Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen stoelplanning, behandelplannen, declaratie en kwaliteitsrapportage tegelijk aan te zetten. Bij een tandartspraktijk werkt dat averechts, omdat de assistentes de groep zijn die dagelijks de agenda vullen en bijsturen. Worden zij op dag één geconfronteerd met uitgebreide rapportagemodules die voor hun werk niet direct nodig zijn, dan komt de basisplanning, waar elke lege stoel vandaan komt, in de verdrukking. Daarom richten we eerst het deel in dat elke dag open staat.
Eerst richten we de stoelplanning en het patiëntoverzicht in, met behandelplannen die de patiënt digitaal goedkeurt voordat de behandeling start. Draait dat een paar weken betrouwbaar, dan volgt de declaratieverwerking via de factoringpartij, want een declaratie die niet klopt kost je pas weken later tijd, wanneer herstellen een stuk lastiger is dan vooraf de juiste code vastleggen.
De modulesets voor een tandartspraktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: stoelplanning en patiënten
Het fundament van een tandartspraktijk: een agenda die stoel, behandelaar en assistente op elkaar afstemt, en een patiëntoverzicht met behandelhistorie dat elke afspraak ondersteunt.
Behandelplan en documentatie
Voor het vastleggen van behandelplannen met begroting die de patiënt digitaal goedkeurt, en het bewaren van röntgenopnames en correspondentie conform de dossierplicht van de praktijk.
Declaratie en financieel
Voor het correct declareren van verrichtingen met UPT-codes via de factoringpartij en het bewaken van openstaande bedragen die nog niet zijn afgehandeld of goedgekeurd.
Kwaliteit en verantwoording
Voor praktijken die aantoonbaar willen maken hoe klachten worden afgehandeld en hoe toegang tot patiëntgegevens per functie is afgeschermd, bijvoorbeeld bij een kwaliteitsvisitatie.
Wat elke module doet voor tandartspraktijken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een tandartspraktijk betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Elke patiënt krijgt een kaart met contactgegevens, behandelhistorie en lopende behandelplannen, zodat een assistente in één oogopslag ziet wat er speelt zonder in oude dossiers of losse notities te hoeven zoeken. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Stoel, behandelaar en assistente worden in één keer op elkaar afgestemd, zodat een wortelkanaalbehandeling nooit wordt ingepland zonder de juiste ondersteuning erbij en de stoel niet halverwege stil komt te staan. |
| Afspraakherinneringen | Agenda & Planning | Automatische herinneringen per sms of mail verminderen no-shows, waar elke lege stoel direct omzet kost die niet meer wordt ingehaald die dag, vooral bij kortere controle-afspraken die makkelijk vergeten worden. |
| Wachtlijsten | Agenda & Planning | Komt er een plek vrij door een afzegging, dan wordt die automatisch aangeboden aan een patiënt op de wachtlijst, zodat de stoel niet leeg blijft staan tot de volgende al geplande afspraak later die week. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Een behandelplan met begroting wordt door de patiënt digitaal goedgekeurd voordat de behandeling start, zodat discussie over kosten achteraf wordt voorkomen en de praktijk zeker weet dat het bedrag wordt betaald. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Röntgenopnames, behandelplannen en correspondentie per patiënt staan op één plek, met bewaring conform de dossierplicht uit de WGBO, ook jaren later nog moeiteloos terug te vinden door een andere behandelaar. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Patiënten zien hun geplande afspraken en het behandelplan dat ze hebben goedgekeurd, wat telefonisch uitleggen van een al geaccordeerde begroting overbodig maakt en de balie merkbaar ontlast tijdens drukke uren. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Verrichtingen die niet via de factoringpartij maar rechtstreeks aan de patiënt worden gefactureerd, zoals een eigen bijdrage, lopen via dezelfde nette facturatie als de rest van de praktijkadministratie. |
| Betaalstatus-tracking | Facturatie & Betalingen | Realtime zicht op welke declaraties bij de factoringpartij zijn goedgekeurd, afgewezen of nog in behandeling zijn, zodat een afwijzing niet pas bij de kwartaalafsluiting van de praktijk wordt opgemerkt. |
| Factoring-koppeling | Financieel & Boekhouding | Declaraties met UPT-codes worden automatisch aangeboden aan de factoringpartij, zodat de praktijk niet handmatig elke verrichting hoeft over te typen in een apart declaratieportaal buiten het eigen systeem. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Stoelbezetting, no-shows en omzet per behandelaar op één scherm, de cijfers die een praktijkmanager wekelijks nodig heeft zonder apart te hoeven optellen uit losse lijsten of een spreadsheet achteraf. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht krijgt een eigen dossier met de begroting, de uitgevoerde verrichtingen en de correspondentie eraan gekoppeld. Dat scheelt zoekwerk als er maanden later een geschilleninstantie meekijkt. |
| Gebruikers & rollen | Beheer & Compliance | Rechten tot op functieniveau geregeld, zodat een stagiaire andere gegevens ziet dan de behandelend tandarts, in lijn met de eisen die NEN 7510 aan toegang tot patiëntdossiers stelt binnen de praktijk. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Inzage- en correctieverzoeken van patiënten over hun gegevens worden gestructureerd afgehandeld, met een vastgelegd spoor van wie wat heeft opgevraagd en wanneer dat verzoek door de praktijk is afgerond. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een tandartspraktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een tandartspraktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste praktijken starten met stoelplanning, het patiëntoverzicht en behandelplannen met begroting. Uitgebreide declaratierapportage en kwaliteitsmodules komen vaak in een tweede fase.
Wat als onze specialismen, zoals implantologie, een andere planning vragen?
Dan richten we de stoelplanning in op de specifieke duur en volgorde die jouw specialismen vereisen. GrowMate schrijft geen behandelprotocol voor, het ondersteunt de planning eromheen.
Kunnen we volgend jaar uitbreiden zonder de inrichting van onze tandartspraktijk om te gooien?
Ja. Een module die je later toevoegt gebruikt de gegevens die er al staan. Er komt alleen inrichtingstijd bij voor het deel dat een tandartspraktijk erbij zet.
Is er een aparte module voor röntgenbeheer?
Er is geen losse röntgenmodule; documentbeheer koppelt de beelden uit je bestaande röntgensysteem aan het patiëntdossier, zodat een behandelaar niet tussen twee systemen hoeft te schakelen.