Elke lege stoel is omzet die niet meer terugkomt, en tegelijk moet elke behandeling kloppen: de juiste assistente op de juiste stoel, een begroting die de patiënt vooraf heeft goedgekeurd, en een declaratie met de juiste UPT-code die zonder gedoe bij de factoringpartij terechtkomt. GrowMate koppelt stoelplanning, behandelplannen en declaratie aan elkaar.
Een tandartspraktijk verdient niet aan een abonnement maar aan de stoeltijd die wordt gevuld: elke minuut dat een stoel leeg staat door een no-show, is omzet die niet meer wordt ingehaald. Tegelijk moet elk behandelplan met begroting bij de patiënt zijn goedgekeurd voordat er geboord wordt, en moet elke verrichting met de juiste UPT-code worden gedeclareerd bij een factoringpartij die geen ruimte laat voor fouten. Zolang die drie processen los van elkaar in aparte systemen leven, ontdek je een weggelekte behandeling pas bij de kwartaalcijfers.
GrowMate is geen vast tandartspakket, maar 439 modules waaruit een praktijk zelf samenstelt wat nodig is naast het bestaande praktijkinformatiesysteem: stoelplanning die assistentes en behandelaars op elkaar afstemt, behandelplannen met begroting die de patiënt digitaal goedkeurt, en declaratieverwerking die aansluit op de factoringpartij. Onze consultants richten dit in op jouw praktijkorganisatie en jouw specialismen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk tandartspraktijk terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een behandelaar staat klaar voor een wortelkanaalbehandeling, maar de assistente die daarvoor is ingepland zit nog bij een controle in een andere kamer. Bij een praktijk met meerdere stoelen en wisselende assistentes gebeurt die mismatch structureel, en elke stilstaande stoel is omzet die niet wordt ingehaald die dag. Een planning die stoel, behandelaar en assistente in één keer op elkaar afstemt, voorkomt dat gat.
Een patiënt hoort tijdens de behandeling pas welk bedrag een kroon of implantaat kost, en betwist achteraf de rekening omdat hij dacht dat de basisverzekering meer zou dekken. Een behandelplan met begroting dat digitaal is goedgekeurd voordat de behandeling start, voorkomt dat discussie en geeft de praktijk zekerheid dat het bedrag ook daadwerkelijk wordt betaald.
Een verrichting die met de verkeerde UPT-code wordt ingediend, komt terug van de factoringpartij of de verzekeraar, en de assistente moet uitzoeken welke van de tientallen behandelingen die week een correctie nodig heeft. Bij honderden verrichtingen per maand loopt die nazoektijd flink op. Directe koppeling van de verrichting aan de juiste code bij vastlegging voorkomt dat een fout pas bij afwijzing wordt ontdekt.
Röntgenfoto's staan in een apart systeem dat niet altijd gekoppeld is aan het behandeldossier van de patiënt, waardoor een behandelaar bij een vervolgafspraak eerst moet zoeken voordat hij de vorige opname kan raadplegen. Bij spoed of een waarnemer kost dat kostbare tijd. Röntgenbeelden die direct aan het patiëntdossier hangen, zijn bij elke afspraak meteen bij de hand.
Een patiënt vergeet een afspraak voor een controle, en de stoel staat die twintig minuten leeg zonder dat er tijdig een andere patiënt is opgeroepen. Bij een praktijk met een volle agenda tikt dat financieel aan. Automatische herinneringen vooraf en een wachtlijst die een vrijgekomen plek meteen aanbiedt, houden de bezetting van de stoel op peil.
Bij een uitgebreid traject met meerdere fasen, zoals een implantaat met kroon, is het lastig terug te vinden welke fase de patiënt al heeft goedgekeurd en welke nog moet worden voorgelegd. Zonder een overzicht per fase ontstaat het risico dat een behandelaar doorgaat op een fase die niet is geaccordeerd. Een behandelplan met status per fase maakt in één oogopslag duidelijk wat al vaststaat.
Zo loopt een behandeltraject van intake tot declaratie door GrowMate bij een tandartspraktijk:
Een nieuwe patiënt of een vervolgafspraak wordt ingepland op een stoel, met de behandelaar en de assistente die daarbij past. De planning houdt rekening met de duur van de verrichting, zodat de volgende afspraak niet als een verrassing te laat begint.
Voor een uitgebreide behandeling, zoals een kroon of implantaat, stelt de behandelaar een plan met begroting op. De patiënt keurt dit digitaal goed voordat de eerste stap wordt uitgevoerd, zodat er geen discussie ontstaat over kosten achteraf.
Na de verrichting legt de behandelaar de uitgevoerde code vast, gekoppeld aan het bijbehorende behandelplan. Röntgenopnames en notities worden direct aan het dossier gehangen, zodat een volgende afspraak of waarnemer meteen de juiste context heeft.
Verrichtingen met de juiste UPT-code worden gebundeld en aangeboden aan de factoringpartij, die de afhandeling met de verzekeraar en de patiënt overneemt. Afwijzingen komen terug met reden, zodat gericht gecorrigeerd kan worden.
Aan het einde van de periode zie je de stoelbezetting, het aantal no-shows en de omzet per behandelaar naast elkaar. Dat overzicht is de basis voor het bijsturen van de planning en de personeelsbezetting in de volgende periode.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties met UPT-codes worden aangeboden aan de factoringpartij die de afhandeling met verzekeraar en patiënt overneemt, zonder dubbel invoerwerk.
GrowMate vult het bestaande tandartspakket aan op stoelplanning en praktijkorganisatie, zonder het klinische dossier zelf te vervangen.
Röntgenopnames uit de praktijksoftware worden gekoppeld aan het patiëntdossier, zodat een behandelaar niet tussen twee systemen hoeft te schakelen.
Patiënten keuren een behandelplan met begroting digitaal goed en zien hun afspraken, zonder daarvoor naar de praktijk te bellen.
De GrowMate-app, ingericht voor een tandartspraktijk
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Patiëntdossiers met röntgenbeelden en behandelhistorie vragen een beveiligingsniveau dat aansluit op de norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Toegang tot dossiers is per functie afgeschermd, zodat een stagiaire andere gegevens ziet dan de behandelend tandarts, en dat is aantoonbaar bij een audit.
De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst verplicht tot een zorgvuldig dossier per patiënt met een wettelijke bewaartermijn, inclusief röntgenopnames en behandelplannen. Elke verrichting wordt vastgelegd met datum en behandelaar, zodat de bewaarplicht niet afhangt van het geheugen van een individuele medewerker.
Gezondheidsgegevens, waaronder röntgenbeelden en behandelplannen, gelden als een bijzondere categorie persoonsgegevens met een verzwaarde beveiligingsplicht. Elke inzage in een dossier is herleidbaar tot een gebruiker en een moment, in plaats van een gedeeld account voor de hele praktijk.
Klachten in de algemene mondzorg gaan vaak over de begroting: een patiënt die de rekening hoger vindt dan besproken, of een behandeling die is uitgebreid tijdens de zitting. De Wkkgz verplicht tot een klachtenprocedure met aansluiting bij een geschilleninstantie. Als de begroting, de daadwerkelijk uitgevoerde verrichtingen en het gesprek daarover in één dossier staan, is dat gesprek een kwestie van teruglezen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste tandartspraktijken mee beginnen.
Het fundament van een tandartspraktijk: een agenda die stoel, behandelaar en assistente op elkaar afstemt, en een patiëntoverzicht met behandelhistorie dat elke afspraak ondersteunt.
Voor het vastleggen van behandelplannen met begroting die de patiënt digitaal goedkeurt, en het bewaren van röntgenopnames en correspondentie conform de dossierplicht van de praktijk.
Voor het correct declareren van verrichtingen met UPT-codes via de factoringpartij en het bewaken van openstaande bedragen die nog niet zijn afgehandeld of goedgekeurd.
Voor praktijken die aantoonbaar willen maken hoe klachten worden afgehandeld en hoe toegang tot patiëntgegevens per functie is afgeschermd, bijvoorbeeld bij een kwaliteitsvisitatie.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De uniforme prestatiecode waarmee een tandheelkundige verrichting wordt gedeclareerd bij verzekeraar of factoringpartij.
Een partij die declaraties van een tandartspraktijk bij de patiënt en verzekeraar int en het risico op wanbetaling overneemt.
Een overzicht van voorgestelde verrichtingen met bijbehorende begroting, dat een patiënt vooraf digitaal goedkeurt voor de behandeling start.
De mate waarin de beschikbare behandelstoelen daadwerkelijk gevuld zijn met ingeplande patiënten, een kernmaat voor praktijkomzet.
De verzamelnaam voor tandheelkundige en aanverwante zorg, waaronder algemene tandheelkunde, orthodontie en implantologie.
Nee. GrowMate vervangt het klinische dossier niet, maar vult de praktijkorganisatie eromheen aan: stoelplanning, behandelplannen met begroting en declaratieverwerking, terwijl de klinische aantekeningen in je bestaande tandartspakket blijven staan.
Praktijkorganisatorische gegevens zoals afsprakenhistorie, behandelplannen en contactvoorkeuren migreren we bij de implementatie mee vanuit je huidige systeem, voor zover die apart van het klinisch dossier worden bijgehouden.
Voor een tandartspraktijk rekenen we de inrichting af op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Voor stoelplanning, behandelplannen met begroting en declaratieverwerking zit een praktijk met een paar behandelkamers doorgaans in het pakket Kiem of Groei, afhankelijk van het aantal behandelaars. Support en hosting zijn voor een tandartspraktijk een losse keuze.
Een behandelplan met begroting wordt digitaal aan de patiënt voorgelegd en pas na goedkeuring als actief traject gestart. Bij een traject met meerdere fasen, zoals een implantaat met kroon, wordt per fase apart goedkeuring gevraagd, zodat een patiënt nooit voor een verrassing komt te staan.
Toegang is ingericht per functie binnen de praktijk, in lijn met de eisen die NEN 7510 en de AVG aan gezondheidsgegevens stellen. Elke inzage in een dossier is herleidbaar tot een gebruiker en een moment, ook bij een waarnemend behandelaar.
Ja, de koppeling is per praktijk in te richten op de factoringpartij waarmee je werkt. Verrichtingen met de juiste UPT-code worden aangeboden volgens het formaat dat die partij verwacht, zodat afwijzingen door een verkeerd formaat wegvallen.
Via het patiëntenportaal ziet een patiënt zijn geplande afspraken en het behandelplan met begroting dat hij heeft goedgekeurd. Dat scheelt telefonisch uitleggen van een begroting die de patiënt al eerder digitaal heeft geaccordeerd.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een tandartspraktijk.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.