Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om aangiftes, bezwaardossiers, advieswerk, facturatie en HR in één keer aan te zetten. Bij een belastingadvieskantoor werkt dat averechts, omdat een bezwaartermijn van zes weken een heel ander soort urgentie heeft dan de jaarlijkse aangiftecyclus. Zet je alles tegelijk aan zonder dat onderscheid eerst scherp te hebben, dan verdwijnt precies het verschil tussen die twee kloklichten dat je juist wilde oplossen.
Daarom beginnen we met het cliëntdossier en de termijnbewaking voor de reguliere aangiftes, omdat dat de grootste groep cliënten raakt. Loopt dat een cyclus stabiel, dan sluiten we het aparte proces voor bezwaar en beroep aan, en pas daarna de facturatie die advies en compliance uit elkaar trekt.
De modulesets voor een belastingadvieskantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dossier, uren en documenten
Dit is de kern van elk belastingadvieskantoor. Zonder een dossier per cliënt en gescheiden tijdschrijven op advies en compliance is de rest gokwerk.
Termijnen en bezwaarprocedures
Voor de twee kloklichten die een belastingadvieskantoor tegelijk moet bewaken: reguliere aangiftetermijnen en de wettelijke bezwaartermijn.
Geld: advies en compliance apart gefactureerd
Zodat advieswerk niet verdwijnt in dezelfde post als de jaarlijkse aangifte.
Team en compliance
Voor kantoren met meerdere adviseurs waar vakbekwaamheid en cliëntenonderzoek net zo serieus genomen worden als het dossier zelf.
Wat elke module doet voor belastingadvieskantoren
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een belastingadvieskantoor betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Aangifteregeling, uitstelstatus en lopende bezwaardossiers van een cliënt staan bij elkaar, in plaats van verspreid over losse notities per adviseur. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Aanslagen, jaaropgaven en correspondentie met de Belastingdienst staan op één plek, terug te vinden per cliënt en per procedure. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Adviesuren en compliance-uren worden apart geschreven op het dossier, zodat aan het einde duidelijk is wat waarvoor is gedaan. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Geschreven uren worden wekelijks gecontroleerd voordat ze naar de facturatie gaan, zodat correcties achteraf de uitzondering blijven. |
| Taakbeheer | Projecten & Uren | De bezwaartermijn van zes weken en de reguliere aangiftetermijn staan als losse taken met eigen signalen, zodat ze elkaar niet overschaduwen. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Afgeronde bezwaar- en aangiftedossiers worden automatisch met de juiste bewaartermijn gearchiveerd, klaar voor een eventueel vervolg in beroep. |
| Wetgevingsbewaking | Kwaliteit & Certificering | Wijzigingen in aangiftetermijnen, tarieven of de beconregeling worden gesignaleerd, zodat cliëntafspraken op tijd worden bijgesteld. |
| Goedkeuringsflows | Documenten & Workflow | Een aangifte of bezwaarschrift gaat pas de deur uit nadat een tweede adviseur de onderbouwing heeft beoordeeld. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Afspraken over een adviestraject, met scope en prijs, staan los van de jaarlijkse compliance-opdracht die bij dezelfde cliënt loopt. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Langere adviestrajecten, zoals een bedrijfsopvolging, worden in termijnen gefactureerd gekoppeld aan de voortgang van het dossier. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Een vaste prijs voor de jaarlijkse aangifte en een uurtarief voor advieswerk bestaan naast elkaar zonder dat je dat handmatig moet scheiden. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per dossier zie je of het adviestraject en de compliance-opdracht apart nog rendabel zijn, in plaats van één gemiddeld cijfer per cliënt. |
| Btw-suppletie | Financieel & Boekhouding | Correcties op eerdere aangiftes die uit een bezwaar of controle volgen, worden netjes onderbouwd en gedocumenteerd voor de Belastingdienst. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Bevoegdheden en aandachtsgebieden van elke adviseur staan vast, zodat een bezwaarzaak bij overdracht naar de juiste collega gaat. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Verplichte permanente educatie per adviseur wordt bijgehouden, met zicht op wie welke resterende verplichting nog heeft. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Fiscale gegevens van cliënten, vaak inclusief vermogensinformatie, worden afgeschermd en verzoeken tot inzage gestructureerd afgehandeld. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een belastingadvieskantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een belastingadvieskantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de reguliere aangiftes of met bezwaarprocedures?
De meeste kantoren starten met cliëntdossiers en termijnbewaking voor de reguliere aangiftes, omdat dat het grootste deel van de cliënten raakt. Een apart proces voor bezwaar en beroep sluiten we in een volgende fase aan.
Is er een aparte module nodig voor advieswerk zoals bedrijfsopvolging?
Nee, dat loopt via hetzelfde contractbeheer als de compliance-opdrachten, maar dan met een eigen dossier en eigen prijsafspraak. Zo blijft advieswerk zichtbaar naast de jaarlijkse aangifte.
Kunnen we later een module voor cliëntenonderzoek toevoegen?
Ja. Het cliëntenonderzoek sluit aan op bestaande cliëntdossiers zonder dat je klantgegevens opnieuw hoeft in te voeren.
Wat als we willen stoppen met een uurtarief en overstappen op vaste adviesprijzen?
Prijs- en margeafspraken laten beide naast elkaar bestaan, dus je kunt per cliënt of per traject kiezen voor een uurtarief of een vaste prijs zonder de rest van de inrichting aan te passen.