Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om meteen budgetbewaking, kwaliteitsdocumentatie, een klantportaal en uitgebreide rapportages tegelijk aan te zetten. Bij een bouwmanagementbureau werkt dat averechts, omdat de toezichthouders op de bouwplaats de module dagelijks moeten gebruiken naast hun feitelijke werk. Krijgen zij op dag één een uitgebreid systeem met velden die ze nog niet gewend zijn, dan grijpen ze terug naar een notitieblok en klopt de rapportage weer niet met de werkelijkheid. Elke module die op budget of kwaliteit rapporteert is bovendien alleen zo betrouwbaar als de rapportages waarop ze steunt.
Daarom starten de meeste bureaus met het projectdossier, de weekrapportage en meerwerkregistratie: de drie onderdelen die dagelijks gebruikt worden op de bouwplaats zelf. Draaien die een paar weken betrouwbaar, dan volgen budgetbewaking, het klantportaal en de kwaliteitsdocumentatie voor het opleverdossier, omdat die pas waarde hebben als de onderliggende gegevens al een tijdje kloppen.
De modulesets voor een bouwmanagementbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: projectdossier en toezicht
De kern van elk bouwmanagementbureau: een projectdossier waar rapportages, foto's en correspondentie samenkomen, in plaats van verspreid over losse systemen die niemand allemaal tegelijk raadpleegt tijdens een discussie op de bouwplaats.
Meerwerk en budgetbewaking
Zodra meerwerk pas telt als het is goedgekeurd en direct tegen het budget wordt geboekt, weet je tijdens de bouw waar een project staat in plaats van pas bij de eindafrekening.
Uren, facturatie en rapportage
Declarabele uren en de financiële kant van het project, zodat de administratie geen aparte exercitie is naast het toezicht zelf en je aan het einde van de maand niet nog een dag kwijt bent aan het bij elkaar zoeken van cijfers.
Kwaliteit en het opleverdossier
Voor bureaus die aantoonbaar moeten maken hoe toezicht is gehouden, bijvoorbeeld richting een kwaliteitsborger onder de Wkb of een opdrachtgever die bij oplevering om een onderbouwd dossier vraagt in plaats van een mondelinge toelichting.
Wat elke module doet voor bouwkundig advies en bouwmanagement
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een bouwmanagementbureau betekent |
|---|---|---|
| Projectplanning | Projecten & Uren | Elk bouwproject krijgt fases, mijlpalen en de betrokken partijen in beeld. Dit is de basis waarop rapportage, meerwerk en het opleverdossier per project worden opgehangen, zodat je nooit tussen losse bestanden hoeft te schakelen. |
| Projectdocumentatie | Projecten & Uren | Bestek, tekeningrevisies en correspondentie staan bij het project zelf in plaats van verspreid over de mail en een clouddienst van de architect. Bij discussie over een detail zoek je in één bron naar de geldende versie. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | De vaste rubrieken van de weekrapportage en de opleverronde staan klaar als checklist, zodat de toezichthouder op de bouwplaats niets vergeet en niet elke week opnieuw een formulier opbouwt uit een oud Word-bestand. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Afwijkingen en opleverpunten worden met foto vastgelegd en waar nodig laat je de uitvoerder ter plekke aftekenen. Discussie achteraf gaat over het beeld van dat moment, niet over wiens geheugen klopt. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Tekeningen, vergunningen en het bestek met versiebeheer op één plek, gekoppeld aan het juiste project. Je beoordeelt daardoor nooit meer op een tekening die inmiddels is herzien door de architect, ook niet als die revisie pas een dag eerder is binnengekomen. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Een melding met omschrijving, foto en prijsindicatie gaat pas als akkoord door na goedkeuring van de directievoerder, vóór de uitvoerder ermee aan de slag gaat. Dat voorkomt de discussie achteraf over wie wat mocht beslissen. |
| Projectbudgetten | Projecten & Uren | Goedgekeurd meerwerk en minderwerk worden direct tegen het projectbudget geboekt, zodat je tijdens de bouw ziet waar een project financieel staat in plaats van pas bij de eindafrekening van de opdrachtgever. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Geraamde versus werkelijke kosten per project of per meerwerkpost naast elkaar, zodat je onderbouwd kunt reageren als een opdrachtgever vraagt waarom een post is overschreden en waar dat verschil vandaan komt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Contractvorm, aansprakelijkheid en looptijd per opdracht vastgelegd, met signalen vóór een raamovereenkomst met een vaste opdrachtgever afloopt of herzien moet worden op basis van gewijzigde tarieven. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Declarabele uren van adviseurs en toezichthouders per project en per activiteit, als basis voor facturatie en voor de vergelijking tussen begrote en werkelijke inzet per fase van het bouwproject, van fundering tot oplevering. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Wekelijkse urenstaten worden gecontroleerd en geaccordeerd voordat ze de facturatie ingaan, zodat er geen discussie ontstaat met de opdrachtgever over uren die niet kloppend zijn onderbouwd op factuurniveau. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Declarabele uren en goedgekeurd meerwerk gaan zonder overtypen de factuur in, in je eigen huisstijl en met een duidelijke verwijzing naar het project en de fase waarop ze betrekking hebben voor de opdrachtgever. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Zie per project of de begrote uren en het tarief nog kloppen met de werkelijke inzet, zodat je bij de volgende offerte een realistischer aantal uren aanhoudt in plaats van te gokken op onderbuikgevoel. |
| Gecontroleerde documenten | Kwaliteit & Certificering | Alleen de geldige versie van bestek, tekeningen en rapportagesjablonen is in omloop, met een leesbevestiging. Handig als een kwaliteitsborger of opdrachtgever wil zien hoe versiebeheer bij jou is geregeld. |
| Klantportaal projecten | Projecten & Uren | De opdrachtgever ziet zelf de laatste weekrapportage, openstaand meerwerk en de status van opleverpunten, zonder dat daar een telefoontje of aparte rapportage voor nodig is vanuit jouw kantoor aan de opdrachtgever. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een bouwmanagementbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een bouwmanagementbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen aanzetten?
Nee. De meeste bureaus beginnen met het projectdossier, de weekrapportage en meerwerkregistratie. Budgetbewaking, klantportaal en kwaliteitsdocumentatie volgen vaak in een tweede fase, als de basis staat.
Kunnen we een module aanpassen aan onze eigen rapportagevorm?
Ja. De velden en indeling van een module zijn een startpunt, geen vast format. Bij de implementatie zetten we het formulier op de rubrieken die jij al gebruikt in je huidige weekrapportage.
Is er een module speciaal voor kwaliteitsborging onder de Wkb?
Er is geen aparte Wkb-module, maar de combinatie van projectdocumentatie, checklists ter plaatse en gecontroleerde documenten dekt wat een kwaliteitsborger nodig heeft: toetsmomenten, constateringen en een compleet opleverdossier.
Kunnen we later modules toevoegen als we bijvoorbeeld ook contractbeheer voor meerdere opdrachtgevers willen centraliseren?
Ja, een nieuwe module sluit aan op de bestaande projecten en dossiers. Je betaalt alleen de uren die het inrichten van dat onderdeel kost.