1
Controles die na jaren uit het ritme raken
Een patiënt met een vaste beugel moet elke zes weken terugkomen voor een boogwissel, maar bij honderden patiënten in verschillende fasen is dat ritme met de hand niet meer scherp te bewaken. Een controle die twee weken later plaatsvindt dan gepland, kan de voortgang van de hele behandeling vertragen. Een planning die automatisch de volgende controle op het juiste interval inplant, houdt het traject op schema zonder dat een assistente dat handmatig moet uitrekenen.
2
Termijnbetalingen die niet meer aansluiten op de fase
Een traject van twee jaar wordt in termijnen gefactureerd, maar als de behandeling langer duurt dan gepland of een fase eerder wordt afgerond, sluiten de resterende termijnen niet meer aan op wat er nog moet gebeuren. Bij tientallen lopende trajecten tegelijk is dat verschil met de hand niet meer bij te houden. Termijnfacturatie die gekoppeld is aan de fase van het traject, past zich aan wanneer de behandeling dat vereist.
3
Materiaal dat niet gekoppeld is aan het traject
Een specifiek type slotje, boog of retentiebeugel wordt per patiënt anders gekozen en soms speciaal besteld, maar als dat verbruik niet aan het patiëntdossier hangt, ontstaat er geen zicht op wat een traject werkelijk aan materiaal heeft gekost. Bij honderden lopende trajecten is dat verschil tussen begroot en werkelijk materiaalgebruik onzichtbaar. Materiaalregistratie per patiënt maakt dat verschil aan het einde van het traject inzichtelijk.
4
Nieuwe patiënten die vast blijven zitten in de wachttijd
Voordat een beugeltraject start, is er vaak een intakeperiode met een wachttijd van maanden, en zonder een overzicht van wie waar in die wachtrij staat, is het lastig eerlijk en voorspelbaar te plannen wanneer een nieuwe patiënt daadwerkelijk kan starten. Een wachtlijst die automatisch een vrijgekomen intakemoment aanbiedt, houdt die instroom voorspelbaar in plaats van ad hoc.
5
Retentiefase die uit het zicht verdwijnt
Na het actieve traject volgt een retentiefase van jaren waarin een patiënt met afnemende frequentie terugkomt voor controle van de retentiebeugel. Die fase krijgt vaak minder aandacht dan de actieve behandeling, terwijl een retentiecontrole die wordt overgeslagen alsnog tot terugval kan leiden. Een planning die de retentiefase met een langere cyclus blijft bewaken, voorkomt dat een patiënt jaren later ongemerkt uit beeld raakt.
6
Ouders die willen weten waar hun kind in het traject staat
Bij een jonge patiënt vraagt een ouder regelmatig hoe lang het nog duurt en wat de volgende stap is, terwijl die informatie vaak alleen mondeling tijdens de controle wordt gedeeld. Een portaal waarin de voortgang van het traject en de eerstvolgende afspraak zichtbaar zijn, beantwoordt die vraag zonder dat de balie hem telkens opnieuw moet uitleggen.