In de weken voor een subsidiedeadline stapelen de opnameaanvragen zich op, terwijl elke adviseur maar een beperkt aantal woningen per dag kan bezoeken en elk label correct bij de juiste instantie geregistreerd moet worden. GrowMate plant de opnames, koppelt de meetgegevens aan het pand en houdt de subsidieaanvraag van de klant bij tot die is toegekend.
Een energieadviesbureau verkoopt een oordeel over een gebouw: welk label het verdient, welke maatregelen het rendabelst zijn en welke subsidie daarbij past. Dat oordeel is gebaseerd op een opname van een uur op locatie, gevolgd door berekeningen, registratie en vaak een subsidieaanvraag namens de klant. In de rustige maanden loopt dat nog wel via een agenda en een stapel formulieren, maar zodra een subsidieregeling een deadline nadert of de verkoop van woningen aantrekt, verdrinkt een klein team in aanvragen die allemaal op tijd afgerond moeten worden.
GrowMate is geen vast EPA-pakket, maar 439 modules waaruit je zelf samenstelt wat bij jouw bureau past: opnameplanning die rekening houdt met reistijd tussen adressen, een pandendossier waarin meetgegevens en foto's samenkomen, subsidieadministratie die een aanvraag volgt tot toekenning, en rapportages die klaarstaan voor registratie. Onze consultants richten dat in op jouw type opnames en jouw regio, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk energieadviesbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een adviseur staat om negen uur in Delft en om half tien al in Zoetermeer ingepland, zonder dat er rekening is gehouden met reistijd of een klant die de deur niet op tijd opendoet. Elke uitgelopen afspraak schuift de rest van de dag door. Een planning die reistijd tussen adressen meerekent en meldt wanneer een dag realistisch vol zit, voorkomt dat je 's avonds nog drie woningen moet verzetten.
Foto's van de meterkast, isolatiewaarden en oppervlaktes staan in de camera, een schetsboekje en een los rekenblad, en moeten achteraf bij elkaar worden gezocht om tot een label te komen. Bij drukte raakt dan precies het gegeven kwijt dat aan het verkeerde pand wordt gekoppeld. Een pandendossier waarin elke opname zijn eigen meetgegevens en foto's krijgt, voorkomt dat puzzelen.
Een klant heeft recht op subsidie voor isolatie of een warmtepomp, maar mist nog een offerte of handtekening op het moment dat de aanvraagtermijn bijna verstrijkt. Zonder overzicht van wat er per aanvraag ontbreekt, ontdek je dat vaak pas als het al bijna te laat is. Een subsidiedossier dat per klant laat zien welk document mist, geeft je tijd om op te volgen voordat de deadline een probleem wordt.
Een definitief energielabel moet na de opname correct in het register terechtkomen, en een verkeerd bouwjaar of oppervlak leidt tot een label dat niet klopt met de werkelijke situatie. Bij een bureau met veel opnames per week is dat een foutgevoelige, handmatige stap. Komen de registratiegegevens rechtstreeks uit het pandendossier in plaats van opnieuw te worden overgetypt, dan verklein je die kans.
In het voorjaar, wanneer de meeste woningen worden verkocht, en vlak voor het einde van een subsidieregeling loopt de vraag naar opnames sterk op, terwijl je team niet meegroeit. Zonder zicht op die piek plan je pas adviseurs bij als de agenda al overvol zit. Inzicht in de opnamevraag per week, vooruitkijkend op eerdere jaren, helpt om tijdig extra capaciteit te regelen.
Een huiseigenaar is het niet eens met het label en vraagt om onderbouwing van de gemeten waarden en de gebruikte normen. Zonder vastgelegde meetgegevens en foto's per ruimte blijft dat een welles-nietesdiscussie. Een dossier met de exacte metingen, foto's en de berekening die tot het label heeft geleid, geeft je iets concreets om op terug te vallen.
Zo loopt een energieopname door GrowMate van aanvraag tot geregistreerd label:
De aanvraag van de klant of makelaar komt binnen met adres en gewenste periode. De planning houdt rekening met reistijd tussen adressen en de beschikbaarheid van de adviseur, zodat een dag realistisch vol raakt in plaats van overvol.
De adviseur meet ter plekke oppervlaktes, isolatiewaarden en installaties, en legt alles met foto vast in de app, ook zonder internetverbinding in een kelder of meterkast. Bij terugkeer op kantoor staat het pandendossier al helemaal klaar voor de berekening.
De gemeten gegevens vormen de basis voor de energieprestatieberekening. Zodra het label vaststaat, gaat de registratie rechtstreeks vanuit het pandendossier de deur uit, zonder dat gegevens opnieuw worden overgetypt door de adviseur.
Voor klanten die in aanmerking komen, wordt de subsidieaanvraag gestart en gevolgd tot toekenning. Ontbrekende documenten, zoals een offerte of handtekening, worden gesignaleerd voordat de aanvraagtermijn in gevaar komt.
De klant ontvangt het label en het maatregelenadvies, en de opname wordt gefactureerd. Bij een pakketprijs met meerdere adressen gaat de facturatie automatisch per uitgevoerde opname of aan het einde van de maand in één keer.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Opnames en subsidiebegeleiding per klant sluiten aan op je boekhoudpakket, ook bij een pakketprijs voor meerdere adressen tegelijk.
Afspraken en reistijd tussen adressen staan in de gedeelde agenda van het team, zodat een dag realistisch wordt volgepland.
Offertes, handtekeningen en toekenningsbrieven van een subsidieaanvraag worden automatisch bij de juiste klant gearchiveerd.
Klanten volgen zelf de status van hun label en subsidieaanvraag, zonder daarvoor te hoeven bellen naar het bureau over de voortgang.
De GrowMate-app, ingericht voor een energieadviesbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Een definitief energielabel moet na afgifte correct in het landelijke register worden vastgelegd, met de juiste pandgegevens, bouwjaar en gemeten waarden. Doordat de registratiegegevens rechtstreeks uit het pandendossier komen, hoeft een adviseur ze niet nogmaals over te typen en verklein je de kans op een label dat niet overeenkomt met de werkelijke situatie.
Bedrijven met een aanzienlijk energieverbruik moeten kunnen aantonen welke energiebesparende maatregelen met een korte terugverdientijd zijn genomen. Als energieadviesbureau lever je vaak de onderbouwing daarvoor: een dossier per klant met de erkende maatregelen en de status van uitvoering maakt die rapportage aantoonbaar in plaats van een losse lijst.
Voor veel branches gelden vaste lijsten met erkende energiebesparende maatregelen waarmee een bedrijf aan zijn verplichting kan voldoen. Een advies dat per maatregel bijhoudt of hij is uitgevoerd, geeft een klant en het bevoegd gezag een compleet overzicht in plaats van een rapportage die telkens opnieuw wordt opgesteld.
Een klant of makelaar kan een label of maatregelenadvies betwisten, en dan moet je de gemeten waarden, foto's en gebruikte normen kunnen tonen waarop de conclusie is gebaseerd. Een dossier dat alle metingen per ruimte en per opname bewaart, voorkomt dat een discussie neerkomt op het woord van de adviseur tegen dat van de klant.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste energie- en epa-adviesbureaus mee beginnen.
De kern van elk energieadviesbureau: een planning die rekening houdt met reistijd, en een pandendossier waarin meetgegevens en foto's per opname samenkomen in plaats van verspreid over losse mappen.
Zodra een subsidieaanvraag een eigen dossier heeft met status en ontbrekende documenten, mis je geen deadline meer omdat je pas op het laatste moment ontdekt dat er nog een handtekening moet komen.
Voor bureaus die willen zien wanneer de vraag naar opnames oploopt, zodat extra capaciteit of een realistische wachttijd tijdig kan worden ingepland in plaats van achteraf.
Opnames en subsidiebegeleiding financieel afronden en de klant zelf laten volgen hoe het met zijn label en aanvraag staat, zonder telefoontjes over de status naar het bureau.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De energieprestatieadviesopname op locatie, waarbij oppervlaktes, isolatiewaarden en installaties worden gemeten als basis voor het energielabel.
Een vaste lijst met energiebesparende maatregelen per branche waarmee een bedrijf kan aantonen te voldoen aan de informatieplicht energiebesparing.
De classificatie van de energieprestatie van een woning of gebouw, verplicht te registreren bij verkoop, verhuur of oplevering van een pand.
De periode waarin een energiebesparende maatregel zichzelf terugverdient door lagere energiekosten, vaak de norm om een maatregel verplicht of subsidiabel te maken.
Het advies dat naast het label wordt opgeleverd, met concrete verbetermaatregelen en de bijbehorende subsidiemogelijkheden voor de eigenaar van het pand.
Ja. De app werkt offline: metingen en foto's worden ter plekke vastgelegd en synchroniseren zodra er weer verbinding is. Zo hoeft een adviseur niet met losse aantekeningen terug naar kantoor om alles daar pas in te voeren.
Elke aanvraag krijgt een dossier met de benodigde documenten en een status per stap. Zodra een offerte of handtekening ontbreekt, is dat direct zichtbaar, zodat je ruim voor de deadline kunt opvolgen bij de klant in plaats van in de laatste week.
Bestaande afspraken, klantgegevens en lopende subsidiedossiers migreren we bij de implementatie. Je begint niet met een lege agenda, en het format van je huidige opnameformulier kan als basis dienen voor de digitale checklist.
De implementatie is maatwerk tegen een tarief van € 90 per uur. Voor opnameplanning, pandendossier en subsidieadministratie zit een bureau van die omvang doorgaans in het pakket Kiem of Groei, vanaf respectievelijk € 2.950 en € 12.500 richtprijs.
Op basis van eerdere jaren wordt zichtbaar wanneer de vraag naar opnames waarschijnlijk oploopt, zodat je op tijd extra capaciteit kunt regelen of klanten kunt informeren over een realistische wachttijd in plaats van pas te reageren als de agenda al helemaal vol zit.
Ja, het pandendossier is niet beperkt tot woningen. Voor utiliteitsgebouwen leg je andere meetpunten en berekeningen vast, en de rapportage kun je per pandtype anders inrichten binnen hetzelfde systeem en dossier, zonder aparte licentie.
Ja, het dossier met metingen, foto's en de berekening die tot het label heeft geleid, blijft toegankelijk en doorzoekbaar, ook als een vraag pas jaren na de opname weer opduikt bij verkoop van de woning aan een nieuwe eigenaar.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een energieadviesbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.