde kassa en dezelfde klantenkaart, maar met een apart voorraadonderdeel voor accessoires en kleding. Je hoeft er geen los kassasysteem naast te zetten, en de omzet komt in dezelfde cijfers terecht.
Kunnen we later alsnog winterstalling toevoegen als we daar nu nog geen tijd voor hebben?
Ja. Contractbeheer en de bijbehorende facturatie voor stalling sluiten aan op de al ingerichte klant- en voertuiggegevens. Je betaalt dan alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding, zonder dat de rest van het systeem opnieuw ingericht hoeft te worden.