Een monster dat om negen uur op de balie wordt afgegeven, krijgt een barcode, een opdrachtgever, een methode en een klok die meeloopt: de ene bepaling is er voor de lunch, de andere pas na dagen kweken. GrowMate volgt dat monster van ontvangst tot kalibratiecontrole en rapportage, tot het certificaat verstuurd is.
Een laboratorium verkoopt geen product maar een uitspraak: dit monster bevat, binnen een aantoonbare onzekerheidsmarge, dit resultaat. Op een gemiddelde dag komen er tientallen tot honderden monsters binnen, elk met een eigen aanvraagformulier, een eigen combinatie van bepalingen en een eigen deadline. De ene test is met een snelle apparaatmeting binnen het uur klaar, de andere hangt af van een kweek die dagenlang moet doorlopen voordat er iets af te lezen valt. Zodra die combinatie van monsters, methoden en doorlooptijden op briefjes, losse Excel-bestanden en het geheugen van de analist leunt, wordt het een kwestie van tijd voordat een monster zoekraakt, een deadline gemist wordt of een uitslag de deur uitgaat zonder dat je kunt aantonen dat het meetinstrument op dat moment goed gekalibreerd was.
GrowMate is geen kant-en-klaar laboratoriumpakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt die past bij het type monsters dat jouw laboratorium verwerkt, of dat nu medisch, milieu-, voedsel- of materiaalonderzoek is. Monsterontvangst met barcodering, kalibratielogboeken per instrument, geborgde methoden en een certificaat dat te herleiden is tot monster, methode en analist: onze consultants richten dat in op jouw werkwijze en jouw accreditatiescope. Dat staat, met de aansluiting op je bestaande apparatuur waar mogelijk, binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk laboratorium terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Tussen ontvangst, subsamplen en het verdelen over verschillende analyses kan een buisje zomaar los komen te liggen van het aanvraagformulier waar het bij hoort. Met een barcode die bij ontvangst wordt toegekend en meegaat naar elke deelanalyse, blijft de link naar opdrachtgever, aanvraag en gevraagde bepalingen intact, ook als het monster het lab in stukjes doorloopt.
Een opdrachtgever wil weten wanneer de uitslag er is, maar de ene bepaling is in uren klaar en de andere kost dagen door incubatie- of kweektijd. Zonder inzicht in waar een monster in het proces zit, wordt elk toegezegde termijn een slag in de lucht. Met de status per monster en per bepaling zichtbaar, kun je een termijn geven waar je op kunt staan.
Een resultaat is pas geldig als aantoonbaar is dat het apparaat waarmee gemeten is op dat moment binnen de kalibratietermijn viel. Als dat in een los logboek naast het instrument staat, ontdek je een verlopen kalibratie vaak pas ná de meting. Een digitaal kalibratielogboek per instrument blokkeert of markeert metingen met een instrument buiten termijn.
Bij een klacht of een audit moet je kunnen aantonen welk monster, welke methode, welke analist en welk instrument tot een specifiek getal op het certificaat hebben geleid. Losse Word-documenten en handmatige knip- en plakwerk maken dat reconstrueren tot een zoektocht. Met rapportage die automatisch aan het monsterdossier gekoppeld blijft, staat die herleidbaarheid vast.
Voor ISO 17025 moet je kunnen laten zien dat een bepaling ook echt onder je geaccrediteerde scope valt, met de gevalideerde methode en de vastgestelde meetonzekerheid. Als die informatie versnipperd in kwaliteitshandboeken en losse revisies staat, kost een audit veel voorbereidingstijd. Vastgelegde methoden en versiebeheer per document maken die aantoonbaarheid een kwestie van opzoeken in plaats van reconstrueren.
De ene analist kan tien titraties per dag doen, de andere apparatuur staat maar één run per dienst toe door de looptijd van de methode. Zonder zicht op die capaciteit per bepaling plan je aanvragen in die het lab die week niet kan waarmaken. Inzicht in doorlooptijd en bezetting per analyse voorkomt dat je een deadline beloofd die het lab niet haalt.
Zo loopt een monster door GrowMate, van aanvraag tot certificaat:
De opdrachtgever levert het monster aan, samen met een aanvraagformulier waarop de gevraagde bepalingen staan. Bij ontvangst krijgt het monster een unieke barcode die gekoppeld is aan opdrachtgever, aanvraag en de gevraagde analyses, ook als het monster later wordt opgesplitst.
Per gevraagde bepaling wordt het monster gekoppeld aan de bijbehorende gevalideerde methode en de analist die de meting uitvoert. De verwachte doorlooptijd van die methode, van een uur tot meerdere dagen kweek, bepaalt automatisch de planning.
Vóór de meting checkt het systeem of het instrument binnen de kalibratietermijn valt. De analist legt de meetwaarden, eventuele afwijkingen en het gebruikte instrument vast bij het monsterdossier, zodat de meting reproduceerbaar is.
Een tweede persoon of een geautomatiseerde controle beoordeelt het resultaat tegen de verwachte spreiding en de vastgestelde meetonzekerheid voordat het wordt vrijgegeven. Afwijkende waarden gaan eerst terug naar de analist in plaats van rechtstreeks op het certificaat.
Het analysecertificaat wordt gegenereerd met een digitale handtekening, herleidbaar tot monster, methode en analist, en gaat naar de opdrachtgever. De uitgevoerde bepalingen stromen door naar de facturatie, zodat er geen analyse onbelicht blijft.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Huisartsen, ziekenhuizen, bedrijven of gemeenten dienen aanvragen digitaal in, inclusief de gevraagde bepalingen, zodat er bij ontvangst niet opnieuw overgetypt hoeft te worden.
Meetwaarden vanuit analyseapparatuur worden ingelezen in het monsterdossier in plaats van handmatig overgenomen, wat overtypfouten bij de resultaatinvoer voorkomt.
Opdrachtgevers loggen zelf in om analysecertificaten op te halen en de status van lopende monsters te volgen, zonder dat ze daarvoor hoeven te bellen.
Uitgevoerde bepalingen stromen door naar de facturatie en sluiten aan op je boekhoudpakket, zodat afgeronde analyses niet blijven liggen tot de volgende factuurronde.
De GrowMate-app, ingericht voor een laboratorium
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Een geaccrediteerd laboratorium moet met gevalideerde methoden werken, de meetonzekerheid van elke bepaling kunnen onderbouwen en aantonen dat een uitgevoerde analyse ook echt binnen de vastgestelde accreditatiescope valt. Doordat methoden, versies en de gekoppelde meetonzekerheid vastliggen bij elk monsterdossier, is die aantoonbaarheid bij een beoordeling een kwestie van opzoeken.
Analyseapparatuur moet periodiek gekalibreerd en onderhouden worden, met een logboek per instrument waarin kalibratiedatum, uitkomst en volgende vervaldatum staan. Een resultaat is strikt genomen pas geldig als aantoonbaar is dat het instrument op het moment van meten binnen die termijn viel, iets wat je met een digitaal logboek per instrument kunt terugzoeken in plaats van moeten reconstrueren.
Zodra aanvraagformulieren namen, geboortedata of andere herleidbare gegevens van patiënten of particuliere opdrachtgevers bevatten, gelden de gewone AVG-verplichtingen: doelbinding, beveiliging en een bewaarbeleid. Rollen en rechten per gebruiker zorgen dat alleen bevoegde analisten en administratie bij die gegevens kunnen.
Sommige monsters worden na analyse een vaste periode bewaard voor eventueel vervolgonderzoek, terwijl het analysedossier zelf vaak langer bewaard moet blijven dan het fysieke monster. Door bewaartermijnen te koppelen aan het monsterdossier in plaats van aan een los archiefschema, weet je precies wanneer een monster vernietigd mag worden en wanneer een dossier nog raadpleegbaar moet zijn.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste laboratoria mee beginnen.
Zonder een sluitende koppeling tussen monster, opdrachtgever en gevraagde analyses is elke volgende stap gokwerk. Dit is de basis die elk type laboratorium nodig heeft, van medisch tot milieuonderzoek.
Voor een geaccrediteerd laboratorium is aantoonbaarheid geen bijzaak: methoden, afwijkingen en verbeteracties moeten terug te vinden zijn zonder dat je er een dag naar hoeft te zoeken.
Zodra de basis staat, komt de laag die kalibratie en certificering sluitend maakt: elk instrument met een geldigheidsstatus en elk certificaat met een handtekening en een vaste opmaak.
Later voeg je toe wat over de basis heen ligt: competenties van analisten bewaken, doorlooptijden in cijfers zien en apparatuur of externe systemen rechtstreeks laten aanleveren.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De bandbreedte rond een gemeten waarde waarbinnen het werkelijke resultaat met een bepaalde mate van zekerheid ligt. Verplicht te onderbouwen bij een geaccrediteerde bepaling.
Een controlemonster zonder de te meten stof, gebruikt om vast te stellen of er tijdens de analyse geen ongewenste verontreiniging is opgetreden.
De precieze opsomming van methoden en bepalingen waarvoor een laboratorium geaccrediteerd is. Werken buiten die scope mag niet als geaccrediteerd resultaat gerapporteerd worden.
Het document waarin is aangetoond dat een analysemethode doet wat hij moet doen, met de bijbehorende meetonzekerheid, vóór de methode operationeel wordt ingezet.
De tijd die een microbiologische bepaling nodig heeft voordat een uitslag afleesbaar is, variërend van enkele dagen tot ruim een week per bepaling.
Ja. Per instrument leg je de kalibratiedatum, de uitkomst en de volgende vervaldatum vast. Nadert of verstrijkt een kalibratietermijn, dan krijgt de verantwoordelijke een signaal, en metingen met een instrument buiten termijn kun je laten markeren of blokkeren voordat het resultaat op een certificaat belandt.
GrowMate is geen kant-en-klaar pakket voor één type laboratorium. Of je nu medisch, milieu-, voedsel- of materiaalonderzoek doet: monsterontvangst, doorlooptijden per bepaling, kalibratiebeheer en certificering met handtekening zijn processen die in elk laboratorium terugkomen, en de inrichting wordt op jouw methoden en aanvraagformulieren afgestemd.
Bij de implementatie nemen we die gegevens gewoon mee. Bestaande methodebeschrijvingen, klantgegevens en lopende monsterdossiers uit je huidige systeem of Excel worden ingelezen, zodat je niet met een lege administratie begint.
Nee. De meeste laboratoria houden hun boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor monsterontvangst, analyses, kwaliteitsborging en certificering, met een koppeling naar het bestaande boekhoudpakket. Het financiële deel later toch overzetten kan, maar is geen voorwaarde.
Voor de eenmalige inrichting reken je een uurtarief van € 90, ongeacht het aantal analisten dat er later mee werkt. Voor monsterontvangst met barcodering, kalibratiebeheer, kwaliteitsborging en certificering zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je er alleen bij als je dat zelf wilt.
Met een klantportaal loggen opdrachtgevers zelf in om analysecertificaten te downloaden en de status van lopende monsters te volgen. Dat scheelt telefonisch informeren en geeft ze op elk moment inzicht in waar hun monster in het proces zit.
Elke uitgevoerde bepaling wordt gekoppeld aan de gevalideerde methode, de versie van die methode en de gebruikte apparatuur met kalibratiestatus. Bij een audit hoef je dan niet te reconstrueren welk monster onder welke methode viel, je zoekt het simpelweg op in het monsterdossier.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een laboratorium.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.