Een vertrek van 1 juli heeft veertig deelnemers, twaalf daarvan hebben alleen de aanbetaling gedaan, de hotelovereenkomst met de lokale partner in Portugal moet nog worden bevestigd, en de garantstelling voor het hele seizoen moet kloppen voordat je één reis mag verkopen. GrowMate houdt boekingen, deelnemers, betalingen en buitenlandse leveranciers per vertrek bij elkaar.
Een reisorganisatie verkoopt geen los product maar een vertrekdatum met een vaste capaciteit: een groepsreis met veertig plekken, een hotelallotment van tien kamers, een charter met een vaste stoelbezetting. Loopt de boeking van deelnemers los van de betaalstatus en van de afspraken met de lokale hotelpartner, dan ontdek je pas kort voor vertrek dat er te veel is verkocht, te weinig is aanbetaald of dat een leverancier in het buitenland de bevestiging nog niet heeft teruggestuurd.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw reisorganisatie past: boekingen met deelnemers per vertrek, aanbetaling en restbetaling met automatische herinnering, contracten en allotments met leveranciers in het buitenland, en bewaking van de garantstelling die je verplicht bent aan te houden. Onze consultants richten dit in op jouw programma en je vertrekschema, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk reisorganisatie terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een deelnemer heeft de aanbetaling gedaan maar de restbetaling, die meestal enkele weken voor vertrek verschuldigd is, blijft uit. Zonder automatisch overzicht van openstaande restbetalingen per vertrek ontdek je dat soms pas als de reisleider de deelnemerslijst controleert. Een betaalstatus per boeking met automatische herinnering voorkomt die verrassing.
Een lokale hotelpartner reserveert een vast aantal kamers voor jouw vertrekdata, maar zodra de vraag verandert, moet dat allotment tijdig worden bijgesteld of vrijgegeven. Blijft dat in losse e-mails met de buitenlandse partner staan, dan betaal je soms voor kamers die je niet meer nodig hebt of mis je juist capaciteit.
De garantie die je moet aanhouden voor vooruitbetaalde reissommen moet meegroeien met je omzet, en een garantiestelling die achterloopt op je actuele boekingen is een risico bij een controle. Overzicht van vooruitontvangen reisgelden per periode maakt duidelijk of de garantstelling nog aansluit.
Hotels en lokale partners in het buitenland factureren vaak in hun eigen valuta, en tussen het moment van boeken en het moment van betalen kan de koers behoorlijk verschuiven. Zonder inzicht in de actuele koers per leverancierscontract merk je een verslechterde marge vaak pas bij de jaarafsluiting.
Paspoortgegevens, dieetwensen en noodcontacten van deelnemers moeten voor vertrek compleet zijn, maar komen vaak pas de laatste week binnen via losse formulieren. Een deelnemerslijst per vertrek die in één overzicht laat zien wie nog gegevens moet aanvullen, voorkomt paniek op de dag van vertrek.
Een deelnemer annuleert of wijzigt van kamer, en die aanpassing moet tegelijk kloppen in de deelnemerslijst, de factuur en de afspraak met de hotelpartner. Gebeurt dat in drie losse systemen, dan loop je het risico dat je voor een kamer betaalt die niemand meer gebruikt.
Zo loopt een boeking door GrowMate bij een reisorganisatie, van eerste contact tot vertrek:
Een klant boekt een reis op een specifieke vertrekdatum, en de deelnemers die meegaan worden aan die boeking gekoppeld, inclusief eventuele bijzonderheden zoals een dieetwens.
Bij het bevestigen van de boeking wordt de aanbetaling direct online geïnd, en de boeking krijgt een status die aangeeft dat de plek definitief gereserveerd is.
Het hotelallotment of de excursie bij de lokale partner wordt bevestigd of aangepast op basis van het actuele aantal deelnemers, met de afspraak vastgelegd in het contract met die leverancier.
Enkele weken voor vertrek gaat automatisch een herinnering voor de restbetaling uit, en deelnemers vullen paspoortgegevens en noodcontacten aan via het klantportaal.
Na afronding van de reis wordt de eindfactuur inclusief eventueel meerwerk verwerkt, en de vooruitontvangen bedragen voor toekomstige vertrekken worden bijgehouden voor de garantstelling.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Aanbetalingen, restbetalingen en leverancierskosten in vreemde valuta sluiten aan op de boekhouding, zonder dat de administratie dat handmatig moet herrekenen.
Aanbetaling en restbetaling worden via iDEAL of creditcard geïnd, met een directe koppeling tussen de betaalstatus en de boeking van de deelnemer.
Beschikbare stoelen of kamers bij vliegmaatschappijen en hotelpartners worden gesynchroniseerd, zodat een allotment niet los van de werkelijke boekingen wordt bijgehouden.
Actuele wisselkoersen worden automatisch toegepast op facturen van buitenlandse leveranciers, zodat de marge op een reis niet achteraf wordt verrast door een koersverschil.
De GrowMate-app, ingericht voor een reisorganisatie
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voordat een klant een pakketreis boekt, moet je verplichte informatie verstrekken over onder andere de reissom, de identiteit van de organisator en de garantstelling bij insolventie. Ontbreekt die informatie of komt ze te laat, dan loop je juridisch risico. Een vaste set gegevens die automatisch bij elke boekingsbevestiging wordt meegestuurd, voorkomt dat een medewerker die informatie handmatig moet samenstellen.
Reisorganisaties die pakketreizen verkopen, moeten een garantie aanhouden zodat vooruitbetaalde reisgelden terugbetaald kunnen worden of de reis alsnog kan doorgaan als de organisatie failliet gaat. De hoogte van die garantie moet aansluiten op de werkelijke omvang van vooruitontvangen reisgelden. Een actueel overzicht van openstaande boekingen per periode maakt die aansluiting inzichtelijk.
Reisorganisaties die zijn aangesloten bij het Calamiteitenfonds dragen een bijdrage af per verkochte reis, bedoeld om deelnemers bij een calamiteit in het buitenland te kunnen repatriëren of bijstaan. Die bijdrage moet correct en volledig per boeking worden afgedragen, wat vraagt om een sluitende registratie van het aantal verkochte reizen.
Paspoortgegevens, medische bijzonderheden en noodcontacten van deelnemers zijn gevoelige persoonsgegevens die alleen toegankelijk mogen zijn voor wie ze nodig heeft, zoals de reisleider. Rollen en rechten per gebruiker, met een bewaartermijn die na de reis automatisch wordt toegepast, houden dat beheersbaar.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste reisorganisaties en touroperators mee beginnen.
Dit is de kern van elke reisorganisatie: wie boekt welke reis, wie gaat mee, en heeft iedereen op tijd betaald. Zonder deze basis blijft de rest speculatie kort voor vertrek.
Hotels, lokale partners en vervoerders in het buitenland hebben eigen contracten, allotments en valuta die niet in losse e-mails moeten blijven staan.
Zodra boekingen en leveranciers goed geregeld zijn, wil je precies zien wat er openstaat en of de garantstelling nog aansluit.
Deelnemers verwachten tijdig hun reisdocumenten en betaalherinneringen, ook als ze in meerdere talen aangeschreven moeten worden.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het vaste aantal kamers, stoelen of plekken dat een leverancier voor een reisorganisatie reserveert op een bepaalde vertrekdatum.
Het resterende deel van de reissom dat een deelnemer moet betalen na de aanbetaling, doorgaans enkele weken voor vertrek.
De financiële zekerheid die een reisorganisatie moet aanhouden zodat vooruitbetaalde reisgelden terugbetaald kunnen worden bij een faillissement.
Het fonds waaraan aangesloten reisorganisaties per verkochte reis bijdragen, bedoeld om deelnemers bij een calamiteit in het buitenland bij te staan.
De vaste datum waarop een groepsreis of pakketreis start, en waaraan deelnemers, capaciteit en leverancierscontracten gekoppeld zijn.
Ja. Elke boeking hoort bij een vertrekdatum, en de deelnemerslijst toont per persoon de betaalstatus, van aanbetaling tot restbetaling. Blijft een restbetaling uit, dan krijgt de deelnemer automatisch een herinnering en zie jij dat direct in het overzicht van dat vertrek.
Bij het boeken wordt de aanbetaling direct geïnd en krijgt de boeking een bevestigde status. De restbetaling wordt automatisch aangevraagd op het moment dat jij instelt, meestal enkele weken voor vertrek, met een herinnering als die uitblijft.
Ja, per leverancier leg je het contract, het allotment en de valuta vast, en bij een wijziging in het aantal deelnemers zie je meteen of het allotment aangepast moet worden. Facturen van buitenlandse leveranciers worden tegen de actuele koers verwerkt.
De implementatie wordt op maat berekend tegen € 90 per uur, afhankelijk van het aantal modules en de complexiteit van je programma. Een reisorganisatie met boekingen, aanbetaling, leveranciersbeheer en garantstellingsoverzicht zit doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Lopende boekingen, deelnemerslijsten en leverancierscontracten migreren we bij de implementatie mee, zodat een vertrek dat al gepland stond niet opnieuw handmatig moet worden opgebouwd.
Je krijgt een actueel overzicht van vooruitontvangen reisgelden per periode, zodat je kunt zien of de garantie die je aanhoudt nog aansluit op je werkelijke boekingen. De uiteindelijke garantstelling zelf regel je bij je garantiefonds of verzekeraar; wij leveren de cijfers die daarvoor nodig zijn.
Ja, via het klantportaal zien deelnemers hun boekingsgegevens, openstaande betalingen en reisdocumenten, en kunnen ze zelf paspoortgegevens en noodcontacten aanvullen voordat de reis begint.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een reisorganisatie.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.