Achthonderd stops, verdeeld over veertig ritten, elk met een eigen tijdvak van twee uur, en bij een op de acht adressen is er niemand thuis. GrowMate koppelt de binnenkomende zendingen van je opdrachtgever aan tijdvakken, laat de koerier bij elke stop scannen en registreert in één beweging wat er gebeurt als een deur niet opengaat.
Een bezorgbedrijf in de last mile verdient zijn geld niet aan een rit, maar aan elke losse stop die binnen het beloofde tijdvak wordt afgerond. Op een gewone dag rijdt een bus veertig tot zestig adressen af, en bij elk adres beslist een paar minuten of de klant tevreden is of een klacht indient. Is er niemand thuis, dan moet er meteen een keuze zijn: bij de buren, in de pakketkluis, terug naar het depot of opnieuw aanbieden morgen. Zonder een systeem dat die keuze en het moment van scannen vastlegt, verdwijnt de aflevering in een grijs gebied waar niemand meer kan aantonen wat er is gebeurd.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw bezorgbedrijf past: tijdvakken die vanuit de opdrachtgever binnenkomen en automatisch in ritten worden ingedeeld, een koeriers-app met scanmomenten bij ophalen, onderweg en afleveren, een vaste afhandeling voor niet-thuis-situaties, en facturatie per stop of per koerier. Onze consultants richten dit in op jouw opdrachtgevers, of dat nu vervoerders, webshops of een eigen bezorgdienst zijn, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk bezorgbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Rond de feestdagen of tijdens een uitverkoopweek groeit het aantal stops per rit sneller dan het aantal beschikbare bussen, en de eerste tijdvakken die dan sneuvelen zijn de laatste van de dag. Als de planning ziet hoeveel stops er per tijdvak en per rit realistisch inpassen, wordt een overvolle rit al 's ochtends zichtbaar in plaats van pas om vijf uur 's middags.
De ene koerier belt de klant, de ander legt het pakket bij de buren en een derde rijdt terug naar het depot, allemaal zonder dat daar íets van wordt vastgelegd. Een vaste afhandeling voor niet-thuis, met een vaste volgorde van opties en een verplichte registratie van de gekozen actie, zorgt dat de klant en de opdrachtgever altijd hetzelfde antwoord krijgen.
Een klant meldt dat een pakket nooit is aangekomen, en zonder scanmoment, foto of handtekening met tijdstip en locatie sta je met lege handen tegenover de opdrachtgever. Elke stop die verplicht met een scan wordt afgesloten, geeft binnen een paar seconden antwoord op de vraag waar en wanneer iets is afgeleverd.
Op drukke dagen huur je extra zzp-koeriers in naast je vaste chauffeurs, en zonder duidelijk onderscheid in de planning ontstaat het risico dat een zzp'er feitelijk als werknemer wordt ingezet. Aparte registratie van wie zelfstandig zijn rit rijdt en wie volgens een vast rooster werkt, houdt dat onderscheid ook in de administratie overeind.
Pakketten die niet zijn afgeleverd of die een klant meteen weer meegeeft, komen aan het eind van een rit ongesorteerd terug het depot in, en de volgende ochtend begint iemand weer bij nul met uitzoeken. Retouren die al onderweg als zodanig worden gescand, staan bij aankomst meteen klaar voor de juiste vervolgstap.
Een tarief per stop lijkt kostendekkend tot blijkt dat een wijk met veel niet-thuis-adressen structureel meer tijd en herhaalbezoeken kost dan een compacte nieuwbouwwijk. Kosten en tijd per stop afzetten tegen de vergoeding per opdrachtgever laat zien welke wijken en welke contracten nog renderen.
Zo loopt een bezorgdag door GrowMate bij een bedrijf met honderden stops:
Zendingen komen vanuit het systeem van de opdrachtgever binnen met adres, tijdvak en type levering, en worden in het depot gesorteerd per rit en per wijk voordat de bus geladen wordt.
De planning verdeelt stops over ritten op basis van tijdvak, volgorde van de straat en het aantal stops dat realistisch in een dienst past, zodat een rit niet halverwege de middag al achterloopt.
De koerier volgt de route in de app en scant elke stop bij het ophalen uit de bus, zodat op elk moment duidelijk is welke pakketten nog onderweg zijn en welke al zijn afgeleverd.
Is er niemand thuis, dan kiest de koerier uit een vaste set opties zoals buren, pakketkluis of opnieuw aanbieden, en die keuze wordt met tijdstip vastgelegd zodat de klant een correcte melding krijgt.
Bij aflevering legt de koerier een foto of handtekening vast, en aan het eind van de periode worden alle afgeronde stops per opdrachtgever verzameld en automatisch gefactureerd tegen het afgesproken tarief.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Vervoerders, webshops en fulfilmentpartijen sturen zendingen met adres en tijdvak rechtstreeks vanuit hun eigen systeem aan, zonder dat iemand een adres hoeft over te typen.
Ontvangers krijgen automatisch een tijdvak en een melding zodra de koerier onderweg is, wat het aantal telefoontjes over waar het pakket blijft flink terugbrengt.
Actuele verkeersinformatie wordt meegenomen bij het samenstellen van de rit, zodat een tijdvak niet wordt gemist door een file die te voorzien was.
Afgeronde stops per opdrachtgever en per periode sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, inclusief eventuele toeslagen voor niet-thuis-herbezoeken.
De GrowMate-app, ingericht voor een bezorgbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Sinds de Belastingdienst weer actief handhaaft op schijnzelfstandigheid, is het onderscheid tussen een zzp-koerier die zelf zijn rit indeelt en een chauffeur die via een vast rooster werkt niet meer vrijblijvend. Vastleggen wie op welke basis rijdt, met welke overeenkomst en welke mate van zelfstandigheid, geeft je bij een controle een onderbouwd antwoord in plaats van een reconstructie achteraf.
Bij verlies, schade of een gemiste stop is het bewijs van aflevering meestal doorslaggevend voor wie aansprakelijk is: het bezorgbedrijf, de opdrachtgever of de ontvanger zelf. Een tijdgestempelde scan met foto of handtekening per stop is niet overal wettelijk verplicht, maar in de praktijk vrijwel altijd het enige houvast bij een geschil met een opdrachtgever.
Namen, adressen en foto's van voordeuren of ontvangers zijn persoonsgegevens, en bij een niet-thuis-melding komt daar vaak ook bij wie het pakket in ontvangst heeft genomen. Bewaartermijnen voor foto's en toegang tot afleverbewijzen moeten daarom beperkt blijven tot wat nodig is voor het afhandelen van een klacht, niet toegankelijk voor iedereen die met de planning werkt.
Consumenten die online kopen, hebben wettelijk recht om een bestelling binnen veertien dagen te herroepen, en veel opdrachtgevers laten die retouren via hetzelfde bezorgnetwerk terugkomen. Een retour die als zodanig wordt gescand en gekoppeld aan de oorspronkelijke zending, voorkomt dat een pakket zonder duidelijke herkomst in het depot blijft liggen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste pakket- en last-mile bezorging mee beginnen.
De kern van elk bezorgbedrijf: zendingen op tijd bij de juiste stop krijgen en elk scanmoment hard kunnen bewijzen, van ophalen tot aflevering.
Voor opdrachtgevers die willen dat zendingen automatisch met tijdvak en adres vanuit hun eigen systeem binnenkomen.
Zodra het stopvolume stabiel loopt, moet de facturatie per opdrachtgever en per koerier het tempo bijhouden.
Voor de mensen en bussen die het stopvolume dagelijks moeten waarmaken, in vaste dienst of als zzp'er.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het venster van doorgaans één tot twee uur waarbinnen een bezorging bij de klant belooft te worden afgeleverd.
De vaste set vervolgstappen, zoals bezorgen bij de buren, een pakketkluis of opnieuw aanbieden, als er bij aflevering niemand thuis is.
De vastlegging van tijdstip, locatie en foto of handtekening bij het afleveren van een zending, gebruikt bij een klacht of geschil.
Elk punt in het proces, van ophalen tot aflevering, waarop een pakket met een scan aan een status en locatie wordt gekoppeld.
Het aantal afleveradressen per vierkante kilometer in een rit, bepalend voor hoeveel stops een koerier realistisch per dienst aankan.
De planning telt hoeveel stops er realistisch binnen elk tijdvak en per rit passen, op basis van eerdere ritdata. Zodra een rit voller wordt gepland dan haalbaar is, zie je dat vóór vertrek in plaats van pas als de laatste tijdvakken in de middag omvallen.
De koerier kiest in de app uit een vaste set opties zoals bezorgen bij de buren, in een pakketkluis of opnieuw aanbieden, en die keuze wordt met tijdstip en locatie vastgelegd. De ontvanger krijgt daarover automatisch een melding, zonder dat iemand handmatig hoeft te bellen.
Ja. Beide groepen plan je in dezelfde ritten, maar het systeem houdt bij wie op welke basis werkt: een zzp'er die zelfstandig zijn rit indeelt, of een chauffeur die volgens een vast rooster rijdt. Dat onderscheid blijft ook in de rapportages zichtbaar, wat helpt bij het aantonen van de juiste arbeidsrelatie.
De implementatie wordt op maat berekend tegen een uurtarief van € 90. Voor tijdvakplanning, scanmomenten, niet-thuis-afhandeling en facturatie per opdrachtgever zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Ritgegevens, opdrachtgevers en tariefafspraken uit je huidige systeem migreren we mee, en de koppelingen met je grootste opdrachtgevers richten we tijdens de implementatie opnieuw in, zodat er geen zendingen tussen wal en schip vallen.
Via het klantportaal ziet een opdrachtgever alle onderweg zijnde stops, de gebruikte tijdvakken en de afleverbewijzen, zonder dat daarvoor gebeld hoeft te worden naar de planning.
Ja, kosten en tijd per stop worden afgezet tegen de vergoeding per opdrachtgever, zodat zichtbaar wordt welke wijken of contracten door veel niet-thuis-herbezoeken minder opleveren dan gedacht.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een bezorgbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.