Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen trajectplanning, termijnfacturatie, materiaalregistratie en kwaliteitsrapportage tegelijk aan te zetten. Bij een orthodontiepraktijk werkt dat averechts, omdat een traject twee tot drie jaar duurt en fouten in de basisplanning zich pas veel later uitbetalen, als een controle-interval al maanden is verschoven zonder dat iemand het heeft gemerkt. Beginnen met te veel tegelijk vergroot het risico dat juist die basis, het controle-interval en de termijnstructuur, niet goed wordt ingericht.
Daarom richten we eerst de trajectplanning met het controle-interval en de termijnfacturatie in, zodat de kern van het proces, de zes-wekelijkse controle en de bijbehorende betaling, vanaf dag één klopt. Draait dat een paar maanden betrouwbaar voor de eerste lichting patiënten, dan volgen materiaalregistratie en het portaal voor ouders, want die bouwen voort op een trajectplanning die al op orde is.
De modulesets voor een orthodontiepraktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: trajecten en patiënten
Het fundament van een orthodontiepraktijk: een patiëntoverzicht met de fase van het traject, en een agenda die het vaste controle-interval automatisch blijft herhalen over jaren.
Termijnen en facturatie
Voor het factureren van een langlopend traject in termijnen die aansluiten op de voortgang van de behandeling, met automatische incasso zodat niets handmatig achterna hoeft.
Materiaal en documentatie
Voor het bijhouden van materiaalverbruik per patiënt en het bewaren van foto's en scans conform de dossierplicht over de volle looptijd van een traject.
Kwaliteit en verantwoording
Voor praktijken die aantoonbaar willen maken hoe klachten worden afgehandeld en hoe toegang tot patiëntgegevens per functie is afgeschermd, ook bij jarenlange dossiers.
Wat elke module doet voor orthodontiepraktijken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een orthodontiepraktijk betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Elke patiënt krijgt een kaart met de fase van het traject, behandelhistorie en contactmomenten met ouders, zodat een assistente in één oogopslag ziet in welke fase een patiënt zit zonder in het dossier te hoeven bladeren. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Het vaste controle-interval van zes weken wordt automatisch als reeks ingepland over de hele looptijd van het actieve traject, zodat een controle nooit met de hand opnieuw hoeft te worden ingeboekt. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Naast de vaste controlereeks kunnen tussentijdse afspraken, zoals een spoedreparatie aan een losgeraakt slotje, worden ingepland zonder de reguliere controlereeks te verstoren. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Automatische herinneringen per sms of mail verminderen no-shows bij een traject van jaren, waar een gemiste controle het beoogde resultaat van de behandeling kan vertragen. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Een langlopend traject wordt gefactureerd in termijnen die aansluiten op de fase van de behandeling, en die termijnen passen zich aan wanneer een traject langer of korter duurt dan begroot. |
| Automatische incasso (SEPA) | Facturatie & Betalingen | Termijnbetalingen worden automatisch geïncasseerd op het moment dat een fase is bereikt, zodat ouders niet elke keer handmatig een overschrijving hoeven te doen voor hetzelfde traject. |
| Betaalstatus-tracking | Facturatie & Betalingen | Realtime zicht op welke termijnen zijn betaald en welke openstaan, per patiënt en per traject, zodat een achterstand vroeg wordt opgemerkt in plaats van pas bij de laatste termijn. |
| Aanmaningen & incasso | Facturatie & Betalingen | Een oplopende reeks herinneringen bij een gemiste termijnbetaling, passend bij een traject dat nog jaren doorloopt en waarbij een vroeg gesprek beter is dan een geschil aan het einde. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Beugelonderdelen, sloten en retentieapparatuur per patiënt geregistreerd, zodat aan het einde van een traject zichtbaar is wat er werkelijk aan materiaal is gebruikt ten opzichte van de begroting. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Foto's, scans en trajectgegevens over meerdere jaren staan op één plek, met bewaring conform de dossierplicht uit de WGBO, ook na een wisseling van behandelaar binnen de praktijk. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Ouders en oudere patiënten zien de fase van het traject en de eerstvolgende afspraak, wat uitleg tijdens elke controle over iets dat al eerder is besproken overbodig maakt. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Bij behandelingen die jaren duren, gaat een klacht bijna altijd over het verloop: verwachte einddatum, extra controles, kosten die opliepen. Met de klacht als dossier naast de behandeltijdlijn kun je precies laten zien wat wanneer is afgesproken. |
| Gebruikers & rollen | Beheer & Compliance | Rechten tot op functieniveau geregeld, zodat een assistente andere gegevens ziet dan de behandelend orthodontist, in lijn met de eisen die NEN 7510 aan toegang tot patiëntdossiers stelt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een orthodontiepraktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een orthodontiepraktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste praktijken starten met trajectplanning, de agenda en termijnfacturatie. Materiaalregistratie en kwaliteitsmodules komen vaak in een tweede fase.
Wat als onze controle-intervallen per behandelmethode verschillen?
Dan richten we per behandelmethode een eigen interval in. GrowMate schrijft geen behandelmethode voor, het bewaakt het interval dat past bij de methode die jouw praktijk gebruikt.
Kunnen we later een module toevoegen zonder lopende trajecten te verstoren?
Ja. Een nieuwe module sluit aan op de bestaande trajecten en patiënten. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van die module, zonder een lopend traject opnieuw te hoeven inrichten.
Is er een aparte module voor de wachtlijst vóór de intake?
Er is geen losse 'wachtlijstmodule voor intake', maar de reguliere wachtlijstfunctie wordt hiervoor ingezet: komt er een intakemoment vrij, dan wordt dat automatisch aangeboden aan de eerstvolgende in de rij.