Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om meteen dossierbeheer, tijdschrijven, cliëntenonderzoek, facturatie, HR en rapportages allemaal tegelijk aan te zetten. In de praktijk werkt dat averechts in accountancy, omdat je juist in het drukste seizoen geen tijd hebt om assistenten aan vijf nieuwe schermen te laten wennen. Begin je middenin het jaarrekeningseizoen met een volledige omslag, dan wijkt iedereen onder tijdsdruk terug naar het oude Excel-werkprogramma en klopt je dossier straks nergens meer mee.
Daarom starten we met wat elk dossier nodig heeft: het werkprogramma, het tijdschrijven per opdracht en een centraal documentbeheer. Draait dat een seizoen stabiel, dan sluiten we planning, cliëntenonderzoek en facturatie aan, en pas daarna de rapportages die over al die dossiers heen kijken.
De modulesets voor een accountantskantoor
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dossier, uren en documenten
Dit is de kern van elk accountantskantoor. Zonder een dossier per opdracht en betrouwbaar tijdschrijven is elke andere module gebouwd op los zand.
Deadlines en toetsingsklare dossiers
Voor de bewaking van het seizoen en de onderbouwing die een kwaliteitstoetsing moet doorstaan.
Geld: facturatie en opdrachtmarge
Zodat vaste prijsafspraken en meerwerk niet verdwijnen tussen de opdrachtbevestiging en de uiteindelijke factuur.
Personeel, PE-punten en compliance
Voor kantoren waar bevoegdheden, opleidingsuren en cliëntenonderzoek net zo goed bijgehouden moeten worden als het dossier zelf.
Wat elke module doet voor accountantskantoren
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een accountantskantoor betekent |
|---|---|---|
| Accountancy | Branchemodules | De branchemodule zelf: klantdossiers, deadlines en werkprogramma's centraal. Dit is het fundament waarop de andere modules bij een accountantskantoor aansluiten. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Uren worden geschreven op de opdracht en de werkprogrammastap, niet los in een agenda. Zo zie je per dossier of de bestede tijd nog past bij de opdrachtbevestiging. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Geschreven uren worden wekelijks door de opdrachtpartner geaccordeerd voordat ze de facturatie in gaan, zodat correcties achteraf uitzondering blijven. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Dossiers met dezelfde jaarrekening- of aangiftedeadline worden naast elkaar gepland, zodat je knelpunten in het seizoen weken van tevoren ziet aankomen. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Alle stukken van een dossier, van aanlevering tot onderbouwing, staan op één plek in plaats van verspreid over e-mail en een gedeelde schijf. |
| Versiebeheer | Documenten & Workflow | Werkprogramma's en jaarrekeningconcepten wijzigen tijdens de opdracht. Versiebeheer laat zien wat de laatste versie is en wie wat wanneer aanpaste. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Dossiers worden na afronding automatisch met de juiste bewaartermijn gearchiveerd, zodat je bij een toetsing of een navraag jaren later nog compleet bent. |
| Goedkeuringsflows | Documenten & Workflow | Reviewstappen van het werkprogramma lopen langs de juiste senior of partner voordat een dossier als afgerond geldt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Opdrachtbevestigingen met prijsafspraak, scope en looptijd staan centraal, zodat meerwerk buiten de afspraak zichtbaar wordt in plaats van stilzwijgend verdwijnt. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Alle dossiers, contactmomenten en documenten van een klant staan bij elkaar, ook als de klant meerdere opdrachttypen tegelijk afneemt. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Vaste prijsafspraken worden in termijnen gefactureerd gekoppeld aan de voortgang van het dossier, in plaats van één grote factuur na afronding. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per opdracht zie je geschreven uren tegen de afgesproken prijs, zodat je weet welke opdrachten bij de volgende jaarafspraak herzien moeten worden. |
| Opleidingsbeheer | HR & Personeel | Gevolgde cursussen en behaalde PE-punten per accountant staan centraal, met zicht op wie welke resterende verplichting nog heeft. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Beroepsregistraties en verplichte certificeringen worden bewaakt op vervaldatum, zodat niemand onbevoegd aan een opdracht werkt. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande dossiers, deadlines deze week en geschreven uren tegen begroting, zonder dat iemand dat handmatig bij elkaar hoeft te zoeken. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Persoonsgegevens in klantdossiers, van loonstroken tot identiteitsbewijzen, worden afgeschermd en verzoeken tot inzage of verwijdering gestructureerd afgehandeld. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een accountantskantoor, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een accountantskantoor, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met samenstelopdrachten of met controleopdrachten?
De meeste kantoren starten met het opdrachttype dat het grootste deel van hun omzet uitmaakt, vaak samenstelopdrachten. Het werkprogramma voor controleopdrachten met uitgebreidere reviewstappen sluiten we in een volgende fase aan.
Kunnen we per opdrachttype een ander werkprogramma inrichten?
Ja, dat is de basis van hoe het is opgezet. Een samenstelopdracht, een beoordelingsopdracht en een controleopdracht krijgen elk hun eigen controlestappen, reviewmomenten en bevoegdheden.
Is er aparte inrichting nodig voor Wwft-cliëntenonderzoek?
Het cliëntenonderzoek wordt onderdeel van het dossier bij opening van de klantrelatie, met risicoclassificatie en UBO-gegevens. Dat richten we in dezelfde fase in als het dossierbeheer zelf.
Wat als we later overstappen van uurtarief naar vaste prijsafspraken?
Dat kan modulair. Je voegt contractbeheer en termijnfacturatie toe op de bestaande dossiers en uren, zonder dat je opnieuw begint met klantgegevens of historie.