1
Twee kloklichten die niet gelijk lopen
Particuliere aangiftes moeten voor 1 mei binnen zijn, kantoren met een beconregeling krijgen voor hun cliëntenbestand een eigen, latere spreiding, en de aangifte vennootschapsbelasting kent weer een andere termijn. Houd je dat in één gezamenlijke lijst bij, dan mis je het verschil tussen deze regelingen juist in de drukste weken. Aparte termijnbewaking per aangiftesoort en per cliënt voorkomt dat een uitstelregeling en een gewone deadline door elkaar lopen.
2
Een bezwaartermijn die in de vakantie afloopt
Een bezwaarschrift moet binnen zes weken na de aanslag zijn ingediend, en die termijn loopt gewoon door tijdens een vakantie of ziekte van de behandelaar. Staat die termijn alleen in het hoofd van één adviseur, dan is een gemist bezwaar onherstelbaar. Een signaal ruim voor het verstrijken van de termijn geeft je de tijd om over te dragen als dat nodig is.
3
Advieswerk dat wegzakt in de compliancedrukte
Naast aangiftes doe je advieswerk over bedrijfsopvolging, structurering of een fiscaal geschil, en dat werk verdwijnt makkelijk naar de achtergrond zodra de aangiftetermijn dichterbij komt. Cliënten die voor advies komen, verdienen niet de rest van je tijd. Aparte dossiers voor adviestrajecten, los van de jaarlijkse compliancecyclus, houden dat werk zichtbaar naast de reguliere aangiftes.
4
Bezwaardossiers die jaren later nog terug moeten komen
Een bezwaar kan uitmonden in beroep bij de rechtbank of het gerechtshof, soms jaren na de oorspronkelijke aanslag. Zonder een compleet, gearchiveerd dossier met alle correspondentie en onderbouwing moet je dan weer helemaal opnieuw beginnen met uitzoeken. Een dossier dat automatisch met bewaartermijn wordt gearchiveerd, staat klaar voor het moment dat de procedure wordt vervolgd.
5
Cliënten die stukken pas op de valreep aanleveren
Jaaropgaven, aandeelhoudersinformatie en eerdere aanslagen komen vaak pas binnen als de deadline al in zicht is, en dan moet het advies er in een paar dagen doorheen. Een overzicht van wat per cliënt nog ontbreekt, weken voordat de termijn afloopt, geeft ruimte om op tijd te herinneren in plaats van in paniek te verwerken.
6
Onduidelijkheid over wat advies en wat compliance is
Een cliënt die voor zijn aangifte komt, stelt tussendoor een vraag over een schenking of een bedrijfsoverdracht, en die uren verdwijnen vaak in dezelfde post als de gewone aangifte. Zonder onderscheid tussen adviesuren en compliance-uren blijft onduidelijk of je adviespraktijk eigenlijk wel loont.