Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen alles aan te zetten: kassa, reparatieorders, webshop, loyaliteitsprogramma, marge-analyse en garantiebeheer in één keer. Bij een fietsenwinkel werkt dat slecht, omdat je tegelijk twee heel verschillende gebruikers bedient: de verkoper achter de kassa die snel wil afrekenen, en de monteur in de werkplaats die met vieze handen geen zin heeft in een ingewikkeld scherm. Zet je die twee groepen op dag één neer met evenveel nieuwe schermen, dan grijpt de een terug naar het oude kasboekje en de ander naar een briefje op de werkbank, en dan klopt je framenummerregistratie nooit.
Daarom richten we eerst in wat verkoop en werkplaats allebei direct raakt: de kassa, reparatieorders met framenummerregistratie, en garantiebeheer op e-bike-accu's. Draaien die een paar weken betrouwbaar, dan volgen webshop, loyaliteitsprogramma en marge-analyse vanzelf, want die leunen allemaal op dezelfde voorraad- en klantgegevens die je in de eerste fase van de winkel en de werkplaats hebt opgebouwd.
De modulesets voor een fietsenwinkel
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: verkoop en werkplaats
Dit is de kern waar zowel de winkelvloer als de werkplaats op draait. Zonder reparatieorders en framenummerregistratie blijft de koppeling tussen verkoop en service afhankelijk van wie het toevallig onthoudt.
Werkplaats: garantie en onderhoud
Voor de dagelijkse werkplaats: garantietermijnen op accu's bewaken, onderhoud plannen rond de voorjaarsdrukte en de busvoorraad van de monteur op peil houden zonder handmatig bijbestellen.
Verkoop: winkel en webshop
Voor winkels die naast de fysieke verkoop ook online verkopen of vaste onderhoudscontracten aanbieden, met dezelfde voorraad in de webshop als achter de kassa in de winkel zelf.
Sturing: marge en planning
Voor als de basis staat: zicht op marge per fietstype en object, tijdig bijbestellen van onderdelen en online afspraken inplannen zonder telefoontjes tussendoor.
Wat elke module doet voor fietsenwinkels en fietsenmakers
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een fietsenwinkel betekent |
|---|---|---|
| Fietsenwinkels | Branchemodules | De branchemodule zelf: verkoop, reparatie, onderhoudscontracten en tracking van elke fiets in één structuur. Framenummer, klantgegevens en reparatiehistorie komen samen op één plek, en dit is het fundament waar de andere modules op aansluiten. |
| Reparatieorders | Service & Buitendienst | Van innamebon tot reparatie en retour aan de klant: elke stap van diagnose, offerte, akkoord en uitvoering staat vast, zodat de balie altijd kan zien hoe ver een fiets in de werkplaats is zonder de monteur te hoeven storen. |
| Serienummerregistratie | Voorraad & Magazijn | Elk framenummer wordt bij verkoop en reparatie vastgelegd en traceerbaar door de hele geschiedenis van de fiets, van eerste verkoop tot elke volgende beurt. Onmisbaar om een tweedehands fiets te checken tegen het fietsdiefstalregister. |
| Werkbonnen-app | Service & Buitendienst | De monteur legt op de werkplek vast wat er gedaan is, met foto's bij schade of slijtage en een handtekening van de klant bij het ophalen. Discussie achteraf over wat er wel of niet gerepareerd is gaat zo over vastgelegd bewijs in plaats van geheugen. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Garantietermijnen op fietsen en op e-bike-accu's, uitgedrukt in jaren of in laadcycli, worden bewaakt per verkocht of gerepareerd exemplaar. Je ziet in één oogopslag of een klacht nog onder garantie valt voordat je een prijs noemt aan de balie. |
| Onderhoudsplanning | Service & Buitendienst | Periodiek onderhoud, zoals een eerste beurt na aankoop of een vaste onderhoudsbeurt bij bedrijfsfietsen, wordt automatisch ingepland op basis van aankoopdatum of vorige beurt. Vooral in het voorjaar voorkomt dit dat alles tegelijk binnenkomt. |
| Monteursvoorraad | Service & Buitendienst | Veelgebruikte onderdelen zoals binnenbanden, remblokjes en kabels staan op voorraad bij de werkplek van de monteur en worden automatisch aangevuld. Geen onderbreking van een reparatie omdat een standaardonderdeel net niet op de plank ligt. |
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | De kassa in de winkel is verbonden met dezelfde voorraad en klantgegevens als de werkplaats, zodat een verkochte fiets of een verkocht onderdeel meteen van de voorraad af gaat, ongeacht of het via de balie of de reparatieorder verkocht is. |
| Webshopkoppeling | E-commerce & Retail | Voor winkels die ook online fietsen, onderdelen of accessoires verkopen: bestellingen komen automatisch binnen en de voorraad in de webshop klopt met wat er in de winkel en de werkplaats beschikbaar is. |
| Voorraadsync webshop | E-commerce & Retail | Voorkomt dat een fiets die net in de winkel verkocht is, online nog als beschikbaar staat. Voorraadmutaties uit de kassa en de werkplaats werken direct door naar wat klanten online te zien krijgen, ook op een drukke zaterdag. |
| Click & collect | E-commerce & Retail | Klanten bestellen een onderdeel of accessoire online en halen het op in de winkel, of laten hun fiets meteen meenemen voor montage. Handig bij drukte, zonder dat de balie er een aparte administratie naast hoeft bij te houden. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Aankoopgeschiedenis, eerdere reparaties en het framenummer van elke fiets van een klant staan op één kaart. Bij een nieuwe klacht zie je meteen of het om een fiets gaat die je zelf verkocht of eerder gerepareerd hebt. |
| Loyaliteitsprogramma | CRM & Relatiebeheer | Punten of korting voor klanten die terugkomen voor onderhoud of een tweede fiets, gekoppeld aan hun klantprofiel. Vooral bij gezinnen met meerdere fietsen in onderhoud is dit een reden om niet naar de winkel verderop te gaan. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Vaste onderhoudscontracten, bijvoorbeeld voor bedrijfsfietsen of een abonnement op een jaarlijkse beurt, worden automatisch periodiek gefactureerd. Je administratie hoeft niet elk jaar handmatig te bedenken wie er weer aan de beurt is. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande reparatieorders, doorlooptijd per monteur, omzet uit de winkel en marge per fietstype. De cijfers die je nodig hebt om de voorjaarsdrukte te plannen, zonder daarvoor een Excel erbij te houden. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Werkelijke marge per fiets, inclusief inkoopprijs, gewerkte werkplaatsuren en gebruikte onderdelen, tot op het niveau van een individueel tweedehands exemplaar. Zo zie je welke inkoop echt heeft opgeleverd wat je ervan had verwacht. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een fietsenwinkel, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een fietsenwinkel, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de kassa in de winkel of met de werkplaats?
De meeste fietsenwinkels starten met reparatieorders, framenummerregistratie en de kassa tegelijk, omdat die drie dezelfde voorraad en klantgegevens delen. Garantiebeheer, webshop en loyaliteit volgen meestal in een tweede fase.
Is er een aparte module voor de inkoop van tweedehands fietsen?
Tweedehands fietsen lopen via dezelfde serienummerregistratie als nieuwe verkoop en reparatie, met een extra veld voor de inkoopprijs. Een aparte module is er niet nodig, de inrichting wordt bij de implementatie op jouw tweedehandsproces gezet.
Voegen we de webshopkoppeling meteen toe of pas later?
Verkoop je nu al onderdelen of fietsen online, dan nemen we de webshopkoppeling in de eerste fase mee zodat de voorraad meteen klopt. Begin je pas met een webshop, dan is dat een logische module voor een tweede fase, als de basis in de winkel staat.
Kunnen we zonder klantportaal en loyaliteitsprogramma starten en dat later toevoegen?
Ja. Die twee sluiten aan op het klantprofiel dat je vanaf dag één opbouwt, dus je verliest geen historie als je ze pas na een paar maanden erbij zet. Veel winkels wachten hiermee tot de werkplaats en de kassa soepel lopen.