Een bus vertrekt maandag met veertig passagiers voor een reis van zes dagen door drie landen, met een chauffeurswissel halverwege omdat de rij- en rusttijden dat vereisen. Tegelijk moet de tolheffing in elk land kloppen en de hotelboeking voor de chauffeur geregeld zijn. GrowMate houdt reis, wissel, boeking en kosten in één lijn.
Een touringcarbedrijf verdient niet aan de kilometer, maar aan de bezetting van de bus over de hele reis: veertig stoelen die zes dagen lang gevuld blijven, in plaats van een halfvolle bus die toch de volledige tol, brandstof en chauffeursuren kost. Een meerdaagse reis loopt door meerdere landen, vraagt om een chauffeurswissel op het juiste moment vanwege de rij- en rusttijden, en heeft in elk land andere tolregels. Wie dat in een reisschema op papier en losse rittenstaten bijhoudt, ontdekt de rekenfout pas als de bus al onderweg is.
GrowMate simuleert geen boekingssysteem van een touroperator, maar is de administratie eronder. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw reizen past: groepsboekingen met deelnemerslijsten, planning van chauffeurswissels binnen de rij- en rusttijden, tolregistratie per land, en een kostprijs per reis die na afloop klopt met de offerte. Onze consultants richten dat in op jouw bussen en jouw bestemmingen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk touringcarbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij een meerdaagse reis moet een chauffeur op het juiste punt worden afgelost om binnen de wettelijke rij- en rusttijden te blijven, en een wissel die pas een dag van tevoren wordt geregeld levert stress en soms een overtreding op. Planning die chauffeurswissels al bij het boeken van de reis inpast, voorkomt dat een wissel op het laatste moment nog rondgebeld moet worden.
Een school- of verenigingsreis begint met een schatting van het aantal deelnemers en verandert tot vlak voor vertrek, met gevolgen voor het aantal bussen en de prijs per persoon. Zonder een boeking die meebeweegt met het actuele aantal, reken je achteraf een prijs die niet meer bij de groep past.
Een reis door Duitsland, Oostenrijk en Italië heeft drie verschillende tol- en vignetregels, en een niet meegerekende heffing duikt pas op als de nacalculatie tegenvalt. Registratie van tolkosten per land en per reis laat vooraf zien wat een route werkelijk kost, in plaats van pas achteraf.
De digitale tachograaf registreert exact wat een chauffeur heeft gereden, maar als die data pas aan het einde van de maand wordt uitgelezen, ontdek je een overtreding weken nadat hij is gemaakt. Koppeling van tachograafdata aan de planning maakt een dreigende overtreding zichtbaar tijdens de reis zelf.
Brandstof, tol, hotelovernachtingen voor de chauffeur en chauffeursuren tellen op tot een kostprijs die je bij de offerte moet inschatten, maar vaak pas na de reis echt kent. Nacalculatie per reis laat zien welke bestemmingen structureel duurder uitvallen dan begroot, voordat je de volgende offerte voor diezelfde route maakt.
Met meerdere bussen die tegelijk aan losse boekingen, dagtochten en meerdaagse reizen worden toegewezen, gebeurt een dubbele boeking sneller dan je denkt, zeker rond schoolvakanties. Eén planbord met alle bussen en reizen naast elkaar voorkomt dat twee groepen op dezelfde dag om dezelfde bus vechten.
Zo loopt een meerdaagse reis door GrowMate van offerte tot eindafrekening:
Bestemming, aantal dagen, geschat deelnemersaantal en gewenste bus komen in de offerte, met een voorlopige kostprijs op basis van route, tol en verwachte chauffeursuren. Wijzigt het deelnemersaantal, dan past de offerte automatisch mee.
De rijtijd over de hele reis wordt verdeeld over chauffeurs binnen de wettelijke rij- en rusttijden, met een wissel op een logisch punt onderweg. De planning houdt meteen rekening met de hotelovernachting voor de chauffeur die wisselt.
Tijdens de reis komt tachograafdata automatisch binnen, en tolkosten per land worden bij de reis geboekt. Een dreigende overschrijding van de rijtijd is zichtbaar voordat de volgende etappe begint, niet pas bij thuiskomst een paar dagen later, wanneer er niets meer aan te corrigeren valt en de rit al lang voorbij is.
Afmeldingen, no-shows of extra deelnemers worden bijgewerkt in de boeking, en de prijs per persoon of de totale factuur past daarop aan. De chauffeur ziet in zijn app hoeveel passagiers er daadwerkelijk instappen op elke opstapplaats onderweg.
Na de reis worden brandstof, tol, hotelkosten en chauffeursuren afgezet tegen de offerte, zodat je ziet of de reis heeft opgeleverd wat vooraf begroot was. De factuur naar de groep of de touroperator gaat automatisch de deur uit.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Rij- en rusttijden uit de digitale tachograaf komen automatisch bij de juiste reis en chauffeur terecht, zonder handmatige uitleesronde achteraf.
Groepsboekingen van touroperators en reisbureaus komen rechtstreeks in de planning binnen, inclusief wijzigingen in het deelnemersaantal.
Facturen per reis of per groep, inclusief tol- en verblijfskosten, sluiten aan op je boekhoudpakket zonder dat een boeking twee keer wordt ingevoerd.
Actuele tolinformatie per land stroomt door naar de kostprijsberekening van een reis, nog voordat de bus is vertrokken vanaf de standplaats.
De GrowMate-app, ingericht voor een touringcarbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Chauffeurs van touringcars vallen onder de Europese regels voor rij- en rusttijden, gecontroleerd via de digitale tachograaf, met verplichte pauzes en een maximum aan rijtijd per dag en per week. GrowMate koppelt tachograafdata aan de planning, zodat een dreigende overtreding zichtbaar is voordat de volgende etappe van een meerdaagse reis begint.
Chauffeurs die touringcars besturen, moeten hun vakbekwaamheid periodiek op peil houden met nascholing onder Code 95, naast een geldig rijbewijs voor de juiste voertuigcategorie. Certificaatbewaking met geldigheidsdata voorkomt dat je een chauffeur op een meerdaagse reis zet wiens nascholing net is verlopen.
Voor grensoverschrijdend touringcarvervoer is een vergunning voor internationaal personenvervoer nodig, met voorwaarden over de betrouwbaarheid van de onderneming. GrowMate bewaakt de geldigheid van die vergunning naast de overige documenten die je bij een grenscontrole moet kunnen tonen.
Elk land op de route van een meerdaagse reis kent eigen tol- en vignetregels, van een tijdgebonden vignet tot een kilometerheffing die per as en per gewichtsklasse verschilt. Registratie van deze kosten per land en per reis voorkomt dat een niet-begrote heffing pas bij de nacalculatie naar boven komt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste touringcar- en busbedrijven mee beginnen.
De kern voor elk touringcarbedrijf: zonder planning die rijtijd, chauffeurswissels en bus aan elkaar knoopt, is een meerdaagse reis een optelsom van losse aannames die pas onderweg fout blijken.
Schoolreizen, verenigingsuitjes en touroperator-boekingen veranderen tot vlak voor vertrek in deelnemersaantal, en de prijs moet daar automatisch in meebewegen.
Tachograafdata en tolkosten per land moeten tijdens de reis al zichtbaar zijn, niet pas bij de nacalculatie thuis, anders herhaal je bij de volgende offerte dezelfde rekenfout.
Een offerte voor een meerdaagse reis moet na afloop kloppen met de werkelijke kosten, anders reken je de volgende keer voor dezelfde route opnieuw verkeerd voor.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het moment tijdens een meerdaagse reis waarop de ene chauffeur wordt afgelost door de andere, meestal om binnen de wettelijke rij- en rusttijden te blijven.
De verplichte periodieke nascholing voor beroepschauffeurs, inclusief touringcarchauffeurs, om de vakbekwaamheid op peil te houden.
De Europese regels die vastleggen hoeveel uur een chauffeur mag rijden en hoeveel rust daarna verplicht is, gecontroleerd via de digitale tachograaf.
Groepsvervoer zonder vaste dienstregeling, zoals een charterreis of excursie, in tegenstelling tot lijndiensten met een vaste route en vaste tijden.
Een tijdgebonden of afstandsafhankelijke tolheffing die in meerdere Europese landen geldt voor grotere voertuigen, waaronder touringcars.
Ja, de planning houdt rekening met de wettelijke rijtijd per dag en per week, en signaleert wanneer een chauffeurswissel nodig is voordat de grens wordt overschreden. De tachograafdata bevestigt achteraf of de planning ook daadwerkelijk is gevolgd.
We werken met € 90 per uur en factureren wat er daadwerkelijk aan is besteed. Voor een touringcarbedrijf met reisplanning, groepsboekingen, chauffeursbeheer en nacalculatie per reis zit je doorgaans in pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting blijven optioneel.
Ja. Geplande reizen, groepsboekingen en contractafspraken met touroperators uit je huidige systeem of Excel worden bij de implementatie ingelezen, zodat lopende reizen niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd bij livegang.
Een boeking houdt een bandbreedte aan tot de definitieve deelnemerslijst binnen is, en de prijs per persoon of de totale factuur past automatisch aan zodra het aantal wijzigt, tot vlak voor vertrek van de bus vanaf de standplaats.
Ja, de app werkt offline op plekken met slecht bereik, bijvoorbeeld tijdens een etappe door een berggebied. Zodra er weer verbinding is, worden route, tachograafgegevens en tolregistraties gesynchroniseerd zonder dubbele invoer.
Je legt tol- en vignetkosten per land en per route vast, zodat een offerte al rekening houdt met de verwachte heffingen in plaats van dat je die achteraf pas ontdekt. Een live koppeling met een specifieke tolaanbieder richten we in als jouw routes daarom vragen.
Ja, beide typen ritten staan op hetzelfde planbord naast je bussen en chauffeurs, zodat een dagtocht en een meerdaagse reis nooit onopgemerkt dezelfde bus claimen op dezelfde dag van een druk seizoen zoals de meivakantie.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een touringcarbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.