De aannemer vraagt om een beslissing over een detail dat niet op tekening staat, de opdrachtgever wil weten of het gebouw nog binnen budget blijft, en de toezichthouder moet vrijdag zijn weekrapportage inleveren. GrowMate houdt projectdossier, meer- en minderwerk en het opleverdossier bij elkaar, zodat je toezicht kunt onderbouwen in plaats van navertellen.
Een bouwmanagementbureau verkoopt geen bakstenen, maar oordeel: is dit conform bestek, mag dit meerwerk, is de kwaliteit die de aannemer levert acceptabel. Dat oordeel moet je kunnen onderbouwen, want opdrachtgevers en aannemers accepteren een afkeuring niet op gezag alleen. Zolang de weekrapportage in Word staat, de meerwerkbriefjes in de mail verdwijnen en de opleverpuntenlijst op de laatste dag uit het niets ontstaat, verlies je tijd aan discussie die je met een goed dossier had kunnen voorkomen.
GrowMate is geen vast bouwmanagementpakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: projectdossiers per bouwplaats, meerwerkregistratie met akkoord vóór uitvoering, checklists voor de toezichtronde met foto's, en een opleverdossier dat zich vult terwijl het project loopt in plaats van pas in de laatste week. Onze consultants richten dat in op jouw projectstructuur en jouw contractvormen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk bouwmanagementbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Je loopt maandag de bouwplaats op met de rapportage van vorige week nog in concept, omdat het invullen achteraf op kantoor gebeurt in plaats van ter plekke. Tegen de tijd dat een afwijking op papier staat, is de volgende bouwfase al begonnen. Met een rapportageformulier dat de toezichthouder direct op de bouwplaats invult, staat de stand van zaken er dezelfde dag.
De uitvoerder belt dat er een leiding in de weg zit en past de fundering aan zonder op de formele goedkeuring te wachten. Achteraf discussiëren over wie dat mocht beslissen kost meer tijd dan het meerwerk zelf. Als een meerwerkmelding met foto en prijsindicatie eerst langs de directievoerder moet voordat hij als akkoord geldt, ligt die discussie vooraf en niet achteraf.
Een opleverpuntenlijst wordt op de dag zelf handmatig opgesteld, gemaild naar de aannemer en daarna nergens meer bijgehouden. Drie maanden later blijkt niemand meer te weten welk punt is afgehandeld en welk niet. Met een lijst die per punt een status en een hersteldatum heeft, weet je op elk moment wat nog open staat voordat de garantietermijn verstrijkt.
Meerwerk, minderwerk en stelposten worden los bijgehouden in aparte bestanden, waardoor je pas bij de slotfactuur ziet of het project binnen budget is gebleven. Voor de opdrachtgever komt die uitkomst dan als een verrassing. Doordat elke goedgekeurde wijziging direct tegen het projectbudget wordt geboekt, zie je al tijdens de bouw waar het naartoe loopt.
Een uitvoerder betwist een afkeuring omdat er geen datum, foto of tekening bij zit die het aantoont. Een mondelinge constatering weegt dan niet op tegen een gemotiveerd verweer. Vastgelegde constateringen met foto, tijdstip en verwijzing naar het bestek geven je iets om op terug te vallen dat een aannemer niet zomaar wegredeneert.
Tekeningen staan in een cloudmap van de architect, correspondentie in de mail, en het bestek in een gedrukt exemplaar dat niemand meer helemaal doorneemt. Bij een geschil over een detail moet je drie systemen doorzoeken om de juiste versie te vinden. Eén projectdossier met versiebeheer voorkomt dat je op een verouderde tekening beoordeelt.
Zo loopt een bouwproject door GrowMate van start tot opleverdossier:
Bestek, tekeningen, contractvorm en de betrokken partijen staan bij aanvang in één dossier. Wijzigingen op het bestek en revisies van tekeningen krijgen een versie, zodat iedereen dezelfde stukken beoordeelt en niemand per ongeluk toetst aan een tekening die al is achterhaald door een latere revisie.
De toezichthouder vult de rapportage ter plekke in op zijn telefoon of tablet: voortgang, weersomstandigheden, bezetting van de aannemer en geconstateerde afwijkingen, met foto's erbij. De rapportage staat klaar zodra hij terug is op kantoor, in plaats van dat hij die 's avonds nog moet uittypen.
Een melding komt binnen met omschrijving, prijsindicatie en foto. De directievoerder beoordeelt en accordeert vóór uitvoering, en het bedrag gaat automatisch tegen het projectbudget, zodat je nooit voor een voldongen feit komt te staan als de eindafrekening binnenkomt.
Bij de oplevering loopt de toezichthouder een checklist per ruimte of bouwdeel af. Elk punt krijgt een status, een verantwoordelijke en een hersteldatum, zichtbaar voor opdrachtgever en aannemer, ook nadat de sleutel al is overgedragen en de garantietermijn is ingegaan.
Bij afronding staan weekrapportages, goedgekeurd meerwerk en het opleverdossier compleet in één archief. De einddeclaratie van je uren gaat automatisch de facturatie in, inclusief eventuele nacalculatie, en het dossier blijft doorzoekbaar mocht er later nog een geschil ontstaan.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declarabele uren en projectkosten sluiten aan op je boekhoudpakket, zodat de financiële administratie niet los staat van het projectdossier.
Revisies van tekeningen en het bestek blijven gekoppeld aan het project, met versiebeheer zodat niemand op een verouderde versie beoordeelt.
Bouwvergaderingen, opleverdata en toezichtrondes staan in de gedeelde agenda, ook zichtbaar voor de betrokken opdrachtgever.
Opdrachtgevers volgen zelf de voortgang, het openstaande meerwerk en de status van opleverpunten, zonder dat daar telefonisch overleg voor nodig is.
De GrowMate-app, ingericht voor een bouwmanagementbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij vergunningplichtige bouwwerken in de laagste risicoklasse moet een kwaliteitsborger toezien en een dossier opleveren waarmee de aannemer een gereedmelding bij de gemeente kan doen. Als je toezichtrapportages, constateringen en het opleverdossier al gestructureerd vastlegt tijdens de bouw, hoef je dat dossier niet achteraf te reconstrueren.
Na oplevering loopt vaak nog een garantieperiode waarin herstelpunten opgevolgd moeten worden. Zonder een lijst met statussen en hersteldatums raak je het overzicht kwijt over wat de aannemer nog moet afronden voordat de garantietermijn verstrijkt en de aansprakelijkheid verschuift.
Een opdrachtgever accepteert een eindafrekening beter als elke wijziging herleidbaar is tot een melding, een goedkeuring en een bedrag. Discussie achteraf over wat wel of niet is afgesproken kost je geloofwaardigheid als onafhankelijke toezichthouder, juist omdat die positie staat of valt met een dossier dat een aannemer niet zomaar kan weerleggen.
Rapportages, correspondentie en het opleverdossier moeten vaak jarenlang toegankelijk blijven, bijvoorbeeld bij een geschil dat pas na oplevering ontstaat. Een dossier dat automatisch wordt gearchiveerd met versiedatum voorkomt dat je bij een claim nog stukken moet opduikelen uit oude mailboxen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste bouwkundig advies en bouwmanagement mee beginnen.
De kern van elk bouwmanagementbureau: een projectdossier waar rapportages, foto's en correspondentie samenkomen, in plaats van verspreid over losse systemen die niemand allemaal tegelijk raadpleegt tijdens een discussie op de bouwplaats.
Zodra meerwerk pas telt als het is goedgekeurd en direct tegen het budget wordt geboekt, weet je tijdens de bouw waar een project staat in plaats van pas bij de eindafrekening.
Declarabele uren en de financiële kant van het project, zodat de administratie geen aparte exercitie is naast het toezicht zelf en je aan het einde van de maand niet nog een dag kwijt bent aan het bij elkaar zoeken van cijfers.
Voor bureaus die aantoonbaar moeten maken hoe toezicht is gehouden, bijvoorbeeld richting een kwaliteitsborger onder de Wkb of een opdrachtgever die bij oplevering om een onderbouwd dossier vraagt in plaats van een mondelinge toelichting.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het namens de opdrachtgever aansturen en beoordelen van de uitvoering door de aannemer, inclusief het accorderen van meer- en minderwerk.
De lijst met gebreken die bij de oplevering zijn geconstateerd en die de aannemer binnen een afgesproken termijn moet herstellen.
De onafhankelijke partij die onder de Wet kwaliteitsborging toetst of een bouwwerk voldoet aan de bouwtechnische voorschriften.
Een vooraf geraamd bedrag in het bestek voor werk waarvan de precieze omvang nog niet vaststaat bij aanvang van de bouw.
De vergelijking achteraf tussen de geraamde en de werkelijk gemaakte kosten van een project of van meerwerk, gebruikt om te leren voor de volgende raming.
Ja. De rapportage staat in de mobiele app, ook offline, en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Foto's van afwijkingen worden meteen bij de juiste bouwfase gezet, zodat de rapportage klaarstaat voordat je terug bent op kantoor.
Een meerwerkmelding krijgt een omschrijving, foto en prijsindicatie en gaat pas als akkoord door als de directievoerder heeft goedgekeurd, vóór uitvoering. Zo bestaat er een vastgelegd moment van goedkeuring in plaats van een mondelinge afspraak op de bouwplaats.
Bestaande projectgegevens, sjablonen voor rapportages en lopende dossiers migreren we bij de implementatie. Je begint niet opnieuw met een lege lijst projecten, en de rapportagevorm die je nu gebruikt kan als basis dienen voor het digitale formulier.
De inrichting rekenen we op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Voor projectdossiers, meerwerkregistratie, uren en het opleverdossier zit een bureau van die omvang doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je er alleen bij als je dat wilt.
Via het klantportaal ziet de opdrachtgever de laatste weekrapportage, openstaand meerwerk met status en de opleverpunten die nog niet zijn afgerond. Dat scheelt telefoontjes en voorkomt discussie over wat er precies is afgesproken.
Ja, het projectdossier registreert per project welke contractvorm en welke verantwoordelijkheden gelden, en de rapportagevorm past zich daarop aan. Bij design & construct-projecten leg je bijvoorbeeld toetsmomenten anders vast dan bij traditionele directievoering.
Ja, het dossier met rapportages, foto's, meerwerk en de opleverpuntenlijst blijft na afsluiting toegankelijk en doorzoekbaar, ook als een geschil pas jaren later ontstaat. Bewaartermijnen kun je per projecttype instellen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een bouwmanagementbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.