Je verkoopt hetzelfde artikel via je eigen site, een tweede merk of een tijdelijke actiepagina, en één voorraadstand die niet meteen wordt bijgewerkt is genoeg voor een verkoop die je niet kunt leveren. GrowMate synchroniseert voorraad over kanalen, verwerkt retouren volgens een vast proces en rekent de werkelijke verzendkosten per order door.
Een webshop verkoopt zelden via één kanaal. Naast de eigen site loopt er misschien een tweede merk, een groothandelsklant met eigen prijzen of een tijdelijke actiepagina, en elk daarvan trekt uit dezelfde voorraad. Werkt die voorraad niet realtime samen, dan verkoop je een artikel dat er niet meer is, en moet je een boze klant een week later alsnog terugbetalen. Daarbovenop eet het herroepingsrecht van veertien dagen in combinatie met gratis verzending een deel van je marge op nog voordat je weet of die klant een tweede keer bestelt.
GrowMate synchroniseert voorraad over al je verkoopkanalen, verwerkt retouren volgens een vast proces in plaats van losse e-mails, en berekent de werkelijke verzendkosten per bestelling zodat je weet wat een order je na aftrek van retourkans nog oplevert. Uit 439 modules stel je de set samen die bij jouw kanalen en assortiment past, ingericht binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk webshop terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een artikel wordt verkocht op je eigen site, terwijl de voorraad op je actiepagina nog niet is bijgewerkt. De tweede klant krijgt een bevestigingsmail voor iets wat je niet kunt leveren, en jij mag uitleggen en terugbetalen. Voorraadsync die na elke verkoop direct op alle kanalen bijwerkt, voorkomt dat dubbele verkoopmoment.
De ene klant mailt, de andere belt en een derde stuurt gewoon het pakket terug zonder bericht. Zonder een vast retourproces duurt het dagen voor een creditnota de deur uitgaat, en dat voelt voor de klant als slechte service. Een retourportaal waar de klant zelf een retour aanmeldt, geeft je team meteen zicht op wat onderweg is.
Gratis verzending is een sterke belofte op de website, maar de werkelijke kosten per pakket verschillen per gewicht, formaat en vervoerder. Reken je die niet door tot op orderniveau, dan ontdek je pas bij de jaarcijfers dat een productgroep structureel verlies draait door de verzendkosten. Verzendkostenberekening per order laat zien wat er na aftrek van vervoerder en verpakking overblijft.
Een klant vraagt naar zijn terugbetaling en niemand kan zien of het pakket al is aangemeld, onderweg is of al binnen is. Dat kost telefoontjes en irritatie aan beide kanten. Met de status van elke retour zichtbaar in hetzelfde systeem als de order, geeft klantenservice in één oogopslag antwoord.
Een actiecode wordt breed uitgezet zonder dat vooraf is doorgerekend wat hij samen met de verzendkosten en het verwachte retourpercentage aan marge kost. Pas na afloop van de actie zie je in de boeken dat je op die productgroep geld hebt toegelegd. Kortingscodes gekoppeld aan margebewaking laten dat vooraf zien in plaats van achteraf.
Verkoop je eenmaal boven de Europese drempel aan consumenten in andere EU-landen, dan moet je daar lokale btw over afdragen in plaats van Nederlandse. Handmatig bijhouden per land waar je die drempel overschrijdt is foutgevoelig. Het één-loket-systeem verwerkt die aangifte centraal zodra de drempel is gepasseerd.
Zo loopt een bestelling van kanaal tot creditnota bij een webshop met meerdere verkooppunten:
Of de klant nu op je eigen site, een tweede merk of een actiepagina bestelt, de order komt op dezelfde manier binnen en wordt tegen dezelfde voorraad afgeboekt.
Zodra een artikel wordt verkocht, past de beschikbare voorraad zich op alle kanalen tegelijk aan, zodat een tweede klant het artikel niet alsnog kan bestellen.
Het verzendlabel wordt aangemaakt bij de gekozen vervoerder en de werkelijke verzendkosten worden aan de order gekoppeld, ook als de klant zelf niets voor verzending betaalt.
De klant meldt een retour zelf aan via het retourportaal. Binnenkomst en beoordeling van het artikel bepalen of de creditnota volledig of gedeeltelijk wordt uitgekeerd.
Aan het eind van de maand zie je per order, kanaal en productgroep wat er overblijft na aftrek van verzendkosten en het werkelijke retourpercentage.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Shopify, WooCommerce en Magento worden gekoppeld zodat orders, voorraad en klantgegevens niet dubbel in twee systemen hoeven te worden bijgehouden.
Mollie, Stripe en Pay. verwerken de betaling; de status daarvan komt automatisch terug op de order, inclusief mislukte en terugbetaalde transacties.
PostNL, DHL en DPD leveren de labels en de track & trace-informatie die de klant automatisch krijgt zodra een pakket onderweg is.
Segmenten en aankoophistorie worden gedeeld met je mailingtool, zodat een opvolgmail na aankoop of een herinnering bij een verlaten winkelwagen op de juiste data is gebaseerd.
De GrowMate-app, ingericht voor een webshop
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Consumenten mogen een online aankoop binnen veertien dagen zonder opgaaf van reden terugsturen. Wordt dat proces niet gestructureerd afgehandeld, dan raakt de administratie van creditnota's en terugbetalingen al snel achter op de werkelijke retourstroom. Een retourportaal met vaste termijnen bewaakt automatisch of een retour binnen de wettelijke periode is aangemeld.
Verkoop je boven de Europese drempel aan consumenten in andere EU-landen, dan moet je daar lokale btw afdragen in plaats van Nederlandse. Het OSS-loket laat je die aangifte centraal via de Nederlandse Belastingdienst regelen in plaats van je in elk land apart te registreren. Zonder die registratie in beeld loop je het risico op naheffing zodra je omzet in een ander land de drempel passeert.
Een product moet doen wat de klant er redelijkerwijs van mag verwachten, los van eventuele fabrieksgarantie. Klachten binnen die wettelijke conformiteitstermijn moeten anders worden afgehandeld dan een gewone retour binnen de bedenktijd. Klachtregistratie die reden en termijn vastlegt, voorkomt dat beide met elkaar worden verward.
Bestelgegevens, retourhistorie en eventuele klantprofielen voor marketingdoeleinden vallen onder de AVG. Bewaartermijnen en toestemming voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief moeten per klant traceerbaar zijn, ook als die klant maar één keer heeft besteld.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste webshops en e-commercebedrijven mee beginnen.
De kern voor elke webshop: orders die binnenkomen en voorraad die op elk kanaal tegelijk klopt.
Zodra het basisproces staat, wil je grip op de twee grootste marge-lekken: verzendkosten en retouren.
Voor webshops die actief sturen op kortingsacties, herstel van verlaten winkelwagens en klantenservice.
Als je over de Europese drempel verkoopt of gewoon precies wilt weten wat een order na kosten oplevert.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het verkopen van een artikel dat op het moment van bestelling al niet meer op voorraad is, meestal doordat kanalen niet realtime synchroniseren.
Het aandeel bestellingen dat wordt teruggestuurd, vaak sterk verschillend per productgroep en een directe invloed op de werkelijke marge.
De One Stop Shop waarmee webshops btw over verkoop aan EU-consumenten in andere lidstaten centraal via de Nederlandse Belastingdienst afdragen.
Een bestelling die is gestart maar niet is afgerond, vaak opgevolgd met een automatische herinneringsmail.
Wat een order werkelijk oplevert na aftrek van inkoopprijs, verzendkosten en de gemiddelde retourkans van die productgroep.
Ja. Zodra een artikel op één kanaal wordt verkocht, wordt de beschikbare voorraad op alle andere kanalen direct bijgewerkt. Een tweede klant ziet meteen dat het artikel niet meer beschikbaar is, in plaats van dat je achteraf moet afbellen.
Zodra je omzet in een ander EU-land de drempel passeert, wordt de verkoop daar automatisch tegen het lokale btw-tarief geboekt. De aangifte zelf verloopt via het OSS-loket bij de Nederlandse Belastingdienst, zonder dat je je in elk land apart hoeft te registreren.
Ja, via het retourportaal geeft de klant reden en artikel op en krijgt hij direct een retourlabel. Jouw team ziet de melding binnenkomen en kan de status volgen tot en met de creditnota.
Dat zie je per order en per productgroep terug in de margeanalyse, inclusief het effect van de gemiddelde retourkans. Zo kun je gericht een verzendregel of minimale orderwaarde aanpassen in plaats van in het duister te gissen.
Ja. Beide merken kunnen op dezelfde voorraad, hetzelfde magazijn en dezelfde retourafhandeling draaien, terwijl je in de rapportages per merk apart kunt kijken.
Nee. De meeste webshops laten de boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor orders, voorraad, verzending en retouren, met een koppeling naar het bestaande boekhoudpakket.
De implementatie wordt uurtje-factuurtje afgerekend tegen € 90 per uur, en de omvang hangt vooral af van het aantal kanalen dat je aansluit. Met voorraadsync, retourenbeheer en verzendkostenberekening zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een webshop.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.