Een kamer die vannacht leeg staat, is omzet die je nooit meer terugkrijgt: hotellerie draait om bezetting en de gemiddelde kamerprijs, niet om losse boekingen. GrowMate verbindt reserveringen uit al je kanalen, de status van elke kamer en de toeristenbelasting aan elkaar, zodat de balie 's ochtends precies weet wie er incheckt en housekeeping weet welke kamer eerst moet.
Een hotel verkoopt geen product dat je kunt bijmaken als het uitverkocht is: een kamernacht die vannacht niet verhuurd wordt, is voorgoed verloren omzet. Tegelijk komen boekingen binnen via de eigen website, telefoon, en kanalen als Booking.com en Expedia, elk met een eigen commissie en eigen voorwaarden. Zonder één centraal overzicht van wat waar geboekt is, ontstaan overboekingen, en weet niemand meer wat een kamer die avond werkelijk heeft opgeleverd na aftrek van de channel-commissie.
GrowMate is geen los boekingssysteem, maar een geheel waarin reserveringen uit alle kanalen, de status van elke kamer en de administratie van toeristenbelasting samenkomen. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw hotel past: reserveringsbeheer met kanaalkoppeling, housekeeping-status per kamer, een nachtregister voor identificatie van gasten, en facturatie inclusief toeristenbelasting en ontbijt. Onze consultants richten dit in op jouw kamertypes en tarieven, en dat staat er binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk hotel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een kamer die net via de eigen website is geboekt, staat een uur later nog beschikbaar op een boekingsplatform, en dan heb je twee gasten voor één bed. Zonder realtime synchronisatie tussen kanalen ontdek je dat pas als de tweede gast voor de balie staat. Eén kamerkalender die elk kanaal direct bijwerkt, voorkomt dat gesprek.
Een boeking via een groot platform kost al snel vijftien tot twintig procent commissie, maar op papier lijkt de omzet gewoon binnen te komen. Zonder commissie per kanaal in je cijfers denk je dat een volle week rendabel was, terwijl juist de kanalen met de hoogste bezetting de laagste marge opleveren. Marge per kanaal naast bezetting laat zien waar je eigen website meer zou moeten opleveren.
Een kamer is uitgecheckt, maar de balie weet niet of hij al schoongemaakt is en dus niet of hij verkocht mag worden aan een gast die vroeg wil inchecken. Met een kamerstatus die housekeeping zelf bijwerkt via de app, ziet de balie in één oogopslag welke kamers vrij, vuil of gereed zijn.
Elke overnachting is toeristenbelasting verschuldigd aan de gemeente, met een tarief dat per gemeente en soms per type verblijf verschilt. Handmatig overnachtingen tellen en aan het eind van het kwartaal terugrekenen is foutgevoelig en tijdrovend. Automatische berekening per overnachting bij het inchecken voorkomt een naheffing bij de gemeentelijke controle.
Een gast neemt een extra ontbijt, een fles wijn op de kamer of een lokale attractie mee, en dat wordt aan de balie beloofd te noteren maar raakt zoek tussen de shifts door. Als extra's direct bij de kamer worden bijgeschreven, staat alles automatisch op de eindafrekening bij het uitchecken.
Bij een calamiteit of politievraag moet je direct kunnen zeggen wie er op dat moment in het hotel verblijft, met naam en kamernummer. Losse Excel-lijsten die niet meer kloppen met de werkelijke bezetting zijn dan een risico. Een actueel nachtregister gekoppeld aan de check-in geeft dat overzicht op elk moment.
Zo loopt een gastverblijf door GrowMate, van boeking tot vertrek:
Of de boeking nu via de eigen website, telefoon of een boekingsplatform binnenkomt, hij landt in dezelfde kamerkalender met tarief, kanaal en commissie. Dubbele boekingen tussen kanalen worden zo voorkomen.
Bij aankomst worden gastgegevens en identiteitsbewijs geregistreerd voor het nachtregister, en de kamer wordt gekoppeld aan de gast en eventuele extra's zoals ontbijt of parkeren.
Zodra een kamer schoongemaakt is, meldt housekeeping dat via de app, en de balie ziet direct welke kamers weer verkoopbaar zijn voor vroege check-ins of extra boekingen.
Ontbijt, minibar, wasservice of een excursie worden direct op de kamerrekening bijgeschreven, zodat er bij het uitchecken niets meer hoeft te worden nagerekend of alsnog gefactureerd.
Bij vertrek wordt de eindafrekening opgemaakt inclusief toeristenbelasting per overnachting, en de omzet per kanaal met de bijbehorende commissie komt terug in de cijfers van die maand.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Beschikbaarheid en tarieven worden in real time doorgezet naar boekingsplatforms, zodat een kamer nooit op twee plekken tegelijk verkocht wordt.
Omzet per kanaal, commissie en toeristenbelasting sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket en op de periodieke aangifte bij de gemeente.
Aanbetalingen, borg en de eindafrekening bij het uitchecken worden direct verwerkt op de kamerrekening, zonder handmatig overtypen van pinbonnen.
Goedgekeurde uren van balie- en housekeepingpersoneel met ploegentoeslagen gaan als periodeverwerking naar je salarispakket.
De GrowMate-app, ingericht voor een hotel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Gemeenten heffen toeristenbelasting per overnachting, met een tarief en een grondslag die per gemeente verschilt en soms per kamertype of leeftijd van de gast afwijkt. GrowMate berekent de belasting automatisch bij het inchecken en houdt de aantallen per periode bij, zodat de aangifte bij de gemeente op een onderbouwd overzicht is gebaseerd in plaats van een handmatige telling.
Hotels zijn verplicht een register bij te houden van overnachtende gasten met naam, geboortedatum en verblijfsduur, en gasten moeten zich bij het inchecken kunnen identificeren. Bij een politiecontrole of calamiteit moet dat register direct raadpleegbaar zijn; GrowMate legt de gegevens vast bij de check-in en houdt ze gekoppeld aan de kamer en de verblijfsperiode.
Balie- en housekeepingpersoneel werkt vaak in ploegendiensten met vroege en late diensten, en de cao kent toeslagen voor onregelmatige uren. Bij wisselende bezetting door het jaar heen is dat met de hand niet meer bij te houden; de urenverwerking rekent de toeslagen mee volgens de afspraken die bij de implementatie worden vastgelegd.
Elk boekingsplatform hanteert eigen commissiepercentages, betaaltermijnen en annuleringsvoorwaarden, en die moeten kloppen met wat er werkelijk wordt uitbetaald. Door de commissie per kanaal en per boeking vast te leggen, kun je afrekeningen van platforms controleren in plaats van erop te vertrouwen dat het bedrag klopt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste hotels mee beginnen.
Dit is de kern die elk hotel dagelijks nodig heeft. Zonder een centrale kamerkalender en actuele kamerstatus blijft overboeken en verkeerd verkopen een terugkerend probleem.
Voor de dagelijkse operatie op de kamers zelf en het bijhouden van wat een gast tijdens zijn verblijf afneemt.
Zodra de basis draait, geeft dit inzicht in wat elk kanaal werkelijk oplevert en houdt het de gemeentelijke afdracht op orde.
Ploegendiensten, verlof en het nachtregister vragen een strakke administratie zodra het hotel groter wordt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Average Daily Rate: de gemiddelde kamerprijs die daadwerkelijk is gerealiseerd over een bepaalde periode, exclusief lege kamers.
Revenue Per Available Room: de omzet per beschikbare kamer, inclusief kamers die leeg stonden; de belangrijkste maatstaf voor hotelrendement.
Het systeem dat beschikbaarheid en tarieven realtime synchroniseert tussen de eigen website en externe boekingsplatforms.
Het verplichte overzicht van overnachtende gasten met naam, geboortedatum en verblijfsduur, raadpleegbaar bij controle.
Een gemeentelijke belasting per overnachting die het hotel int bij de gast en periodiek afdraagt aan de gemeente.
Ja. De kamerkalender wordt in real time bijgewerkt op elk aangesloten kanaal, zodat een kamer die op de eigen website is geboekt meteen als bezet doorkomt op de andere platforms en andersom. Dat voorkomt dat twee gasten voor dezelfde kamer aan de balie staan.
Ja. Je legt bij de implementatie het tarief en de grondslag van je gemeente vast, en het systeem berekent de belasting per overnachting automatisch bij het inchecken. Wijzigt de gemeente het tarief, dan pas je dat op één plek aan.
Die migreren we mee. Bestaande reserveringen, tarieven en gastprofielen uit je huidige systeem worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege kamerkalender start.
Er geldt een uurtarief van € 90 voor de eenmalige inrichting, toegesneden op jouw kamers en kanalen. Voor een hotel met kanaalbeheer, housekeeping en facturatie inclusief toeristenbelasting zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja, via de mobiele app werkt housekeeping per kamer de status bij naar vuil, in behandeling of gereed. De balie ziet dat direct en kan een kamer pas verkopen als hij als gereed is gemeld.
Nee. Sommige hotels laten een bestaand channel-koppelpunt staan en gebruiken GrowMate voor de kamerstatus, facturatie en toeristenbelasting. Wil je de volledige reserveringsfunctie later ook overzetten, dan kan dat modulair.
Gastgegevens voor het nachtregister worden versleuteld opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers. Hosting is standaard in Nederland en de gegevens blijven te allen tijde exporteerbaar en van jou.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een hotel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.